Wat is een Scrum Retrospective? 10 vormen, ideeën & voorbeelden

De Scrum of Sprint Retrospective is een overleg aan het einde van elke sprint waarin het hele team reflecteert op individuen, interacties, processen en hulpmiddelen. Het doel is om concrete verbeterstappen te vinden op de samenwerking en plannen  te maken om dit de volgende sprint te verbeteren.

Wat voor nut of doel heeft de Retrospective?

Ieder Scrum Team is samengesteld om een specifiek doel te bereiken. Het bereiken van dat doel is alleen mogelijk wanneer er samengewerkt wordt. En samenwerken gaat niet altijd vanzelf. Een Sprint Retrospective (kortweg Retro) aan het eind van elke Sprint zorgt ervoor dat een groep individuen transformeert tot een effectief team. Heel concreet is het doel van de Sprint Retrospective om goed te kijken naar het proces om manieren te bedenken om kwaliteit en effectiviteit te verhogen en in te plannen. Hierbij blijft het niet bij abstracte of algemene verbeteringen, maar wordt er ook bewust gekeken hoe dat gedaan kan worden en welke acties of veranderingen er uitgevoerd zullen worden. Dit doe je telkens weer, elke sprint opnieuw. Als je elke Sprint heel concreet stappen in de goede richting blijft zetten, is het haast onvermijdelijk dat je samen een heel goed team wordt!

Wat wij soms zien is dat de managers of leidinggevende graag bij de Retrospective aanwezig willen zijn. Echter is dit niet toegestaan, want dat voorkomt dat teamleden zich geremd voelen om open en eerlijk te spreken over knelpunten en verbeteringen. Een veilige omgeving stimuleert vertrouwen en echte groei, en dat is essentieel voor een goede retrospective.

Wie is er bij de Retrospective?

Het zal geen verrassing zijn dat het hele Scrum Team bij de Retro aanwezig is. Je wilt immers als team verbeteren, dan zijn alle invalshoeken van alle teamleden belangrijk. Daarnaast is het van belang dat alle teamleden actief meedoen. Hier ligt een taak voor de Scrum Master die in principe de Sprint Retrospective faciliteert, maar ook een verantwoordelijkheid voor elk van de leden. Hierbij is het dus ook belangrijk dat de Product Owner elke keer aanhaakt, zodat de samenwerking tussen Product Owner en Developers zo goed mogelijk verloopt.

Wie houdt de Retrospective?

De Retrospective hou je met je Scrum Team. Nog even voor de duidelijkheid, dat zijn de Developers, de Product Owner en de Scrum Master. De Scrum Master zal in het algemeen de Retro faciliteren, maar dat is geen must. Door de teamleden bij toerbeurt de Retro te laten organiseren, krijg je meer diversiteit in onderwerpen en daarmee betere Retro’s. Het is dan wel van belang dat de leden van het Scrum Team gecommitteerd zijn aan deze taak. Hier zou de Scrum Master dan weer mee kunnen helpen door in de voorbereiding met het betreffende teamlid te sparren.

Hoe lang duurt de Retrospective?

De Sprint Retrospective sluit de Sprint. Hij is getimeboxt tot een maximum van drie uur voor een Sprint van een maand. Voor kortere sprints duurt deze gebeurtenis meestal korter. Nu denk je misschien: Wat? Zo lang? Zeker als je als team het nut van de Retrospective niet zo inziet (en dat komt voor), is drie uur heel lang. Maar bedenk wel dat het hier gaat om een timebox, wat wil zeggen een maximaal toegestane tijdsduur. Korter mag dus best. Maar overslaan niet. De kunst is om samen een tijdsduur te kiezen die relevant is en zorgt voor de juiste focus.

Bij veel teams die een Retrospective maar onzin vinden, komt dat doordat er te weinig variatie en focus is in de Retro. Een goede Scrum Master heeft daar oog voor en bereidt de meeting goed voor door vaak een andere vorm te kiezen, maar ook telkens een ander aandachtspunt. Zo kan het de ene keer gaan over: “Hoe komt het toch dat onze story’s altijd onvoldoende gerefined zijn?” en de andere keer over: “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze meetings binnen de timebox blijven?” Ook hier geldt: Zorg ervoor dat het relevant en gefocust blijft.

Waar gaat de Retrospective over?

Zoals aan het begin van deze blog al genoemd, gaat de Retro over individuen, interacties, processen en hulpmiddelen. En officieel (volgens de Scrum Guide) hoort daar ook de Definition of Done nog bij (zie blog). Maar wat betekent dit? Eigenlijk komt het erop neer dat je met je Scrum Team even uit de waan van de dag stapt en afstand neemt van je werk om kritisch te kijken naar de manier waarop je (samen)werkt. Dit helpt om inefficiënte gewoontes te veranderen en om kritisch te kijken naar je eigen kwaliteitsnormen en ze waar nodig aan te passen. Anders blijf je hangen in een soort van gegroeide set van patronen die ooit handig leken, maar misschien helemaal niet meer zo goed zijn. Gun jezelf en je team dus de Retro. Telkens weer.

Wat is een goede retrospective agenda?

Een goede Retrospective heeft standaard een aantal elementen in zich. In onderstaande opsomming volgt de standaardindeling van een Retrospective zoals gesteld door Caetano (2020):

• Verduidelijken van de context. Als Scrum Master open je de Retrospective door kort de context van het team te omschrijven. Dit creëert focus voor het team en zorgt ervoor dat de discussie start met de neuzen dezelfde kant op.
• Grondbeginsel. Kerth (2001) stelt dat in een Retrospective het grondbeginsel duidelijk gemaakt moet worden. Het grondbeginsel voor een Retrospective kan als volgt worden omschreven: “ongeacht wat we zullen ontdekken, we geloven dat iedereen zijn of haar beste beentje heeft voorgezet, gegeven het moment, zijn of haar vaardigheden en competenties, de beschikbare middelen, en de situatie.” Door dit zo expliciet te stellen wordt een veilige omgeving gecreëerd en komt het team in een modus van samenwerken.
• Start. Een startactiviteit peilt kort het gevoel van de deelnemers ten opzichte van de Retrospective. Het helpt om weerstand aan de kant te zetten en focus op de Retrospective te realiseren.
• Retrospective vorm. Dit is de kern van een Retrospective. Het doel is om teamzaken die goed gaan te benadrukken, en daarnaast naar verbeterpunten te zoeken. Hier gaat dan ook de meeste tijd in zitten. Het is het onderwerp van het tweede deel van dit artikel, waar 10 Retrospective formats worden samengevat.
• Convergeren. De meeste Retrospective vormen leiden tot een hoop mogelijkheden voor verbetering. Deze mogelijkheden kun je niet allemaal oppakken. Het is de kunst om focus aan te brengen, en dus te convergeren naar de belangrijkste verbeterpunten voor het team.
• Afronding en vervolgstappen. In een afronding evalueer je de Retrospective. Dit hoeft niet lang te duren, maar het is wel belangrijk om als Scrum Master te weten wat het team ervan vond. Daarnaast is het belangrijk een paar vervolgstappen te noemen. Meestal wordt een aantal actiepunten toegevoegd aan de product backlog.

10 Retrospective vormen

1. Standaard

De standaard Scrum retrospective bestaat uit het volgende agenda:

• Wat hebben we goed gedaan en moeten we bespreken zodat we het niet vergeten?
• Wat hebben we geleerd?
• Wat moeten we in de toekomst anders doen?
• Wat begrijpen we nog steeds niet?

De vragen beginnen positief om zo een goede mindset te creëren voor het vervolg.
Door deze vier vragen een voor een te beantwoorden ontstaat een duidelijk beeld over de voorgaande sprint en de te nemen acties.

2. Zeester

Aan het begin van de retrospective tekent de Scrum Master op een bord of flipover een ‘zeester’.

De Scrum teamleden noteren op post-its een antwoord op elk van de vragen:

• Welke zaken moeten we blijven doen?
• Welke zaken moeten we meer van doen?
• Welke zaken moeten we minder van doen?
• Waarmee moeten we beginnen?
• Waarmee moeten we stoppen?

Vervolgens plakken zij allemaal de post-it bij de betreffende arm van de zeester.
Door deze methode worden de antwoorden van elk lid transparant en kan de discussie starten.

3. Vlieger

De Scrum Master tekent aan het begin van de retrospective een vlieger. De vlieger vertegenwoordigt de positieve zaken die het Scrum Team heeft geïdentificeerd en waar ze mee door willen gaan. Deze vlieger zit verstrikt in elektriciteitsdraden die obstakels op het organisatieniveau vertegenwoordigen. Tenslotte zit het vliegertouw in de knoop, dit is de weergave van de obstakels op team niveau.

Doordat goed te zien is op welk niveau obstakels bestaan, worden de te nemen acties concreet geformuleerd.
Ook is met deze methode helder wat de zaken zijn waar het team mee door wilt gaan.

4. WWW

De Scrummaster verdeelt voor de restrospective het bord in drieën:

• Werkt een beetje: zaken die op zich goed gingen, maar nog bijgewerkt kunnen worden.
• Werkt goed: alle zaken die echt goed gingen.
• Werkt niet goed: alles dat niet leidt tot een positief sprint resultaat.

Het Scrum Team zet op post-its al hun bevindingen over de afgelopen sprint en groepeert deze vervolgens onder een van de drie categorieën.
Daarna volgt het gesprek om tot verbeteringen te komen.

5. Story telling (Rory Cubes)

Rory Cubes zijn dobbelstenen met in plaats van cijfers verschillende tekeningen op de zijden.

Elk team lid gooit de 9 dobbelstenen en verdeelt de uitkomst in drie groepen (begin, midden, einde. Aan de hand van de verdeling vertelt zij een verhaal over de afgelopen sprint.
Hierna is de volgende persoon aan de beurt.

Het vertellen van verhalen is een krachtige manier om een retrospective te houden, omdat de inhoud op deze manier gestructureerd aan bod komt. Ook wordt de inhoud beter onthouden.

6. K.A.L.M.

K.A.L.M. staat voor:

• Keep – Iets dat het team goed doet en dat moet worden behouden
• Add – Een nieuw idee om te verbeteren
• Less – Iets dat momenteel wordt gedaan, maar dat niet bijdraagt aan het doel
• More – Iets dat momenteel wordt gedaan en dat als het meer wordt gedaan meer kan bijdragen aan het doel.

Op het bord worden onder elkaar de woorden More, Keep, Less geschreven. Links van deze lijn staat het woord Add met een pijl naar de lijn. De leden van het Scrum Team schrijven hun punten op post-its en plaatsen deze bij het juiste kopje.
Hierdoor ontstaat een visuele weergave van alle punten en kan de retrospective discussie beginnen.

7. De Racewagen

Op het bord tekent de Scrum Master een Racewagen die wordt afgeremd door een parachute.
De leden van het Scrum Team schrijven per post-it die zaken die hun:

• Hebben afgeremd
• Hebben doen versnellen

De zaken die remmend hebben gewerkt worden geplakt bij de parachute en de versnellers bij de racewagen zelf. Hierna kan de discussie worden gevoerd om tot verbeteracties te komen.

8. Open de doos

Teken een doos midden op een bord. In deze doos ‘zitten’ alle acties die tijdens de afgelopen sprint hebben plaatsgevonden.
De rest van het bord wordt opgedeeld in drie delen.

• Een Stop deel, hier worden post-its geplaatst met acties die niet bijdragen aan het doel.
• Een Doe deel, hier worden nieuwe acties en ideeën geplaatst die in de toekomst een positieve bijdrage kunnen gaan vormen voor het doel.
• Een Recycle deel, hier worden acties geplaatst die het Scrum Team moet blijven doen om het doel te bereiken.

Een alternatieve manier van deze retrospective vorm is het plaatsen van een fysieke doos in de Scrum ruimte. Hierin stoppen de leden van het Scrum Team gedurende de sprint notities zodra zich iets voor doet dat van belang is voor het functioneren van het team.
Tijdens de retrospective wordt de doos geopend en worden deze notities op het bord op de juiste plek geplaatst en kan de restrospective discussie van start gaan.

9. Gevoelens tijdlijn

De Scrum Master tekent een tijdslijn die de sprint vertegenwoordigt. Daarbij worden op de tijdslijn enkele belangrijke gebeurtenissen die tijdens de sprint hebben plaatsgevonden weergegeven. Teken boven de tijdslijn een happy face en onder de tijdslijn een sad face.Gebruik verschillende kleuren post-its, bijvoorbeeld geel voor proces, groen voor mensen, blauw voor externe invloeden, paars voor invloeden binnen het team.

Vraag vervolgens aan het Scrum Team om hun punten per soort op de juiste kleur post-it te schrijven en deze op de tijdlijn te plaatsen. Hierbij worden positieve punten hoog (aan de happy face kant) en negatieve punten laag (aan de sad face kant) geplaatst. Dit visualiseert de punten die tijdens de retrospective besproken worden.

10. M&M retrospective

De Scrum Master stopt de inhoud van een zak M&M’s in een pot. Vervolgens wordt elk lid van het Scrum Team een voor een uitgenodigd om een M&M uit de pot te halen.
De kleur van de M&M vertegenwoordigt een categorie vragen waarop een antwoord moet worden gegeven, bijvoorbeeld:

• Bruin: Wat ging goed, wat moeten we blijven doen?
• Rood: Wat ging minder goed, waar moeten we mee stoppen?
• Geel: Wat is een nieuw idee waarmee we direct moeten beginnen?
• Groen: Welke activiteit moeten we meer doen?
• Blauw: Welke activiteit moeten we minder doen?

Na het beantwoorden van de vraag, mag de M&M uiteraard opgegeten worden!

Hoe sluit je een retrospective af?

Een goede afsluiting van een retrospective is belangrijk om de sessie af te ronden en ervoor te zorgen dat de besproken verbeterpunten ook echt worden opgevolgd. Vaak sluit je af met een korte evaluatie van de bijeenkomst zelf: wat ging goed, wat kan beter? Daarna formuleer je concrete actiepunten waar het team mee aan de slag gaat in de volgende sprint. Deze actiepunten worden vastgelegd en eventueel toegevoegd aan de backlog, zodat er een duidelijk plan ligt om de samenwerking en het proces stap voor stap te verbeteren.

Meer leren over Agile of Scrum? Agile Scrum Group trainde 15.000+ deelnemers, wordt beoordeeld met een 8,7 (1200+ reviews) en is uitgeroepen tot Beste Agile Adviesbureau door Consultancy.nl. We bieden trainingen, consultancy- en interimoplossingen door heel Nederland. Bel ons via 020 2614 195 of neem contact op.

Bron:

Boek: FunRetrospectives: activities and ideas for making agile retrospectives more engaging, door Taina Caetano and Paulo Caroli, gepubliceerd in 2020.

Ook interessant:

• Uitleg Scrum begrippen
• Scrum overheid: 4 redenen voor scrum
• Scrum Master Taken: Deze 4 Petten heb jij
• Een Scrum Master training volgen?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)