Kanban policies: Hoe maak je werkafspraken expliciet?

Herken je dit: Je werkt in een team en jullie gebruiken Kanban, maar op de een of andere manier loopt het niet helemaal lekker. Je hebt een kanban bord met een aantal processtappen en voor elke stap een WIP-limiet, maar de focus ontbreekt en mensen doen verschillende dingen. Misschien is het tijd om aan de slag te gaan met Kanban policies, daarom bespreken we vandaag Kanbanpraktijk nr. 4: Maak werkafspraken expliciet.

De 6 Kanban kernpraktijken

De Kanban kernpraktijken leggen in zes blogs uit hoe je een goed functionerend Kanban systeem in de praktijk kan creeëren. Dit zijn ze alle zes:

1. Visualiseer de workflow
2. Beperk Work In Progress (WIP)
3. Manage de Kanban flow
4. Maak werkafspraken expliciet
5. Breng feedback loops tot stand
6. Verbeter samen, ontwikkel experimenteel

Wat is een Kanban Policy?

Een Policy in Kanban is eenvoudig gezegd één van de spelregels over hoe we ons werk hebben georganiseerd. Duidelijke Policies helpen ons dit goed te begrijpen. Hierbij kun je denken aan de WIP-limieten die we hebben afgesproken en wanneer en hoe we onze werkvoorraad aanvullen. Een Policy is dus geen werkinstructie, want dat zou ervoor zorgen dat het team beperkt wordt in zijn zelforganisatie. Een instructie legt immers een bepaalde werkwijze op en je wilt dat je team daarover zelf beslissingen neemt.

Waarom Kanban werkafspraken expliciet maken?

Kanban is, net als andere Agile werkwijzen, gebaseerd op empirisch werken. Dit houdt in dat je leert van ervaringen uit de praktijk. Om dit zo goed mogelijk te doen, wil je datgene wat je doet of maakt zo transparant (expliciet) mogelijk maken, om het vervolgens regelmatig te inspecteren en (indien nodig) aan te passen. Zo worden werkwijze, voortgang en product telkens beter. Dit wil je dus ook met je Policies doen.
Verder is het belangrijk dat de Policies onderling afgestemd worden met het hele team, maar ook met klanten en andere belanghebbenden. Op die manier zullen de teamleden het proces en de verwachte uitkomst beter begrijpen, zodat ze beter weten wat er van ze verwacht wordt. Doordat ze zelf bij de afstemming betrokken waren, zullen ze bovendien meer eigenaarschap nemen.

Welke Policies zijn er in Kanban?

Als je al met Kanban werkt en een bord hebt gemaakt (fysiek of digitaal) en je werkt met WIP-limieten, dan heb je al Policies: “Ons proces bestaat uit stappen A, B en C en per stap werken we aan maximaal X werk-items tegelijk”. En als ze ook allemaal duidelijk op het bord staan, zijn ze ook al expliciet!

Andere afspraken waar je aan kunt denken, zijn:

• Aanvullen van de werkvoorraad. Welke verzoeken gaan we de komende periode oppakken? En gaan we dit doen wanneer er capaciteit beschikbaar is? Dit zou je bijvoorbeeld wekelijks kunnen doen of zodra de werkvoorraad onder een bepaald niveau daalt, zodat je hem tijdig weer kunt aanvullen. Spreek bijvoorbeeld af dat je hierbij de voorraad nieuwe verzoeken doorneemt: Afgewezen items verwijderen, andere prioriteren en acties bepalen.
• Het gebruik van serviceklassen. Verschillende soorten werk hebben wellicht verschillende werkwijzen nodig om ze adequaat en tijdig af te handelen. Staat er iets in brand? Laat dan al het andere vallen en ga gelijk blussen. Wil je enkel de rookmelders controleren? Maak dan eerst af waar je nu mee bezig bent en ga er daarna mee aan de slag. Door de verschillende soorten werk in te delen in serviceklassen, kunnen we daarvoor weer afspraken maken. De brand valt in de serviceklasse Urgent en moet direct worden opgepakt en de rookmelders kunnen wachten, maar ook weer niet te lang.
• Pull-criteria. Wanneer is een werk-item klaar om de volgende processtap in te mogen? Dit is vergelijkbaar met de zogenaamde Definition of Done in Scrum. Zo zal de brandweer pas klaar zijn als de brand volledig is geblust. Pas dan kan de volgende stap in het proces het werk naar binnen trekken (vandaar Pull), bijvoorbeeld het inventariseren van de schade door de verzekering.
• Vergaderingen en agenda. Spreek af welke vaste vergaderingen je wilt houden en wat er dan op de agenda staat.
• Meetgegevens. Welke meetgegevens wil je bijhouden en wat doe je daarmee? De brandweer zal haar responstijden meten: Hoeveel tijd zit er tussen het moment van de melding en het moment dat ze ter plaatse zijn? En wat doen ze als dat boven een bepaalde waarde komt?

Houd Kanban Policies eenvoudig

Eén van de basisprincipes van het Agile gedachtegoed is eenvoud, ofwel de kunst van het weglaten. Je wilt dus geen dicht woud van ingewikkelde en uitgebreide Kanban Policies, maar precies dat wat werkt. Dit verbetert namelijk de transparantie. Om dat voor elkaar te krijgen, zul je ze dus geregeld moeten bijstellen (Inspect and Adapt).

Om goede Policies op te stellen, kun je de volgende checklist gebruiken:

• Spaarzaam; precies genoeg
• Eenvoudig; daarmee voor iedereen goed te begrijpen, te onthouden en op te volgen
• Goed omschreven; eenduidig, volledig en in heldere bewoordingen
• Zichtbaar; zorg dat iedereen ze kan zien
• Altijd toegepast; als ze niet worden nageleefd, is het verspilde moeite om ze op te stellen
• Makkelijk te wijzigen; snel nieuwe inzichten kunnen verwerken of eens iets uitproberen, bijv. laten we de WIP-limiet voor deze kolom eens verlagen en kijken of dat tot verbetering leidt.

Hoe maak je Policies expliciet in Kanban?

Eigenlijk is dit een open deur: Schrijf ze op of teken ze en zet ze op of naast je kanban bord. Daarmee zijn ze voor iedereen makkelijk te vinden en zal er vaker naar gekeken worden. Je hebt er immers niets aan om ze in een document ergens ver weg te zetten. Dan worden ze vergeten en niet meer gevolgd.

Conclusie

In deze blog hebben we gezien wat Policies of werkafspraken binnen Kanban zijn en dat het expliciet maken ervan ons helpt om beter samen te werken. Verder hebben we gezien welke soorten Policies er zijn, waar ze aan moeten voldoen en dat je ze expliciet maakt door ze op je kanban bord te zetten. In de volgende blog uit deze reeks gaan we in op Kanbanpraktijk nr. 5: Breng feedback loops tot stand.

Benieuwd hoe Kanban jouw organisatie verder kan helpen? Neem dan contact op met een van onze consultans en wij helpen je verder. Contact opnemen kan via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

• De Kanban Flow managen: hoe doe je dat?
• Agile VS Waterval: wanneer gebruik je welke methode?
• Waarom is stakeholdermanagement belangrijk? 6 redenen

Over de auteur: Bart Schrap

Bart is Agile coach en trainer bij Agile Scrum Group. Hij wordt er blij van om praktische dingen te maken, die echt van waarde zijn. En deze vervolgens continu te verbeteren. Vanuit een brede praktijkervaring traint en coacht hij mensen en teams om Agile te werken. Als Bart niet aan het werk is, rijdt hij op zijn motor of op zijn mountainbike. Hij houdt ervan om de natuur in te trekken.