samen
werken
Hoe en welke Kanban metrics kun je het beste gebruiken?
Kanban gaat uit van de aloude wijsheid: Meten is weten. Eén van de zes practices van Kanban is: Samen verbeteren, experimenteel ontwikkelen. Hierbij gaan we ervan uit dat je dat doet op basis van meetgegevens in plaats van dat je op je onderbuikgevoel maar wat aanrommelt. Daarom bespreken we in dit blog de Kanban metrics.
Wat wil je met Kanban metrics meten?
Wat ga je dan meten en wat wil je ermee bereiken? De metingen en de keuze van de Kanban metrics (de grootheden die je meet) zijn erop gericht om het proces te verbeteren. Hiervoor gaat de Kanban-methode uit van een aantal metrics: Work In Progress, System Lead Time, Customer Lead Time, Work Item Age en Throughput.
Work In Progress oftewel WIP
Kanban ziet processtappen die tot een product of dienst leiden als een waardestroom. Je levert uiteindelijk een waardevol resultaat voor de klant. Omdat onvoltooid werk geen waarde toevoegt voor je klant, moet je het wel afronden en opleveren. Dat wil je zo soepel en snel mogelijk doen.
Hoe werkt WIP?
De Kanban-methode kijkt naar het aantal werkitems in het systeem op enig moment. Dit noemen we Work In Progress (WIP, Onderhanden werk). Door de WIP te beperken, ben je met zo min mogelijk werkzaamheden tegelijkertijd bezig. Dit zorgt voor een grotere efficiëntie van je team. Simpel gezegd: je krijgt sneller werk af als je je aandacht richt op één werkitem dan wanneer je je aandacht moet verdelen over meerdere werkitems. Het dwingt je als het ware om eerst werk af te maken voordat je nieuw werk oppakt.
Hoe gebruik ik WIP-limieten?
De optimale WIP-limiet voor je team hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van je team of de aard van het werk. De beste manier om het optimum te vinden is door het empirisch te benaderen: Bedenk wat een goede waarde zou zijn, probeer uit, evalueer en pas aan. Bij het evalueren kun je de gemeten doorlooptijden en doorvoeren (zie verderop) gebruiken.
Lead Time (Doorlooptijd)
Zoals we al zagen wil je ervoor zorgen dat het creëren van waarde zo vlot mogelijk verloopt. Tenslotte wil een klant natuurlijk zo snel mogelijk zijn nieuwe product hebben.
Verder is het belangrijk dat de snelheid van leveren voorspelbaar wordt. Dat wil zeggen, dat we van elk stukje werk redelijk zeker weten hoe lang het duurt voordat het onderhanden werk klaar is. Als we dat weten te bereiken, kunnen we de klant vertellen wanneer die zijn aangevraagde product kan verwachten, en ook nog eens met redelijke zekerheid.
Het gaat hier dus om twee doelen: Het verkleinen van de doorlooptijd en het verminderen van de spreiding in de doorlooptijd. Dan is het dus logisch dat we die doorlooptijd gaan meten. Maar van waar tot waar meten we die doorlooptijd?
Hoe meten we de doorlooptijd?
Hiervoor zijn drie momenten van belang: Het moment dat een verzoek door een klant wordt ingediend, het moment dat we besluiten het te gaan opleveren (dit noemen we het Commitment point) en het moment dat het werk klaar is en wordt opgeleverd (Delivery point).
Customer en System Lead time
Customer Lead Time (ook wel Cycle time genoemd) is de tijdspanne van het moment van indienen van een werkverzoek door een klant tot aan het Delivery point. System Lead Time (ook wel Lead Time of Doorlooptijd) is de tijd van het Commitment point tot aan het Delivery point.
Customer Lead Time en System Lead Time zijn twee van de belangrijkste en meest gebruikte Kanban metrics. Ze zijn essentieel, omdat ze je inzicht geven hoelang werkitems in de workflow zitten voordat ze zijn voltooid.
Werkitemleeftijd
Je kunt ook van de werkitems die je momenteel onderhanden hebt bijhouden hoe oud ze zijn. De werkitemleeftijd (Work-item Age) is de tijdsduur tussen het moment dat een werkitem is gestart en het huidige moment. Dit is een nuttige metric, omdat ze je helpt om werkitems die al lang in het systeem zitten te identificeren. Dat stimuleert dan weer om mogelijke blokkades op te sporen. Hier kun je dan werkafspraken aan koppelen, bijvoorbeeld dat je het oudste item het eerst afrondt (FIFO, first in first out).
Doorvoer
Door het meten van doorlooptijden kun je voorspellen hoe lang een werkitem nodig heeft om door je proces te gaan, maar dat zegt nog niet hoeveel items je in een bepaalde tijd kunt afronden. Daarvoor is er de Doorvoer (ook wel opleversnelheid of Throughput), het aantal werkitems dat per tijdseenheid wordt voltooid. Het is feitelijk een maat voor de productiviteit van je team.
Samen met de Lead Time maakt Doorvoer het plaatje compleet dat je nodig hebt om een goede voorspelling te doen hoeveel werk je team kan leveren. Dit kun je vervolgens gebruiken om bijvoorbeeld verwachtingen te managen of je teamcapaciteit aan te passen.
Toepassing van de Kanban Metrics
Deze Kanban metric kun je inzetten om vanuit grafieken en modellen er statistische informatie uit te halen. Dit kan je helpen het gedrag van ons systeem beter te begrijpen en mogelijkheden voor verbetering te vinden. Hier gaan we in een later blog op in.
Concluderend: Gebruik deze Kanban Metrics om het proces te verbeteren
Kanban gaat uit van het verzamelen van meetgegevens om daarmee het proces te verbeteren. Uit de gegevens die we op deze manier verzamelen, kunnen we statistische informatie afleiden. Deze probabilistische benadering helpt ons om planningen te koppelen aan de waarschijnlijkheid dat ze gehaald worden. De belangrijkste Kanban metrics zijn: Work In Progress, System Lead Time, Customer Lead Time, Work Item Age en Throughput.
Na het lezen van dit artikel benieuwd hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen met Kanban werken? Neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en een van onze experts helpt je vrijblijvend verder.
Ook interessant:
- Kanban planning, wat is het en hoe werkt het?
- De 9 Kanban values als fundament
- Waarom Scrum niet (altijd) werkt? En wat dan wel werkt
- Wat is Essential SAFe? (& het verschil met Large Solution SAFe)
