samen
werken
Conversatie Café: een effectieve werkvorm om naar constructieve gespreksvoering te gaan
Van inefficiëntie naar efficiëntie
Ken je dat, van die situaties dat je opeens doorhebt dat je onbewust al enige tijd aan het malen bent over die ene diepgaande oplossing. En die komt maar niet.
Ondertussen is er flink tijd verstreken, is jouw energieniveau gedaald en ben je geen stap verder gekomen. Of die kippenhokken, escalerende gesprekken, groepen mensen die luisteren om te reageren en iedereen die zijn gelijk wil halen. Zo lastig en inefficiënt, want iedereen gaat met minder energie het gesprek uit.
Wat zou het fijn zijn als we al deze tijd nuttiger kunnen gebruiken. Constructieve situaties, waarin we helder nadenken, naar elkaar luisteren en in kalmte diepgaande gesprekken met elkaar voeren. Om vervolgens vanuit hier de basis te leggen voor nieuwe strategieën en activiteiten die ontstaan.
Dat kan! Een geschikte vorm is het Conversatie Café, waar in deze blog dieper op in wordt gegaan.
Wat is het Conversatie Café?
Het Conversatie Café is een vorm van de Liberating Structures die mensen betrekt zonder argumenteren of debatteren, door juist meer te luisteren.
De kern van deze vorm is dat een groep mensen afspraken met elkaar maakt en met een gekozen spreekobject (bijvoorbeeld een toverstaf) dialogen voert die géén conflicten teweegbrengen. Er wordt dus constructief geluisterd waardoor verschillende perspectieven de revue passeren.
De betekenis van de uitdaging wordt naar gelang de dialogen gevoerd worden helder en de groep is in staat consensus te bereiken. Hierdoor wordt de capaciteit voor het bedenken van nieuwe acties gestimuleerd, zodat de groep in staat is uit een impasse te komen.
Waarom helpt het Conversatie Café mij?
Het leuke van het Conversatie Café is dat het in zeer veel situaties te gebruiken is. Of je nu met een innovatie te maken hebt of met een situatie die gevoelig ligt bij mensen, de vorm leent zich prima. Het Conversatie Café creëert:
- Een veilige en vertrouwde omgeving zonder angst
- Een gedragen begrip van verschillende perspectieven en ideeën
- Een dialoog gebaseerd op het begrijpen van elkaars perspectieven
- Een inclusieve situatie waarbij deelnemers beide kanten van een conversatie leren waarderen: praten en luisteren
- Nieuwe ideeën en innovatie door uit de bestaande bubbel of situatie te stappen
- Een complexe of pijnlijke situatie om te buigen naar een constructieve basis om op voort te bouwen
Hoe ziet de sessie eruit?
De sessie zelf zal in totaal maximaal 60 minuten in beslag nemen. Zoals echter bij de meeste sessies en vergaderingen geldt, is hier ook een goede voorbereiding nodig. Hieronder zijn de belangrijkste onderdelen beschreven.
Uitnodiging
Nodig alle deelnemers uit om in kleine groepjes bij elkaar te komen en naar elkaars gedachtes te luisteren. Reflecteer met elkaar op een gezamenlijke uitdaging.
Faciliteiten
Zorg voor voldoende ruimte. Een grote zaal voldoet indien hier meerdere kleine opstellingen in passen:
- Zorg voor voldoende tafels met 5-7 stoelen om elke tafel
- Zorg voor voldoende spreekobjecten (voorbeelden: een toverstaf, een kaars of een artistiek object) – dit is een essentieel element en maakt het verschil!
- Flip-charts vellen, stiften, post-its per tafel
- Hang de Conversatie Café afspraken zichtbaar op
Deelnemers
De totale groepsgrootte is onbeperkt. Zorg ervoor dat de groepen opgesplitst zijn naar 5-7 personen per tafel. In de groep geldt volledige gelijkwaardigheid zodat ieders contributie geldt.
Conversatie Cafe afspraken
Maak met de gehele groep duidelijke afspraken voordat de sessie begint, hang deze op en benoem deze geregeld. Bijvoorbeeld:
- Acteer vanuit een open mindset
- Voorkom oordelen
- Respecteer elkaar
- Zoek naar begrip in plaats van overtuigen
- Nodig verschillende meningen uit
- Spreek vanuit persoonlijke purpose en behoeftes, spreek vanuit het hart
- Ga voor eerlijkheid en diepgang in plaats van doorgaan, doorgaan, doorgaan
De sessie
- Verwelkom de deelnemers en benoem het thema van de conversatie, bijvoorbeeld in de vorm van een vraag.
- Leg het programma uit:
- Er zijn vier conversatierondes aan elke tafel
- Ronde 1 en ronde 2 worden gedaan met spreekobject
- Ronde 3 is een open conversatie
- Ronde 4 is een laatste ronde met het spreekobject
- Optioneel: plenair inzichten verzamelen
- Deel de spreekobjecten uit en vraag aan iedere tafel wie de host is. De host doet volwaardig mee en heeft daarnaast de rol om te interveniëren indien de afspraken niet worden nageleefd. Bijvoorbeeld indien iemand blijft doorpraten of een ander in de rede valt. Het is aan te raden dat de host voor ronde 1 nog een keer de afspraken herhaalt.
- Start ronde 1 met het spreekobject: elke deelnemer deelt zijn/haar gedachtes, gevoelens en acties over het thema: 1 minuut per persoon
- Start ronde 2 met het spreekobject: elke persoon deelt gedachtes en gevoelens nadat hij/zij naar iedereen aan de tafel heeft geluisterd. Er is dus 1 persoon per keer die spreekt en de rest luistert: 1 minuut per persoon
- Start ronde 3: een open en levende conversatie (optioneel gebruik van het spreekobject): 15-30 minuten
- Start ronde 4 met het spreekobject: elke deelnemer deelt zijn/haar take-aways: 1 minuut per persoon
- Plenair inzichten verzamelen. Let op: er worden geen taken uitgedeeld. De dialogen hebben niet de intentie om tot directe acties te leiden
Nog enkele tips!
- Gebruik krachtige en explorerende vragen om de conversatie uit te diepen
- Indien er problemen zijn, vraag of de afspraken nageleefd worden
- Moedig deelnemers aan om de flip-chart vellen te gebruiken voor het tekenen of opschrijven van belangrijke inzichten. Hiermee bevorder je visualiseren/grafisch vastleggen en moedig je speels onderzoeken aan
Wil je meer weten over effectief samenwerken? Volg dan een van onze trainingen of neem eens contact met ons op om vrijblijvend telefonisch kennis te maken met een van onze ervaren Agile trainers & coaches. We beantwoorden je vragen graag, bel 020 2614 195.
Andere relevante blogs:
- Drive en intrinsieke motivatie door Daniel Pink
- 10 Retrospective vormen met voorbeelden en ideeën
- 1-2-4-all liberating structures
- Holacracy
- Scrum Master Advanced Training
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
