samen
werken
Stakeholders betrekken, hoe doe je dat?
Heb je moeite om je stakeholders bij je product of dienst te betrekken? Hebben ze geen tijd? Vinden ze het te veel moeite om feedback te geven? Deze blog geeft je tips hoe je je stakeholders beter kunt betrekken bij je product of dienst en het ontwikkeltraject samen vorm geeft.
Waarom stakeholderbetrokkenheid?
Je vraagt je misschien af: waarom is stakeholderbetrokkenheid eigenlijk belangrijk? Stakeholders hebben belang bij je product en als je Agile werkt (maar ook als je dat niet doet), is het noodzakelijk dat je hun behoeftes en hun mening meeneemt tijdens de productontwikkeling. Doe je dat niet, dan kan dat leiden tot miscommunicatie, onbegrip, conflicten en uiteindelijk tot een product dat de plank misschien wel volledig misslaat.
Waarde
Het uitgangspunt bij Agile werken is dat we optimale waarde willen leveren aan de klant. Om dat te kunnen doen, hebben we rekening te houden met allerlei stakeholders en hun behoeftes en belangen. Het is niet een ééndimensionale groep waar je een standaard aanpak op los kunt laten, maar er is in het algemeen sprake van een complex stakeholderlandschap. Om optimale waarde te kunnen leveren, zul je dus moeten bepalen welke stakeholders daarvoor belangrijk zijn, welke wat minder en welke helemaal niet.
Breng je stakeholders in kaart
Maak allereerst een lijst van iedereen waar je product mogelijk invloed op heeft, zowel interne als externe belanghebbenden. Dit kunnen werknemers, klanten, leveranciers, partners, investeerders, toezichthouders en leden van de gemeenschap zijn.
Maak vervolgens een indeling van je stakeholders. Een veelgebruikt hulpmiddel hiervoor is de Stakeholder map: Inventariseer je stakeholders en breng ze in kaart, waarbij je een prioritering aanbrengt op basis van invloed en belang van de stakeholders, zie hier wat handige tools daarvoor. In het algemeen zijn de belangrijkste stakeholders de dagelijkse gebruikers van je product of dienst, ook wel je doelgroep genoemd. Deze vind je dan ook vaak in de rechterbovenhoek (veel belang en invloed) van je Stakeholder map en die houd je idealiter nauw betrokken.
Om je stakeholders op een efficiënte manier te betrekken, moet je een goed beeld hebben van hun invloed, hun belangen, de mate van interesse en hun persoonlijke voorkeuren. Op basis hiervan kun je voor elke stakeholder bepalen in welke mate en op welke manier je ze bij je product betrekt. Nauw betrokken stakeholders kun je bijvoorbeeld goed uitnodigen bij de Sprint Review.
Stem het betrekken af op elke stakeholder
Zorg ervoor dat je de behoeften en verwachtingen van je stakeholders begrijpt. Neem de tijd om met hen te praten, vragen te stellen en naar hen te luisteren. Zo kom je er achter wat voor hen waardevol is en kun je hun perspectief goed begrijpen. Als je hun behoeften en verwachtingen begrijpt, kun je je inspanningen op het gebied van communicatie en betrokkenheid hierop afstemmen.
Bedenk vervolgens een plan voor het betrekken van je stakeholders. Wie betrek je op welke manier en hoe vaak? Dit zorgt ervoor dat je elke stakeholder de juiste hoeveelheid aandacht geeft. De eerste aanzet zou je bijvoorbeeld al samen met de belangrijkste stakeholders kunnen doen.
Betrek je belangrijke stakeholders zo vroeg mogelijk bij je product. Je kunt beginnen door de Productvisie gezamenlijk te ontwikkelen. Door dit samen met hen te doen, zorg je al vroeg voor buy-in.
Communicatie
Zorg ervoor dat je vroeg en vaak communiceert. Dit is essentieel voor de betrokkenheid van de stakeholders. Stem je communicatie zoveel mogelijk af op hun behoeften en voorkeuren. Houd ze op de hoogte van de voortgang, betrek ze bij het maken van keuzes en stem wijzigingen en verwachtingen met hen af. Geef regelmatig updates over je product en bied je stakeholders de mogelijkheid om hun feedback, inzichten en perspectieven te delen. Doe dit via verschillende kanalen. Betrek ze bijvoorbeeld bij refinementsessies en Sprint Reviews, maar ook op andere manieren zoals workshops, emails, nieuwsbrieven en social media. Of voer gewoon eens een open gesprek.
Wees duidelijk, beknopt en transparant in je communicatie en zorg ervoor dat je hun zorgen en vragen oppakt en hun aanbevelingen en suggesties meeneemt.
Bouw relaties
Bouw aan solide relaties met je stakeholders. Neem de tijd om elke stakeholder individueel te leren kennen en een goede verstandhouding en vertrouwen op te bouwen. Laat je stakeholders zien dat je hun inbreng waardeert en serieus samen wilt werken aan een gemeenschappelijk doel. Bedenk dat het opbouwen van relaties een voortdurend proces is dat tijd en moeite vergt.
Zorg voor relevantie: Het is misschien elementair, maar het wordt vaak over het hoofd gezien. Bedenk (samen met de stakeholders) welk onderdeel voor welke stakeholder belangrijk is en zorg dat hij daarin zijn mening geeft. Ga respectvol om met hun tijd en nodig niet klakkeloos alle stakeholders telkens uit; dat is inefficiënt en leidt ertoe dat ze zullen afhaken. Laat van tijd tot tijd je (welgemeende) waardering blijken en bedank je stakeholders voor hun tijd en moeite.
Feedback
Het is belangrijk om stakeholders de relevantie van hun feedback te laten inzien. Dat bepaalt immers hoe het product verder wordt ontwikkeld. Bedenk dat feedback verkrijgen van stakeholders, net als de communicatie, maatwerk is. Elke situatie is anders, elk product is anders, elke stakeholder is anders. Probeer verschillende manieren uit, check wat werkt, wie wat nodig heeft, wat de juiste vormen en momenten zijn en pas aan.
Maak het de stakeholder makkelijk om zijn mening te vormen, bijvoorbeeld m.b.v. digitale tools, maar ook prototypes, demoversies en mock-ups. Zorg ervoor dat ze voldoende en passende gelegenheid hebben om hun feedback te geven. Dit kun je onder meer doen door focusgroepen, gesprekken en enquêtes te verzorgen.
Streef naar interactie en samenwerking. Dit kun je doen door workshops te faciliteren waarin stakeholders actief deelnemen aan discussies en samenwerkingen om het product te verbeteren.
Zorg dat de feedback die je krijgt serieus wordt genomen. Dat doe je allereerst door je in te leven in de situatie en de belangen van de stakeholder, actief te luisteren en oprechte interesse te tonen, maar ook door er vervolgens zorgvuldig mee om te gaan. Dat wil niet zeggen dat je overal “ja” op moet zeggen, maar wees transparant. Analyseer en prioriteer zorgvuldig en laat stakeholders zien hoe hun feedback wordt gebruikt en welke acties er worden ondernomen. Licht je keuzes toe (met name als het een “nee” is). Werk met een gedeelde Product Backlog, zodat voor iedereen zichtbaar is wat er op staat en wat de prioriteiten zijn. Communiceer hier actief met je stakeholders over.
Het is hard werken
Zoals je ziet, is het hard werken en niet gemakkelijk om je stakeholders te betrekken en betrokken te houden. Doe het stapje voor stapje en ga er bewust mee om. Als je hierin tijd en moeite investeert, zal het zich terugbetalen doordat je betrokken stakeholders hebt en samen het beste product maakt!
Heb jij na het lezen van dit artikel nog vragen over stakeholdermanagement? Neem contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195 en onze experts helpen je graag verder.
Ook interessant:
- 7 Waardevolle Product Owner Skills
- Het verschil tussen Portfolio SAFe & Large Solution SAFe
- Is Scrum een Project Management methode?
