samen
werken
Stakeholders feedback vragen? Dit zijn 6 manieren
Veel Scrum teams en in het bijzonder Product Owners worstelen ermee. Hoe krijg ik feedback van mijn stakeholders? En nog specifieker: Hoe krijg ik goede feedback van de juiste stakeholders? Herken je dat? Dan geeft deze blog je een aantal bruikbare manieren.
Feedback in theorie
Agile werken gaat uit van waarde leveren aan de klant. Hierbij is het belangrijk dat die klant kan (en wil) aangeven wat hij/zij waardevol vindt aan het product. Scrum heeft hiervoor de Sprint Review bedacht. In deze vergadering wordt de nieuwste versie van het product gepresenteerd. De klant wordt vervolgens om feedback gevraagd. De Product Owner vertaalt de feedback naar nieuwe items op de Backlog, het werk wordt uitgevoerd en in de volgende Sprint Review wordt er weer feedback opgehaald. Simpel toch? In theorie wel, maar in de praktijk…
Stakeholders betrekken bij feedback
De ‘klant’ is vaak een combinatie van verschillende stakeholders. Zo is er misschien sprake van iemand die betaalt en van een groep eindgebruikers. Om dat goed in beeld te brengen kun je een stakeholdermap maken, daar vertellen we in dit artikel meer over. Vervolgens kun je dan per stakeholder bepalen hoe je hem wilt betrekken bij het product en het ontwikkelproces en hem op een optimale manier op de hoogte houden en feedback laten geven. Het werken aan stakeholderbetrokkenheid is iets waar je als Product Owner continu mee bezig bent. Stakeholders moeten zich gehoord en begrepen voelen en je moet ze meenemen en mee laten denken in het grotere plaatje.
Feedback is maatwerk
Elke stakeholder is anders en als je feedback van ze wilt, zul je dat ook telkens op een andere manier moeten doen. Misschien is het zelfs nodig of nuttig om bepaalde stakeholders op meerdere manieren om feedback op te halen. Om te bepalen welke manier je wanneer inzet biedt één van de Agile principes houvast: ‘De meest efficiënte en effectieve manier om informatie te delen is gesprekken (face-to-face)’ te voeren. Dat is niet altijd haalbaar en je zult concessies moeten doen, maar het is een goed uitgangspunt. Hieronder volgen een aantal verschillende manieren (met voor- en nadelen) om feedback te vragen.
1. Sprint Review
De Sprint Review vindt plaats aan het einde van een Sprint, als er weer een nieuw Increment klaar is. Deze meeting biedt stakeholders en teamleden de mogelijkheid elkaar te treffen en rechtstreeks feedback uit te wisselen, waarna er snel kan worden bijgestuurd. Goedlopende reviews zorgen voor kwalitatief goede feedback en verhogen de betrokkenheid van stakeholders. Een nadeel kan zijn dat het voor stakeholders tijdrovend is en dat ze niet altijd beschikbaar zijn.
2. Eén-op-één-gesprekken
Voor een stakeholder kan het geven van je mening tijdens de Sprint Review best spannend zijn. Persoonlijke gesprekken met stakeholders kunnen diepgaande en waardevolle feedback opleveren. De setting maakt het voor stakeholders gemakkelijker om open en eerlijk te zijn over hun ervaringen, wensen en zorgen. Dit leidt tot meer diepgaande en persoonlijke feedback, zorgt voor een vertrouwensband en maakt het mogelijk om specifieke problemen te bespreken. Daarentegen kost het veel tijd, dus je wilt het heel selectief inzetten, en kan het leiden tot subjectieve feedback.
3. Focusgroepen
Focusgroepen stel je samen op basis van een representatieve selectie uit een stakeholdersgroep (bijvoorbeeld eindgebruikers). In deze setting kun je gedetailleerde discussies voeren over specifieke onderwerpen of onderdelen van je product, wat tot een waardevolle uitwisseling van ideeën en tot gedetailleerde en kwalitatieve feedback kan leiden. Daarnaast kun je werken aan consensus over belangrijke aspecten. Nadelen van deze vorm zijn dat het organiseren complex en tijdrovend kan zijn en dat dominante deelnemers de discussie kunnen beïnvloeden.
4. Open kantooruren
Open kantooruren bieden stakeholders regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) de mogelijkheid om zonder afspraak langs te komen om updates te horen of feedback te geven. Hiermee creëer je een informele gelegenheid om te overleggen, stimuleer je spontane feedback en zorg je voor transparantie. Nadelen hiervan zijn dat het kan leiden tot een eenzijdige doorsnede van je stakeholders en ongestructureerde feedback.
5. Feedbackborden
Een feedbackbord is een hulpmiddel waar je feedback kunt verzamelen en managen op een centrale, georganiseerde plek. Een feedbackbord is zowel toe te passen voor interne als externe gebruikers. Het biedt een platform voor het posten, up- en downvoten en bediscussiëren van ideeën, suggesties en verzoeken. Voordelen hiervan zijn continue beschikbaarheid, laagdrempeligheid en anonimiteit, maar daar staat tegenover dat de input vaak ongeorganiseerd en moeilijk te wegen is en dat het bijhouden ervan een arbeidsintensieve aangelegenheid is.
6. Stakeholder feedback enquêtes
Met online enquêtes kun je gestructureerde feedback verzamelen. Door de juiste vragen te stellen kun je gericht feedback ophalen over bepaalde aspecten van je product en kun je het voor de stakeholders relevant maken. Je kunt makkelijk grote groepen stakeholders bereiken en bovendien kun je de mogelijkheid bieden om anoniem feedback te geven, wat stakeholders kan helpen om eerlijker te zijn. Daartegenover staat dat het schriftelijk geven van feedback de betrokkenheid niet heel erg helpt, wat kan leiden tot lage responspercentages en oppervlakkige antwoorden.
Conclusie
Bij het verkrijgen van feedback van je stakeholders is het belangrijk om voortdurend te werken aan stakeholderbetrokkenheid. Daarnaast vereist het een veelzijdige en gebalanceerde aanpak, waarbij het kan helpen om een breed scala aan methoden tot je beschikking te hebben. We hebben er in deze blog een aantal besproken. Door de juiste methode in de juiste situatie toe te passen, kun je goede feedback verkrijgen die helpt je product beter af te stemmen op de behoeften van je stakeholders. Dit leidt tot succesvollere producten, sterkere relaties en meer tevreden stakeholders.
Heb jij na het lezen van dit artikel nog vragen over hoe jij je stakeholders beter kan managen? Wij helpen je graag, neem contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.
Ook interessant:
- 7 Waardevolle Product Owner Skills
- Is Scrum een Project Management methode?
- Stakeholdermanagement modellen: Freeman en Salience uitgelegd en toegepast
