samen
werken
Workload management: 6 ultieme tips
Gemotiveerde teamleden, het budget onder controle en projecten die op tijd worden opgeleverd? Workload management – een efficiënte verdeling van de werklast – is het antwoord. Makkelijker gezegd dan gedaan, zoals elke ervaren projectmedewerker weet. Deze tips bieden je een handig houvast om de workload van je projecten beter te managen.
Wat is workload management?
Workload management is een manier om het werk onder te verdelen binnen een team. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het zelden of nooit. Het is immers niet louter een kwestie van tijd opvullen met taken, maar ook van prioriteiten stellen, resources plannen, individuele KPI’s bepalen, prestaties bijhouden en bijsturen. Slim plannen dus, met maximale efficiëntie en voldoende ademruimte voor het team.
Waarom is workload management belangrijk?
Efficiënt workload management kan het verschil maken tussen een vlot lopend project – afgeleverd op tijd en binnen budget – en een project dat te maken krijgt met scope creep, chaos en overbelaste teamleden. In het slechtste geval leidt dat tot deadlines die steeds worden uitgesteld, uitval bij je team door extreme stress of burn-out, hoog oplopende kosten en financiële verliezen. Problemen die je kan voorkomen door je workload beter te beheren.
5 tips om de workload beter te beheren.
1. Maak een projecttijdlijn gebaseerd op prioriteiten
Even een stap achteruit zetten en een overzicht krijgen over je deliverables, taken en prioriteiten is een uitstekende manier om een project te starten. Welke taken omvat je project en wat is hun prioriteit op basis van belang, dringendheid en de tijd die je nodig hebt om ze tot een goed einde te brengen? In Scrum projecten noemen we dit het creëren van de Product Backlog. Zo kom je tot een soort projecttijdlijn met milestones, je zou er begin- en einddata aan kunnen toevoegen waardoor je de voortgang van je project kan aftoetsen. Dat zijn in Scrum de Sprints: korte periodes waarin je werkt aan het behalen van je volgende milestone.
2. Breng de capaciteit in kaart
Wil je de tijd van het team optimaal benutten, dan is het vooral belangrijk om hun vaardigheden en talenten op de juiste manier in te zetten. De workload hoeft dus niet per se op een gelijke manier verdeeld te worden over alle teamleden. De één functioneert het best als hij of zij zich kan focussen op een specifieke taak, terwijl de ander liever jongleert met diverse taken. In Scrum projecten bepalen de teamleden daarom zelf welk werk en hoeveel werk zij oppakken. Het bespreken van de volgende vragen kan daarbij helpen:
- Welke werknemers en skills zitten in jullie team?
- Wie kan welke taak of taken efficiënt uitvoeren?
- Aan welke andere projecten werken jullie op dit moment en valt dat te combineren met het huidige project?
- Welke workload kan iedereen voor dit project op zich nemen?
Check geregeld of er wijzigingen zijn: de ene keer heb je wellicht meer tijd beschikbaar dan de andere keer. In Scrum is de Sprint Planning daarvoor een ideaal moment.
3. Verdeel de To-do’s onder de teamleden
Deel het project als team op in verschillende to-do’s en verdeel alle to-do’s onderling met elkaar. Probeer zo concreet en gedetailleerd mogelijk te zijn over inhoud, timing en budget. Dat maakt het des te makkelijker als je op een bepaald moment taken moet gaan herschikken. Een concreet overzicht van taken en to-do’s geeft de teamleden bovendien een gevoel van controle. Elke to-do die ze kunnen afvinken is een stap vooruit.
4. Overleg regelmatig met het team
Beperk het overleg met je medewerkers niet tot een briefing en werkverdeling bij de start van het project. Volg je mensen goed op, zorg dat ze niet overbelast raken of kijk of ze eventueel meer verantwoordelijkheden kunnen opnemen. De Daily Scrum is ideaal om de workload het team transparant te houden. Zo blijven teamleden bovendien op de hoogte van elkaars voortgang, kunnen ze ideeën uitwisselen en hou je de neuzen in dezelfde richting.
5. Stuur de workload bij indien nodig
Wanneer je als team merkt dat de workload niet optimaal verdeeld is, ga dan na hoe dat komt en stuur bij waar nodig. Ligt een verkeerde inschatting aan de basis? Zorgt één teamlid voor vertragingen elders in het team? Is je hele team overbelast, dan is er wellicht een probleem met de planning zelf. Zit het probleem bij een of twee teamleden, dan kan het inschakelen van extra medewerkers – of eventueel freelance hulp – een oplossing zijn.
6. Gebruik een work management tool
Workload management is een complexe puzzel die nooit helemaal klaar is. Een work management tool die je helpt je workload te beheren is daarom geen overbodige luxe. Teamleader Orbit is software die je helpt om je planning overzichtelijk te houden, je nettocapaciteit te bepalen in een bepaalde periode of voor een bepaald project. De tool voorspelt wanneer je als team moet ingrijpen omdat de workload te zwaar wordt. Zo neem je gefundeerde beslissingen voor je bedrijf.
Ook interessant:
Dit blog is geschreven in samenwerking met teamleader, meer informatie over teamleader en haar software kun je hier vinden. Heb jij vragen over hoe onze consultants jouw Scrum team kan helpen met het beheren van de workload? Neem dan vrijblijvend contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl
