Rol Management in Transitie naar Agile

Agile is hot, omdat Agile werkt. Maar hoe maak je nu als grote organisatie die omslag? Sommige organisaties starten met het boeken van trainingen. De praktijk leert dat dit zelfde afdoende is om een transformatie naar Agile op gang te brengen. Om de omslag naar de Agile mindset te maken kiezen veel van onze klanten voor een stukje coaching. Een Agile mindset is echter maar één van de succesfactoren. Ook het organisatiesysteem moet worden meegenomen. Het (agile) management heeft hierin een belangrijke rol.

Enthousiast van start

Na een training zitten professionals meestal vol inspiratie en energie. Ze zien het nut en de noodzaak van Scrum, begrijpen het framework en willen aan de slag. Soms blijkt dit minder eenvoudig dan gehoopt. Operationele taken en verbeterprojecten lopen door elkaar, stakeholders zijn niet beschikbaar, er zijn afhankelijkheden tussen afdelingen, of professionals nemen deel aan veel verschillende projecten. Met de beste bedoelingen wordt het Scrum framework dan aangepast, terwijl voldoende ervaring ontbreekt om in te schatten welke negatieve bijeffecten dit geeft. Het gevolg? Het slappe aftreksel van Scrum is een stuk minder effectief dan gehoopt. Het gevaar is dat het enthousiasme afvlakt en professionals teruggaan naar oude gewoonten. Of erger: het enthousiasme slaat om in frustratie over het organisatiesysteem. Hoe zorg je nu voor een goede overgang?

De ambitie

Een Agile organisatie is een organisatie die de klant centraal stelt, die voortdurend in beweging is, waar multidisciplinair en face-to-face wordt samengewerkt, en waar zichtbaar resultaat stap voor stap wordt geboekt. De gehele organisatie als systeem moet zo ingericht worden dat dit maximaal wordt gefaciliteerd. Het management heeft in de transitie naar een Agile organisatie een belangrijke rol (net als na de transitie). Het (hoger) management heeft namelijk het mandaat om het organisatiesysteem aan te passen, zodat enthousiaste werknemers hun energie kunnen gebruiken om te innoveren en klantvragen optimaal te beantwoorden. Het is verstandig om je als management te oriënteren op succesvolle manieren om Agile te organiseren, zoals Holacracy.

Lees meer over Agile organiseren: Wat is Holacracy: een simpele uitleg /  Het Spotify-model: Agile en Scrum voor grote organisaties.

Maar soms is de transitie naar een dergelijk model nog een brug te ver. Hoe kun je dan toch een overgang naar Agile werken in gang zetten? Als consultants staan wij het management regelmatig bij. Dit zijn alvast 3 belangrijke tips.

1) Stel prioriteiten

Het hoger management, middenmanagement, teams, afdelingen en individuen hebben allemaal verbeterinitiatieven, waarbij men elkaar ook nog eens nodig heeft. Voor je het weet kom je om in de projecten, met alle gevolgen van dien. Maak een projectportfolio en durf hierbinnen te prioriteren. Als het goed is, is een inspirerende visie hiervoor de basis. Als je weet wat je koers is, weet je ook welke zijwegen geen prioriteit hebben. Dat geeft alignment.

2) Maak structureel tijd vrij om te verbeteren

Deze tip is vooral van belang, wanneer men door de waan van de dag onvoldoende aan projecten toekomt. Geef zo nodig expliciete toestemming. Sommige van onze klanten werken bijvoorbeeld met een ‘dinsdag Scrumdag’, waardoor het team focus en korte communicatielijnen waarborgt. Zorg er dan wel voor dat het team goed is samengesteld, er een goede Product Backlog is en de middelen beschikbaar zijn om ook echt vooruitgang te boeken. Ook hier kun je als manager ondersteunen.

3) Manage afhankelijkheden tijdig

Wachten op een goedkeuring van Legal, wachten op een besluit van het management, of andere afhankelijkheden zorgen ervoor dat de vaart verloren gaat. Het druist in tegen Agile. Als manager kun je het projectteam ondersteunen, bijvoorbeeld door te regelen dat een expert van Legal een uur aansluit. Of je ondersteunt in het uitbreiden van het projectteam, of verschaft mandaat, etc. Met andere woorden: je managet de afhankelijkheden terwijl je tegelijk bekijkt hoe afhankelijkheden blijvend opgeheven kunnen worden.

Een organisatie, een afdeling of team hoeft niet in één keer Agile te zijn. Het leren van de gebruiken die horen bij een framework zoals Scrum (doing Agile), het eigen maken van de mindset (being Agile) en het ontwikkelen van een Agile-organisatie gaan stapsgewijs. En als je het één niet verwaarloost ten koste van het ander versterken ze elkaar enorm. Hiervoor bieden wij training, coaching en consulting aan.

Wil je vrijblijvend sparren met een van onze consultant welke ontwikkelstap bij jou of je organisatie past? Doen! Neem contact op met ons: tel. 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl

• Meer weten over de veranderde rol van het management binnen Agile? Lees dit blog over Agile management of volg de training Coachend Leidinggeven.
• Wil je organisaties leren coachen in de transitie naar Agile werken? Volg dan de Agile Coach Opleiding.
• Advies inwinnen over hoe jij een Agile transitie aan kunt pakken? Lees hier meer over Agile transformatie.

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Thijmen Sietsma

Thijmen Sietsma is Agile Coach en consultant. Hij heeft meer dan 10 jaar ervaring als trainer, teamcoach en consultant. Zijn specialisaties zijn motivatie, organisatieontwikkeling en de Agile Mindset. Hij heeft ruime ervaring met het vormgeven van participatieprocessen en het coachen van zelforganiserende teams. Binnen de Agile Scrum Group begeleidt hij Agile Transformaties. Zijn insteek is daarbij altijd maatwerk: samen op zoek naar de cultuur en structuur die optimaal aansluit bij de unieke situatie.