samen
werken
Hoe blijf je een online samenwerking continu verbeteren?
Een effectieve online samenwerking is wenselijk. Het vermogen om continu het beste uit jezelf en anderen te halen is essentieel voor het verbeteren van teams die online samenwerken. Belangrijk daarbij is vooral welke huisregels, omgangsnormen en waarden je als organisatie hanteert.
Steeds meer organisaties schakelen, vanwege aantoonbare prestatieverbeteringen, over van hiërarchische naar teamgebaseerde organisatiestructuren om flexibeler en efficiënter te zijn. Tel daarbij op de exponentieel toenemende mogelijkheden om online efficiënt met elkaar samen te werken en je hebt als resultaat een onoverwinnelijk team dat altijd op het piek van hun kunnen presteert.
Helaas moeten wij je even wakker maken uit deze mooie droom. Het vraagt continu hard werken om als team beter te worden in het online samenwerken. Het Agile werken heeft zich de laatste jaren zo ontwikkeld dat wij vandaag de dag vanuit huis over allerlei applicaties beschikken om online te vergaderen, te plannen en creatieve brainstormsessies te organiseren. Toch blijft de aandacht voor de dynamiek in een team en de onderstroom die bij intermenselijk contact ontstaat ontzettend belangrijk. In deze blog benoemen wij handvatten om óók vanuit huis continu te kunnen werken aan het verbeteren van de online samenwerking.
De workshop ‘hoe blijf je online de samenwerking continu verbeteren?’ is onderdeel van ons ‘slim online samenwerken curriculum‘
- Groei als team in zelforganisatie
Stel het team in staat om als geheel deel te nemen aan het besluitvormingsproces. Continu blijven ontwikkelen in de kunst van zelforganisatie kan daarbij enorm helpen. Een van de belangrijkste voordelen van gezamenlijke besluitvorming is dat het uitnodigt tot constructief conflict. Individuen brengen verschillende standpunten in en dagen vooropgezette ideeën uit binnen de groep. Door de discussie te stimuleren en verschillende perspectieven te overwegen stimuleer je als organisatie creatievere probleemoplossing. Er ontstaat een collectieve denkkracht die beslissingen van hogere kwaliteit oplevert.
De eerste paar keer dat je dit als team doet, is dit ontzettend spannend en lang niet iedereen voelt zich comfortabel bij deze manier van werken. Vooralsnog kan het mensen helpen om te bedenken dat er als collectief geheel afspraken worden gemaakt en samen beslissingen worden genomen. Daarbij maakt het niet uit of het gaat om grote strategische beslissingen of kleine taken die als team moeten worden opgepakt.
Wanneer wij zoals nu ineens massaal online samenwerken is het dan ook belangrijk om dit te stimuleren. In gezamenlijke team meetings kun je bijvoorbeeld in Zoom stemmen met de ‘raise-hand’ knop, wanneer je een stelling of beslissing in wilt brengen en gezamenlijk tot een besluit wilt komen.
- Het afleren van Micromanagement
Een grote valkuil bij het online samenwerken is de verleiding om extra veel aandacht te besteden aan kleine details en andere vormen van micromanagement. Een manager die dagelijks controleert of iedereen zijn uren maakt of welke taken zijn gedaan draagt niet bij aan het bevorderen van het teamgevoel. Sterker nog dit ondermijnt het vertrouwen en onderzoek heeft aangetoond dat micromanagement een van de belangrijkste redenen is waarom mensen ontslag nemen.
Het antwoord op micromanagement is vertrouwen hebben in elkaar en ook dit ontstaat niet van de een op de andere dag. Het kost tijd om daar als organisatie gewend aan te raken dus het is belangrijk om regelmatig met een thermometer te peilen hoe het gevoel van vertrouwen zich ontwikkelt. Vertrouwen in elkaar hebben betekent ook het loslaten van perfectionisme en het elkaar in staat stellen om te experimenteren met een eigen aanpak voor het voltooien van werk.
Het raamwerk Scrum is een mooi voorbeeld waarin heel duidelijk voorop is gesteld dat de Developers zelf mogen kiezen welk werk zij oppakken van de Product Backlog en hoe zij dat werk vervolgens doen. Iedere Sprint-cyclus ervaart het team incrementeel hoeveel kracht er uit vertrouwen te halen is. En dan maak je echte verbeterstappen als team!
- Effectief communiceren met een ‘Observator’
In ons eerdere blog post over essentiële werkafspraken voor online teams stonden wij al even stil bij de sleutels tot succes voor een effectieve online samenwerking. Maar hoe zet je de online communicatiemiddelen op zo’n manier om dat je als team met de samenwerking kunt verbeteren? Onderzoek toont aan dat als je als organisatie niet voldoende aandacht besteedt aan effectief communiceren, dit kan leiden tot een reeks negatieve resultaten. Hierbij kan gedacht worden aan vertraging, het niet voltooien van projecten, hogere stressniveaus en verloren sales. Juist om deze redenen is het belangrijk om bij een online samenwerking extra aandacht te geven aan empathie in de communicatie en het actief luisteren naar elkaars gedachten en zorgen.
De workshop ‘hoe blijf je online de samenwerking continu verbeteren?’ is onderdeel van ons ‘slim online samenwerken curriculum‘
Wanneer je online met elkaar vergadert of discussieert, kun je als hulpmiddel een roulerende ‘Observator’ aanwijzen. Hij of zij is de persoon die continu let op de onderstromen in de onderlinge communicatie. Of dit nu tijdens een Daily Scrum is, een brainstormsessie of een belangrijke meeting; de ‘Observator’ kijkt extra goed naar de uitdrukkingen in het gezicht en andere non-verbale communicatie. Dankzij applicaties zoals Microsoft Teams, FaceTime en Zoom kunnen wij elkaar tegenwoordig haarscherp zien tijdens online bijeenkomsten. Na afloop van de meeting laat het team de ‘Observator’ aan het woord en leert het team direct van de onuitgesproken wrijvingen, irritaties of zorgen. Deze aanpak vraagt een lange adem, maar zorgt voor een enorme boost in de open en collaboratieve teamdynamiek, en verbetert daarnaast ook de vaardigheden van het team op het gebied van emotionele intelligentie.
- Geef en ontvang regelmatig feedback
Het is een essentiële vaardigheid om als team effectief feedback te kunnen geven. Op deze manier kan een online samenwerking continu verbeterd worden. Geef daarom regelmatig informele feedback aan elkaar om zo een robuustere werkrelatie op te bouwen. Het raamwerk Scrum kent hiervoor een speciale meeting genaamd de ‘Retrospective’.
Het is belangrijk om bij het geven van feedback ook open te staan om feedback te ontvangen. Helaas, is dat niet altijd even makkelijk en spelen andere factoren daarbij een rol. Er kan sprake zijn van onderlinge machtsverhoudingen, de organisatie is het niet gewend, je bent ontzettend moe van de afgelopen Sprint, je werk thuis met 3 jonge kinderen. Kortom, je kunt niet altijd de beste versie van jezelf zijn en de ruimte hebben om feedback goed te kunnen ontvangen. Juist dan is het van groot belang dat je als Scrum Master de drempel verlaagt om eerlijke feedback te geven. Een online whiteboard kan hierbij helpen om met behulp van tekeningen gevoelens te uiten. Deze tekeningen kunnen helpen om beter stil te staan bij het samenwerkingsproces.
De workshop ‘hoe blijf je online de samenwerking continu verbeteren?’ is onderdeel van ons ‘slim online samenwerken curriculum‘
- Stel korte en lange termijn doelen
Het formuleren van zowel lange als korte termijn doelen versterkt continue het gevoel van saamhorigheid in het team. Voorbeelden van korte termijn doelstellingen zijn bijvoorbeeld de sprintdoelen, die een terugkerend onderdeel zijn in het Scrum raamwerk. Deze handige checklist helpt je om continu te werken aan deze korte termijn doelstellingen.
Voor de lange termijn doelen, kan Portfolio Management een handig hulpmiddel zijn om het grote plaatje te overzien. Het is van cruciaal belang om te weten welke projecten je als eerste gaat doen. Als organisatie heb je er baat bij om projecten goed te prioriteren.
Blogreeks Slim Online Samenwerken
Deze blog is onderdeel van een 6-delige blogreeks, waarin verschillende vraagstukken rondom online samenwerken worden belicht. Om teams te ondersteunen in het slim online samenwerken, heeft Agile Scrum Group 10 korte workshops ontwikkeld die per stuk kunnen worden afgenomen. Lees meer over het Slim Online Samenwerken Curriculum of schrijf je hier onder in voor de 6-delige blogreeks over online samenwerken.
Vind je dit artikel interessant?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
