samen
werken
Welke rollen zijn er in Kanban?
Kanban is een van de meest populaire Agile methodieken, specifiek gericht op optimalisatie. Het helpt marketing, IT, beheer en nog veel meer teams hun processen te stroomlijnen en waarde te leveren. Overweeg jij Kanban in te voeren in je team of gebruik je het al? Dan is het goed om te weten welke Kanban rollen daar goed op aansluiten.
De Kanban Guide
Geloof het of niet, de Kanban Guide zegt niks over specifieke rollen. Het praat alleen over Kanban System Members, maar dat is gewoon iedereen die in een Kanban systeem (oftewel Kanban Team) werkt. Er zijn geen specifieke verantwoordelijkheden want alle members zijn collectief verantwoordelijk voor alles.
Bij het implementeren van Kanban gaan we uit van wat er nu is en hoe we dat, stap-voor-stap, kunnen verbeteren. Omdat we uitgaan van de huidige situatie, verbíedt de Kanban Guide ook geen verdere rolverdeling. In bijna alle gevallen kan er een Kanban systeem worden ontworpen dat helemaal past bij de huidige titels en rollen (lees hier meer over hoe je een Kanban systeem ontwerpt).
Wat voor rollen heeft Kanban dan wel?
Dat allemaal gezegd hebbende, heeft de praktijk ons wel geleerd dat er een paar rollen zijn die het werken met Kanban enorm kunnen bevorderen:
- Service Delivery Manager
- Service Request Manager
Beide rollen worden gezien als een toevoeging op het bestaande werk van de Kanban System Member en dus niet als een volwaardige functie, al is het ook hierin, net als de meeste zaken in Kanban, maar net wat voor jouw team goed werkt.
Service Delivery Manager
De Service Delivery Manager is verantwoordelijk voor de flow en optimalisatie van het werk, deze rol wordt dan ook wel eens Flow Manager of Flow Master genoemd. Deze persoon checkt regelmatig het Kanban bord om te kijken of er geen items vaststaan die de flow blokkeren en biedt hulp waar nodig. Hij/zij is ook degene die Kaizen, wat “continu verbeteren” betekent, faciliteert.
De Service Delivery Manager zal ook degene zijn die oog houdt op de verschillende metrics die Kanban aan flow hangt:
- WIP – WIP is het aantal items waaraan is begonnen maar die nog niet af zijn;
- Throughput – Het aantal items dat binnen een bepaalde tijd afgerond kan worden;
- Work Item Age – Hoeveel tijd er is vergaan tussen het starten van een item en nu;
- Cycle Time – Hoeveel tijd er zit tussen het starten en afronden van een item.
Deze metrics helpen grip op de flow te houden en bieden inzicht in mogelijke knelpunten in het proces.
Deze en meer punten kunnen vervolgens worden besproken in één van de meetings (ook wel cadansen genoemd) zoals de Daily Standup/Kanban of de Service Delivery Review. Ook deze meetings worden georganiseerd en gefaciliteerd door de Service Delivery Manager.
Het zal degenen met Scrum ervaring al zijn opgevallen, deze rol lijkt veel op de Scrum Master. De nuance ligt hem vooral in de focus op het coachen van het team om zelfsturend te zijn in Scrum versus de focus op het optimaliseren van het opleverproces in Kanban.
Service Request Manager
En dan is er de Service Request Manager. Kunnen we de Service Delivery Manager vergelijken met de Scrum master, dan heeft de Service Request Manager weer veel weg van de Product Owner rol in Scrum.
Voordat werk opgepakt kan worden door het team, is het essentieel dat het werk en vooral de waarde die het moet leveren, goed wordt begrepen. De Service Request Manager praat met de klant of eindgebruiker om behoeften en verwachtingen boven tafel te krijgen. Daaruit komen weer gesprekken met het team voort.
Vervolgens moet werk goed geprioriteerd worden om ervoor te zorgen dat het team makkelijk het meest waardevolle werk kan oppakken. In Scrum ligt deze verantwoordelijkheid volledig bij de Product Owner. In Kanban is dat een teamaangelegenheid die door de Service Request Manager wordt gefaciliteerd.
Uiteindelijk komt het er vooral op neer dat de Service Request Manager werkafspraken opstelt om beslissingen binnen het team te faciliteren.
Implementatie
Zoals al eerder aangegeven zijn deze rollen binnen Kanban niet verplicht. Sterker nog, het is in de meeste gevallen af te raden om op de eerste Kanban dag gelijk allemaal Service Managers aan te stellen. Kanban gaat over experimenteel en incrementeel verbeteren. Niet alles in één keer op de schop maar elke keer een klein stukje.
Ben jij met het team wel klaar om de volgende stap hierin te nemen, dan is het tijd eens goed om je heen te kijken. De kans is groot dat er al wel iemand rondloopt in de organisatie die graag bezig is met procesoptimalisatie of iemand die de klant beter kent dan ieder ander. Deze mensen hebben nu misschien product management, project management of een meer specialistische rol. Geen probleem, in Kanban kunnen we lekker combineren, ook weer stapje voor stapje.
In alle gevallen is mijn advies: bedenk goed welk doel je wilt bereiken, ga experimenteren, lekker fouten maken en vervolgens bijsturen met continu dat doel voor ogen. Voor je het weet heb je weer een verder geoptimaliseerd systeem.
Benieuwd hoe Agile Scrum Group jouw organisatie kan helpen slimmer en effectiever te werken? Neem een kijkje op onze Agile transformatie pagina en trainingen, of neem contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195 en we bespreken de mogelijkheden.
Ook interessant:
