De Kanban flow managen: hoe doe je dat?

Het doel van Kanban is om processen te definiëren, managen, en verbeteren om uiteindelijk maximale efficiëntie en waarde te creëren. Om dit te bereiken zul je de Kanban flow (workflow) moeten managen. Maar wat houdt dat precies in? En hoe doe je dat?

De 6 Kanban kernpraktijken

De Kanban kernpraktijken leggen in zes blogs uit hoe je een goed functionerend Kanban systeem in de praktijk kan creeëren. Dit zijn ze alle zes:

1. Visualiseer de workflow
2. Beperk Work In Progress (WIP)
3. Manage de Kanban flow
4. Maak werkafspraken expliciet
5. Breng feedback loops tot stand
6. Verbeter samen, ontwikkel experimenteel

Voordat je een flow kan managen

Om Kanban succesvol toe te passen zijn er 6 kernpraktijken vastgesteld. De eerste is het visualiseren van de workflow. Hiermee krijgen we inzicht in de stappen van het proces en waar het werk zich in het proces bevindt. De tweede Kanbanpraktijk: beperk Work In Progress (WIP) zorgt ervoor dat er niet aan te veel werk-items tegelijk wordt gewerkt zodat er Flow op gang komt. Nu kunnen we de Kanban flow gaan managen, oftewel kernpraktijk nummer 3.

De Kanban workflow is een waardestroom

Kanban ziet de workflow als een stroom van waarde; het werk voegt immers waarde toe aan een product. De workflow in een kanbansysteem moet de levering van die waarde maximaliseren voor een zo optimaal mogelijk resultaat. Daarbij helpt het als we doorlooptijden kunnen minimaliseren en de doorstroom zo voorspelbaar mogelijk kunnen maken. Dit kun je vergelijken met een treinreis. Elk station dat de trein je dichter bij je bestemming brengt, voegt als het ware waarde toe aan je reis richting je einddoel.

Gelijkmatige Kanban flow door actief managen van elk werk-item

Als we er voor het gemak even van uitgaan dat elk werk-item even belangrijk en even groot is, kunnen we ze gewoon in volgorde van binnenkomst afhandelen. We hoeven ons immers niet druk te maken over prioriteiten.

In dat geval willen we er allereerst voor zorgen dat de Kanban flow zo gelijkmatig mogelijk verloopt. Dit zorgt er namelijk voor dat de doorlooptijd (De tijdsduur tussen start en afronding van een werk-item) voorspelbaar wordt. Dit doen we door elk werk-item actief te managen.

• We zorgen ervoor dat het werk in de workflow met ongeveer dezelfde snelheid wordt binnengehaald als dat we het afronden. Zouden we namelijk minder binnenhalen dan dat we afronden, dan loopt je systeem leeg (geen werk meer in de processtappen) en gebruiken we het daarmee niet optimaal. Zouden we meer binnenhalen, dan loopt ons system vol (wachtend werk voor de processtappen) en zullen we onze WIP-limieten overschrijden.
• We zorgen ervoor dat werk-items niet onnodig verouderen. Hiervoor houden we de verstreken tijdsduur tussen het moment dat een werk-item is gestart en het huidig moment in de gaten. Dit kun je vergelijken met een trein die een baanvak oprijdt en waarvan we de tijd bijhouden dat hij onderweg is. Zouden we dat niet doen, dan kan het zomaar gebeuren dat de trein vertraging oploopt zonder dat we het merken. Dat willen we natuurlijk voorkomen, want dat gaat ook volgende treinen vertragen.
• We reageren snel op geblokkeerde of wachtende werk-items en werk-items die de verwachte doorlooptijd overschrijden. Als we het signaal krijgen van een trein die stil komt te staan of te laat aankomt, gaan we kijken wat er aan de hand is: Wisselstoring, machinist rijdt niet door, baanvak al bezet, enz. en kunnen we gericht aan de slag om dit op te lossen.

Hoe manage je werk-items actief?

Een goed moment voor het managen van de werk-items is de dagelijkse Team Kanban Meeting (ook wel Stand-Up genoemd). Je kunt dan de volgende vragen stellen:

• Welke werk-items zijn geblokkeerd? Wat kunnen we doen om ze te deblokkeren?
• Welke workflow stroomt langzamer dan verwacht? Wat kunnen we doen om dat werk af te ronden?
• Hebben we onze WIP-limiet overschreden? Welk werk kunnen we afronden om dat te herstellen?

Prioriteren van werk-items

In de praktijk zijn doorgaans niet alle werk-items even belangrijk en ook niet even groot. Dan is het dus wel nodig om prioriteiten te bepalen. Ook hiervoor zijn verschillende mogelijkheden.

Als twee werk-items evenveel waarde toevoegen, dan doen we de kleinste het eerst. Die gaat namelijk het snelst door het systeem en levert dus het snelst waarde op. Wat als twee werk-items even groot zijn, maar verschillende waarde toevoegen? Dan doen we als eerste het werkitem dat de meeste waarde toevoegt.

Waarde van werk-items tijdafhankelijk

Maar helaas is het niet altijd zo eenvoudig. Wat als de waardeafhankelijk is van de tijd? Ofwel, wat als vertraging om een werk-item te starten en af te maken ten koste gaat van waarde? Dat noemen we de Cost of Delay (CoD) of Kosten van Vertraging. Er zijn verschillende manieren waarop de waarde van werk-items vermindert met de tijd. Kanban gebruikt hier vier zogenaamde archetypen voor:

• Standaard: De kosten stijgen geleidelijk naarmate de tijd verstrijkt.
• Versneld (Expedite): Zeer snel oplopende kosten naarmate de tijd verstrijkt.
• Vaste datum (Fixed Date): De kosten zijn plots een stuk hoger bij oplevering na een bepaalde datum.
• Onmerkbaar (Intangible): De kosten stijgen ogenschijnlijk langzaam met de tijd, maar in de toekomst kunnen ze sneller, mogelijk veel sneller stijgen.

We kunnen deze archetypen gebruiken om te helpen met de volgorde van de werk-items en met de manier waarop we ze afhandelen. Dit doen we door voor elk archetype een serviceklasse te definiëren en voor elk van die klassen aparte regels op te stellen over hoe en hoe snel ze door de Kanban flow moeten bewegen. In ons treinvoorbeeld kun je dan denken aan: Een goederentrein mag alleen rijden als hij daarmee de dienstregeling van personentreinen niet verstoort. Of een stoptrein moet even wachten bij een station om de intercity voorbij te laten. Door werk-items in een serviceklasse in te delen en ze overeenkomstig af te handelen, stellen we de juiste prioriteiten en kunnen we optimale waarde genereren.

Conclusie

In deze blog hebben we gezien hoe we op verschillende manieren individuele werk-items in de Kanban flow kunnen managen en hoe we prioriteiten kunnen bepalen in de afhandeling. In de volgende blog uit deze reeks gaan we in op Kanbanpraktijk nr. 4: Maak werkafspraken expliciet.

Nieuwschierig geworden hoe de Kanban methode jouw organisatie verder kan helpen? Neem vrijblijvend contact op met één van onze consultancy en we helpen je graag verder, of bekijk onze Kanban training. Neem contact op via info@agilescrumgroup.nl of bel 020 2614 195.

• Agile VS Waterval: wanneer gebruik je welke methode?
• Waarom is stakeholder management belangrijk? 6 redenen
• Scrumban: concept, werkwijze, effect (+Kanban Template)

Over de auteur: Bart Schrap

Bart is Agile coach en trainer bij Agile Scrum Group. Hij wordt er blij van om praktische dingen te maken, die echt van waarde zijn. En deze vervolgens continu te verbeteren. Vanuit een brede praktijkervaring traint en coacht hij mensen en teams om Agile te werken. Als Bart niet aan het werk is, rijdt hij op zijn motor of op zijn mountainbike. Hij houdt ervan om de natuur in te trekken.