Agile Werken In Het Theater: Wat kan Scrum Of Lean Betekenen?

Welke rol kunnen Lean en Scrum spelen bij slimmer werken in theaterproducties of achter de schermen bij het theater?

Mijn naam is Ivar Rameijs, en mijn hobby heeft van alles met theater te doen; zingen, dansen, acteren, produceren en achter de schermen helpen. Mijn werk heeft alles met slimmer en efficiënter werken te maken; procesverbetering, projectmanagement, teamontwikkeling, training en coaching. Ik ben werkzaam in heel veel branches zoals de bouw, zorg, onderwijs, financiële dienstverlening, of de overheid.

Maar nog niet in de theaterbranche. Waarom eigenlijk niet? Dat vroeg ik me onlangs af. Loopt in de theaterbranche, zowel in de theaters zelf als bij de productiemaatschappijen, alles op rolletjes? Er zijn daar toch ook (administratieve) processen, teams die samenwerken, loodsen met rekwisieten en decorstukken, logistieke bewegingen en ga zo maar door.

Welke mogelijkheden zijn er om mijn werk en hobby te verenigen? Ik ging op pad, en enkele interviews en Gemba walks in de theaterbranche verder zijn dit mijn bevindingen…

Wat valt mij op

 Productiemaatschappijen waarbij ‘iedereen’ vaak ‘alles’ doet. Er wordt met veel passie ontzettend hard gewerkt! Maar geen duidelijke functieomschrijvingen. Dit leidt geregeld wel tot dubbel werk of zaken die tussen wal en schip vallen. Met als gevolg ad hoc werkzaamheden, omdat er een brandje geblust moet worden. En hoe zorg je dat werk overdraagbaar is? Als iemand er een keer niet is, hoe zorg je er dan voor dat je wel weet wat er moet gebeuren? En ook wat de kwaliteit moet zijn van het werk dat opgepakt moet worden?

Ook het wiel opnieuw uitvinden, is een terugkomend fenomeen. Iedere productie is een nieuw project met daarin bepaalde onzekerheden en ook brokken werk die ook bij eerdere producties gedaan zijn. Lijstjes voor deze brokken werk zitten veelal in het hoofd van ‘ervaringsdeskundigen’. Vaak zijn er meerdere producties en daarmee ook meerdere teams die hieraan werken. Zij zijn veelal erg op zichzelf. Hoe delen zij kennis onderling? Het vastleggen van best-practices, het maken van sjablonen en het uitwisselen van kennis, zijn namelijk geen zaken die dagelijkse kost zijn.

De vrachtwagens die het decor en de techniek van theater naar theater brengen zijn tot de laatste centimeter nauwkeurig ingericht. Er blijkt vaak een laadplan aanwezig te zijn en het team is zo op elkaar ingespeeld bij opbouwen en afbreken dat er een lekkere flow aanwezig is. Maar waarom lopen kleedsters en acteurs dan zo te zoeken naar hun spullen? Waarom zijn hun kisten dan niet zo georganiseerd?

De belangrijke gemene delers

Opvallend is dat de meeste mensen een enorme passie hebben voor hun (theater)vak. ‘Het voelt niet als werk’, hoor ik veel. Een uur snuffelen in het magazijn en je dan afvragen waar je ook al weer voor kwam, is heel normaal. Het werk is veel te leuk, dus een uurtje extra werken, is geen probleem. Het is ook een vakgebied waarbij het heel normaal is om zes dagen per week te werken. En op die ene vrije dag, zijn we ook nog met theater bezig. Natuurlijk kan het wat slimmer, maar er lijkt niet echt pijn gevoeld te worden. Dus dan is er ook weinig urgentie om te verbeteren.

Weinig geld is er ook. Per productie wordt een budget vastgesteld. En het is per productie weer een risico of er wel voldoende kaarten worden verkocht. Er zit niet veel vet op de botten bij de producenten. En de theaters draaien op subsidie of hebben geen winstoogmerk. Geld voor opleiding en consultants is er dus zeer beperkt.

Is het dan wel een branche waar ik mijn vakgebied uit zou kunnen oefenen? Ik zeg ja! Kleine veranderingen die weinig investering kosten, dragen bij aan meer tijd en geld voor het maken van mooie producties!

Welke mogelijkheden zie ik?

Bij de productiemaatschappijen kan men baat hebben bij een basisbegrip over de lean filosofie en dan met name het lean huis. Het kan een mooie stap betekenen richting een stukje professionaliteit zonder alle creativiteit te verliezen. Het lean huis zet namelijk aan tot nadenken over hoe het o.a. met de stabiliteit (uniformiteit, werkafspraken, en SOP’s) binnen het bedrijf georganiseerd is en leert ons na te denken over het inbouwen van kwaliteit (first time right). Ook het gericht inzetten van concrete tools, zoals de 8 verspillingen, 5S, Kanban en de Waardestroomanalyse dragen bij aan minder herwerk, minder ad hoc zaken, minder vertraging, lagere faalkosten en daardoor meer tijd voor creativiteit!

Ook de productie zelf (bijvoorbeeld een musical) is iedere keer een nieuwe groep mensen bij elkaar. Een repetitieperiode van zes weken en dan de eerste Try-out met publiek in het theater. Maak van deze groep maar eens een team in die korte periode! Dan is het prettig om als Company Manager kennis te hebben van bijvoorbeeld het model van Tuckman en de piramide van Lencioni. En welke rol neem je als Company Manager aan? Deze functie lijkt namelijk aardig op de rol van Scrum Master (die weliswaar ook zelf meewerkt aan het project). Je krijgt met vergelijkbare zaken te maken, zoals blijf je faciliteren of bouw je aan een zelf organiserend team? In hoeverre is dit noodzakelijk voor een groep die nog geen jaar bij elkaar is.

En hoe zit het dan in de theaters. Daar vinden diverse administratieve processen zoals facturatie plaats. Er wordt echter veel in kleine teams gewerkt. Dus als je het om zou rekenen in wat het in euro’s oplevert, zal het niet veel geld zijn. Het verbeterpotentieel zit ‘m veel meer in verlagen van de werkdruk, ruimte om na te denken over nieuwe initiatieven en nieuwe vormen van marketing uitproberen.

Ik ben op zoek naar jou!

Zowel de Agile als de Lean filosofie bieden genoeg stof tot nadenken hoe het anders kan. Ook geven beiden genoeg tools en raamwerken waar men binnen de theaterbranche baat bij zou kunnen hebben. En toch is er weinig tot geen bekendheid met zowel Agile als lean.

Wat zijn jouw ervaringen? Hoe denk jij erover?

Graag kom ik in contact met mensen die ervaring hebben met Agile werken binnen de theaterbranche. Ook kom ik graag langs om over dit onderwerp te praten. Neem contact op met ons: tel. 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl.

Ook interessant:

• Meer weten over de veranderde rol van het management binnen Agile? Lees dit blog over Agile management of volg de training Coachend Leidinggeven..
• Wil je organisaties leren coachen in de transitie naar Agile werken? Volg dan de Agile Coach Opleiding.
• Advies inwinnen over hoe jij een Agile transitie aan kunt pakken? Lees hier meer over Agile transformatie.

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)