slim
samen
werken

Agile en Lean werken bij mijn eigen verbouwing

De kracht van post-its

Tijdens mijn werk, zeg ik vaak met een lach dat we thuis communiceren door middel van post-its. Dat is tijdens de verbouwing van ons nieuwe huis ook zeker het geval geweest. Hoe ik de post-its heb toegepast en welke elementen ik heb gebruikt uit de Agile en Lean filosofie, lees en zie je in deze blog. Aan bod komen:

  • Kanban (voor het schilderwerk)
  • Lean Pull Planning (voor de planning van de badkamer)
  • 5S (voor een opgeruimd huis)
  • First Time Right en Just In Time (voor de bouwstromen)

Ik ben benieuwd welke elementen je herkent en welke je zelf gebruikt.

Kanban voor het Schuur- en schilderwerk 

De eerste twee weken van de verbouwing had ik vrij van werk. Dus ik kon dagelijks alle werkzaamheden afstemmen, bijstellen en voor de koffie zorgen. Maar daarna moest ik weer aan het werk en kon ik mijn rol als ‘haarlemmerolie’ niet meer vervullen. Dus ik zocht een manier om te zorgen dat anderen wisten wat er gedaan kon worden en wat belangrijke momenten in de planning waren.

Om inzicht te krijgen en, vooral, te geven in onder andere het schuur- en schilderwerk, had ik een Kanban bord gemaakt. Het eerste kerngebruik van Kanban is het visueel maken van het werk, dus daar was ik mee begonnen. Alles moest twee keer geschilderd worden, dus ik kwam uit op drie kolommen:

  • Nog schilderen (to do)
  • 1x gedaan (doing)
  • Klaar (done)

Zodra het bord er was en de mensen ermee gingen werken, kwamen er vanzelf vragen die leidden tot een ander kerngebruik, namelijk het expliciet maken van werkafspraken. Voorbeelden daarvan:

  • Moet alles in de kolom ‘klaar’ blijven staan?: Nee hoor. We leggen geen archief of notulen aan. Maar ik wil wel de regie houden, dus alleen ik mag deze post-its weghalen.
  • Hoe gaan we om met post-its waarvan het werk te veel is voor één persoon op één dag?: Die knippen we op in kleine brokjes. We markeren ze, zodat inzichtelijk blijft welke bij elkaar horen.
  • Mag ik doen wat ik leuk vind?: Graag, maar let wel op de prioritering. Belangrijkste zaken bovenaan. En eerst iets afmaken, voordat je aan iets nieuws begint!

Dat laatste hangt samen met een ander kerngebruik van Kanban, namelijk het limiteren van de hoeveelheid onderhanden werk. De afspraak daarbij is dat zaken eerst uit de kolom “1x gedaan” opgepakt moeten worden, voordat er nieuw schilderwerk mag worden gestart. Liever na de verhuizing nog één kamer helemaal te moeten schilderen, dan mijn hele huis 1x geschilderd, en dus niets klaar. De focus ligt bij Kanban op het afmaken van werk (in plaats van het starten van nieuw werk).

Eerste versie Kanban bord:

  • Drie kolommen met de stappen
  • Schuurbord en schilderbord boven elkaar
  • Alle post-its dezelfde kleur
  • Nog geen werkafspraken
  • Onhandige muur om te versieren, deze muur moet nog geschilderd worden (oeps, dat is niet echt ‘lean’)

Kanban bord

Na een lange dag werken:

  • Samen prioriteiten bepalen
  • Een te hardwerkende proces bewaker (mijn vader en oom kunnen best zelf hun post-its schrijven en verplaatsen)

Kanban bord

De meest recente versie:

  • Verschillende kleuren
  • Werkafspraken bij de kolommen
  • Grote brokken werk opgeknipt en traceerbaar
  • Schuurbord en schilderbord samengevoegd
  • Op een houten plank, dus verplaatsbaar

Kanban bord

Lean Pull planning – Het badkamer project 

We offerden een slaapkamer op om een grotere badkamer te realiseren. De huidige badkamer was namelijk 2m x 1m en daarmee iets te klein voor ons gezin. Dit was de eerste keer dat ik een badkamer liet maken, dus geen idee hoe dit moest worden gepland. En er gingen wel vijf partijen in de badkamer aan de slag; iemand voor de elektra, water, tegelwerk, verlaagd plafond en iemand voor het afmonteren. Een traditionele waterval planning, ging mij hier niet helpen inzicht te geven. Want ik had geen idee van de volgorde en de tijd die met het werk gemoeid ging. Kortom, ik kon het werk voor de diverse partijen niet plannen. Bij de Lean Pull planning, plannen de deelnemers zelf hun werk, en dat leek me in deze situatie een uitstekend plan.

Ik had het al volgt aangepakt; op de muur heb ik de weken en de dagen in een matrix gezet. Daarbij een aantal raakvlakken die ik wist benoemd (op post-its geschreven) en de deadline aangegeven.

Met behulp van de pull planning faciliteerde ik de communicatie en onderlinge afstemming van de diverse mensen die aan de slag gingen. We hebben eerst alle raakvlakken benoemd en zijn daar omheen gaan plannen. Eenieder bepaalde zelf hoeveel tijd hij/ zij nodig had en, met de eigen agenda in de hand erbij, wanneer hij of zij gelegenheid had en welke werkzaamheden gedaan werden. En zo maakten we gezamenlijk de planning met, heel belangrijk, een gezamenlijk beeld en doel. Door niemand opgelegd. Nou ja, behalve de deadline dan. Die gelukkig realistisch bleek te zijn.

Er werd natuurlijk wat lacherig gedaan bij het zien van de muur met post-its en afplaktape. Maar binnen een kwartier hadden we inzicht wie waarvoor verantwoordelijk was en welke werkzaamheden verricht moesten zijn, voordat de volgende erbij kon. Tijdens de uitvoering koste het mij dan ook niet veel tijd om te vragen of mensen wel op tijd zouden komen en wat er gedaan moest worden voordat ze erbij konden. Dat wisten ze van elkaar. En ze werkten gezamenlijk naar het einddoel toe.

De Lean Pull planning voor het gesprek:

Lean Pull Planning

 5S – Een opgeruimde werkplek 

Als je niet oppast, is het huis in korte tijd een grote rommel met bouwafval, verpakkingsmateriaal, nieuwe meubels in dozen, verfkwasten, een laag (fijn) stof waar je je voetafdrukken in kunt zien, een aanrecht vol met vuile vaat en rondzwervend gereedschap. Dat werkt niet veilig, niet prettig, leidt tot zoeken naar dat wat je nodig hebt en het blijven verplaatsen van spullen.

Het is zonde van de tijd om dagelijks tegen al die verspillingen aan te lopen.

Aan het eind van iedere dag ruimden we dus met zijn allen het huis weer op. Daar ben je al snel een half uur mee bezig. Zo creëerden we een aantal routines om het huis netjes en geordend te houden, zodat we iedere ochtend op een nette werkplek kwamen. En dat alles gelijk gebruikt kan worden als je het nodig had. En ja, ook daar komen de post-its weer om de hoek.

Een aantal van onze 5S routines:

  • Keuken opgeruimd en vaatwasser aanzetten
  • Al het gereedschap weer terug op de juiste plek
  • Verfkwasten en bakjes schoongemaakt en geordend in de trapkast
  • Een wekelijks ritje naar de stort

5S routine

First Time Right en Just in Time – Bouwstromen 

Wat ik veel bij mijn klanten in de bouw tegenkom, zag ik nu ook terug: waar laat ik al het bouwmateriaal? Ideaal gezien worden om 7:00u de tegels van de badkamer geleverd en plakt de tegelzetter ze vanaf 7:01u tegen de muur. Helaas werkt het in de praktijk niet zo ‘lean’.

Het loont wel de moeite om goed na te denken wanneer je materialen en meubels laat komen en waar je alles neer gaat zetten. Je wilt zo min mogelijk voorraad en spierpijn voorkomen doordat je alles 3x in je handen hebt. Dat vergt wel veel afstemming en geregel. Als ik alles aan de start van de verbouwing had laten komen, dan had ik veel minder hoeven bellen en organiseren. Maar ja, dan weet ik zeker dat de voorraad spullen zich tig keer verplaatst hadden. En dan was ik er waarschijnlijk weken later achter gekomen dat we toch een staafje als handdouche hadden ontvangen in plaats van een ronde, zoals afgesproken. Nu merkte ik het vrij snel op, omdat er niet veel tijd tussen levering en montage zat (Just in Time).

Een leuk voorbeeld is de nieuwe vloer die we iets te vaak in onze handen hebben gehad:

  1. Van de voortuin (op pallets) naar de woonkamer
  2. Anders neergelegd, omdat de planken moeten acclimatiseren. En ze op een speciale manier neergelegd moeten worden
  3. Verplaatst, omdat de man die de vloer kwam leggen, graag bij de blauwe muur wilde beginnen.

Ze hadden prima in 1x op de juiste manier (First Time Right), op de juiste plek terecht kunnen komen.

Verkeerd neergelegd:

Bouw

De tweede stapel. Correct neergelegd om te acclimatiseren. Echter, op de verkeerde plek:

Bouw

De derde stapel. Nu correct neergelegd op de juiste plek:

Bouw

Er valt nog veel meer te vertellen over de verbouwing en de verhuizing. Daarover lees je een volgende keer meer. Dan bespreek ik onder andere hoe ik elementen uit het Lean-huis toe heb gepast.

Ik hoop dat ik je heb geïnspireerd hoe je heel eenvoudig de Agile en Lean filosofie toe kunt passen in je privéleven. Het hoeft allemaal niet zo ingewikkeld. Vaak is het ‘gewoon’ gezond boerenverstand gebruiken. En dat noemen we dan Agile of Lean…

Ook interessant:

Scrum Tools: welke kies je bij Agile projectmanagement?
De ideale Scrumruimte, hoe ziet die er uit?
Is Scrum het nieuwe Lean?

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

 

Over de auteur: Ivar Rameijs

Graag maak ik filosofieën zoals Agile en Lean voor iedereen begrijpelijk en toepasbaar. Met veel energie, enthousiasme en een beetje theater werk ik met teams en organisaties om lekker aan de slag te gaan! Modellen en theorieën zijn interessant, maar het gaat er uiteindelijk om wat je ermee doet. Ik ondersteun daar graag bij.

LINKEDIN
Follow by Email
Schrijf je in om om de week de nieuwste Agile inzichten te ontvangen