samen
werken
De rol van facilitator: wat is goed faciliteren?
De facilitator is een onmisbaar onderdeel van een productieve meeting want zij zorgt ervoor dat het team een meeting in gaat met een doel en dat dat doel vervolgens binnen de Timebox zo goed mogelijk wordt bereikt, waarbij alle deelnemers ook nog eens gezien en gehoord worden.
Binnen de Scrum methode is de Scrum Master verantwoordelijk voor het faciliteren van de Scrum Events. Maar wat betekent faciliteren nu precies? Is dat de ruimte boeken? De meeting inschieten? De post-its bestellen? Nee!
Faciliteren is veel meer dan dat. In dit artikel leg it uit wat de rol van facilitator is, en hoe faciliteren precies werkt.
Wat is een facilitator?
De facilitator helpt de groep een effectieve vergadering te houden en neemt daarin de rol van gespreksleider. Zij bewaakt de structuur, de flow en de energie van de meeting, zodat deelnemers zich kunnen concentreren op de inhoud. Het team doet het denkwerk, de facilitator ondersteunt het denkproces. Dit doet zij door het stellen van de juiste vragen, het inzetten van passende werkvormen en het bewaken van tijd en veiligheid.
De kernkwaliteiten van een goede facilitator
Werk- en gespreksvormen kun je makkelijk genoeg leren. Als facilitator heb je een flinke voorsprong als je de volgende kwaliteiten al in huis hebt.
Ten eerste is het essentieel om goed te kunnen luisteren als facilitator. Met oren maar ook met ogen. Niet iedereen spreekt zich makkelijk uit in woorden, zeker niet met een paar harde stemmen om hen heen. Een sterke facilitator heeft dit feilloos in de gaten want wat onze collega’s ons vertellen met alleen al hun lichaamstaal en toon, daar kunnen we boeken over volschrijven.
Daarnaast is het belangrijk dat je als facilitator goed weg kunt blijven bij de inhoud van het gesprek. Je bent er om het proces te begeleiden, niet om input te leveren. Het is van een normale sterveling immers niet te verwachten dat ze beiden tegelijk kunnen doen.
Een beetje stevig in je schoenen staan helpt ook als je een meeting faciliteert. Niet elke meeting gaat zoals gepland en niet elke deelnemer is even bereid ruimte te bieden aan anderen. Als facilitator moet je hierop kunnen inspelen en grenzen kunnen stellen.
Als laatste komt een dosis organisatievermogen ook van pas. Het is aan de facilitator om een plan te maken voor het bereiken van de meeting-doelstellingen en het bewaken van de tijd. Een hoop dingen te gelijk dus.
Verschillende rollen van een facilitator
Een facilitator vervult niet overal dezelfde rol; de omgeving bepaalt wat er van haar wordt gevraagd. In bedrijfsvergaderingen helpt zij teams om focus te houden, knopen door te hakken en samen tot gedragsbesluiten te komen.
In onderwijsinstellingen ligt de nadruk vaker op het creëren van een veilige leeromgeving waarin studenten actief deelnemen, zich uitspreken en van elkaar leren. En binnen gemeenschapswerk en non-profitorganisaties richt de facilitator zich op het verbinden van diverse perspectieven, zodat groepen met uiteenlopende belangen toch tot gezamenlijke initiatieven kunnen komen.
In elke context staat één ding centraal: het begeleiden van mensen zodat zij samen betere gesprekken voeren en betere resultaten bereiken.
Methoden en technieken
Elk gesprek vraagt om zijn eigen, unieke aanpak, dat maakt faciliteren mensenwerk. Gelukkig zijn er een heleboel tools, handvatten en technieken die we kunnen inzetten om ons hierin te helpen.
Veelgebruikte facilitator technieken
Working together, alone: iedereen in de ruimte werkt aan hetzelfde vraagstuk maar zonder onderlinge interactie. Dit geeft iedereen de gelegenheid eigen ideeen te geneneren en op te schrijven voordat de discussie losbarst.
Popcorn style: iedereen krijgt de kans hun eigen beurt te pakken zodra ze klaar zijn om te delen. Dit in tegenstelling tot het kringetje afgaan. Als je er klaar voor bent pop je op.
Categoriseren: soortgelijke ideeën worden bij elkaar gehangen. Zo voorkom je dubbelingen en heb je een helder overzicht van de unieke uitkomsten.
Dotvoting: alle ideeën zijn op post-its geschreven en gedeeld, nu moeten de belangrijkste worden gekozen. Iedereen krijgt 3 stickers of stift-stipjes om te verdelen over de ideeën. Deze drie stickers kunnen op één idee worden gezet of over twee tot drie ideeën verdeeld worden. De ideeën met de meeste stippen worden verder behandeld.
In- en uitchecken: tijdens de check-in en check-out meten we de “temperatuur” van de groep. Hoe staat iedereen in de wedstrijd? Wat is de sfeer? Soms is het nodig hier vervolgens nog iets mee te doen, vaker is het zo dat het voldoende is even gehoord en gezien te zijn.
Gespreksstructuren voor facilitators
Liberating Structures: 33 gespreksvormen die voor verschillende doeleinden kunnen worden ingezet. Een paar onmisbare volgens ons zijn 1-2-4-all voor het uitvragen van grote en kleine groepen, TRIZ voor het identificeren van destructieve patronen en 15% Solution om direct neembare acties te benoemen en plannen.
Geweldloze communicatie: dit model werkt met vier stappen: waarneming, gevoel, behoefte en verzoek. Door onderscheid te maken tussen feiten en interpretaties ontstaat er minder ruis en minder defensief gedrag. Dit helpt teams eerlijker, duidelijker en empathischer te communiceren
Deep democracy: een methode die erop gericht is om niet alleen meerderheidsstemmen, maar juist ook minderheidsstemmen een plek te geven in de besluitvorming. De facilitator stimuleert de groep om tegengeluiden actief op tafel te krijgen, omdat deze vaak waardevolle informatie bevatten over risico’s en onderstroom.
Feed forward: Waar feedback vaak terugkijkt, richt Feed Forward zich juist op de toekomst: wat wil je meer zien? Waar zit potentieel?
Facilitator must-haves
- Post-its (verschillende maten en kleuren)
- Sharpies
- Flipover vellen
- Dot-stickers
- Verschillende kleuren markers
- Frog- of schilderstape (om flips aan de muur te hangen)
- Miro bord voor online faciliteren
De voordelen van het inzetten van een facilitator
Een ervaren facilitator kan een wereld van verschil maken in teamsessies en besluitvorming. Doordat zij neutraal is en niet meedoet aan de inhoudelijke discussies, kan ze conflicten vroeg signaleren en de-escaleren voordat ze de samenwerking beïnvloeden. Ze helpt tegengestelde belangen te verhelderen, zorgt dat elk perspectief gehoord wordt en begeleidt de groep naar besluiten die echt gedragen worden, niet alleen door de hardst-roependen.
Daarnaast spelen facilitators een cruciale rol in het verbeteren van communicatiestromen binnen teams. Ze creëren ruimte voor duidelijkheid, onderbreken ineffectieve patronen en stimuleren gesprekken waarin mensen elkaar beter begrijpen. Dit leidt tot meer openheid, minder misverstanden en uiteindelijk een soepelere samenwerking.
Valkuilen
Ook een facilitator komt de nodige valkuilen tegen. Een van de grootste is toch ongemerkt de inhoud in worden gezogen. Zeker wanneer je zelf veel kennis hebt over het onderwerp is de verleiding groot om mee te denken of meningen te delen, maar daarmee verlies je direct je neutraliteit. Een andere veelvoorkomende valkuil is het niet duidelijk genoeg neerzetten van structuur: zonder helder doel, tijdsafspraken en werkvormen kan een sessie alle kanten op gaan en ligt frustratie op de loer.
Daarnaast ligt het risico op de loer omvergeblazen te worden wanneer deelnemers elkaar (of jou) uitdagen. Grenzen stellen hoort bij het vak, maar het voelt soms ongemakkelijk om in te grijpen. Hierdoor kunnen problemen juist groter worden dan nodig. Tot slot onderschatten veel facilitators hoeveel energie het kost om een groep te begeleiden. Te veel willen geven zonder pauzes, voorbereiding of zelfzorg leidt al snel tot vermoeidheid, waardoor je minder scherp bent in je rol.
Facilitator vs. coördinator
Hoewel de rollen soms door elkaar worden gehaald, vervullen een facilitator en een coördinator heel verschillende functies. Een coördinator richt zich vooral op de praktische en organisatorische kant: agendabeheer, locaties regelen, materialen klaarleggen en ervoor zorgen dat alles logistiek soepel verloopt. Zij creëert de randvoorwaarden waarin een bijeenkomst überhaupt kan plaatsvinden.
Een facilitator daarentegen, begeleidt het proces tijdens de bijeenkomst zelf. Zij zorgt voor structuur, heldere werkvormen, tijdsbewaking en een veilige groepsdynamiek. Waar de coördinator regelt, zorgt de facilitator ervoor dat de groep effectief samenwerkt, tot inzichten komt en besluiten neemt. In sommige situaties vervult één persoon beide rollen, maar het is belangrijk om te zien dat het twee aparte expertises zijn. Een goede sessie vraagt vaak dan ook om de kracht van beide.
Conclusie
Faciliteren is veel meer dan het organiseren van een meeting of het beheren van agenda’s en materialen. Het is een vak apart, een vak waarin de facilitator met aandacht, structuur en neutraliteit een omgeving creëert waarin groepen betekenisvolle gesprekken kunnen voeren en tot gedragen besluiten komen. Door weg te blijven van de inhoud en zich volledig te richten op het proces, maakt de facilitator het mogelijk dat teams hun eigen denkkracht optimaal benutten.
Of het nu gaat om bedrijfsvergaderingen, onderwijscontexten of gemeenschapsinitiatieven: overal draagt de facilitator bij aan meer focus, betere communicatie en effectievere samenwerking. Met behulp van uiteenlopende technieken, gespreksstructuren en een goed gevulde toolkit weet zij telkens de juiste vorm te vinden voor de vraag die op tafel ligt.
Tegelijkertijd vraagt dit vak om scherpte, zelfbewustzijn en het vermogen om grenzen en kaders te stellen, juist omdat de valkuilen subtiel en menselijk zijn. Neutraliteit verliezen, luide stemmen te laten overstemmen of jezelf overbelasten ligt altijd op de loer.
Uiteindelijk maakt een goede facilitator het verschil tussen een gesprek waarin iedereen praat, en een gesprek waarin iedereen bijdraagt.
De Facilitator Training van Agile Scrum Group biedt een solide fundament voor iedere facilitator, Scrum Master en coach. In deze training wordt uitgebreid ingegaan op essentiële faciliteertechnieken zoals neutraliteit, ruimte bieden en duidelijke doelen en kaders stellen. Daarnaast wordt uitgebreid kennis gemaakt met verschillende Liberating Structures zodat je altijd de juiste gesprekvorm achter de hand hebt.
Ben jij na aanleiding van dit artikel benieuwd hoe wij jou verder kunnen helpen met faciliteren? Onze consultants helpen je graag verder via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl
Ook interessant:
- Coachen van Product Owners: hoe doe je dat?
- Agile vs Lean: Een vergelijking van werkwijzes voor efficiënter samenwerken
- Wat is stakeholdermanagement? Betekenis, handleiding en tips
