samen
werken
Wat is Kanban? Een volledige uitleg van de Kanban Methode + template
Wat is Kanban?
Vraag jij je af wat Kanban is? Dan gaat dit artikel veel opheldering geven. Op deze pagina wordt namelijk van begin tot eind de volledige methode uitgelegd. Na het lezen van deze pagina kun je jouw team of collega’s uitleggen waarom jullie wel of juist geen baat zullen hebben bij de methode. Wil je je na het lezen van dit artikel nog verder ontwikkelen in de Kanban methode? Volg dan onze Kanban training.
Laten we beginnen met een definitie van de Kanban Methode: Kanban is een methode om kenniswerk-diensten (processen) te definiëren, managen, en verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan een dienst als klachtafhandeling, softwaredevelopment, of contentproductie voor een website. De kracht van Kanban zit ‘m vooral in het onzichtbare (kenniswerk) zichtbaar maken, en in de kunst om niet alles tegelijk op te pakken.
In het eerste deel van dit artikel worden de kerngebruiken van de Kanban Methode uiteengezet. Dat geeft waarschijnlijk al antwoord op je vraag: wat is de Kanban Methode? Maar we gaan verder dan dat, door tevens twee rollen te introduceren die in de loop van de tijd binnen veel Kanban teams ontstaan zijn. Tenslotte worden de onderliggende principes uit verandermanagement en service delivery gepresenteerd.
Wat zijn de kerngebruiken die horen bij de Kanban Methode?
Binnen de Kanban methode zijn in de loop van de tijd zes kerngebruiken ontstaan. Deze kerngebruiken worden nu uitgebreid behandeld.
Visualiseer wat je kunt visualiseren
De Kanban Methode hecht zeer veel waarde aan visualisatie. De Kanban Methode start vaak met het visualiseren van het werkproces. Het visualiseren van de workflow is een belangrijk proces om als team samen te doorlopen. Je moet het namelijk met elkaar eens worden over hoe je met elkaar je werk doet.
Naast het visualiseren van het proces, maak je ook werkafspraken visueel. Zo kun je bijvoorbeeld per processtap toevoegen wat de afspraken zijn voordat het werk door mag naar de volgende stap. Tenslotte is het van belang afspraken te maken wat je aan informatie op een post-it/ item zet. Daar zet je over het algemeen op: wie het item oppakt, hoeveel moeite een item is om te realiseren, of een item afhankelijkheden heeft of is geblokkeerd.
Een gevisualiseerd werkproces kan er als volgt uitzien:
2. Limiteer de hoeveelheid werk dat je tegelijkertijd oppakt
De hoeveelheid werk waar je op een bepaald moment mee bezig bent noem je “Work in Progress” oftewel “WIP” afgekort (zie de WIP (4, 4, 6, 4) weergegeven in onderstaande afbeelding). We zijn gewend om nieuw werk zo snel mogelijk op te pakken. Managers vragen medewerkers zo snel mogelijk, als er een nieuwe taak de kop opsteekt, om dit op te pakken. Dit is een push model, waar werk aan de voorkant naar binnen wordt geduwd. Het gevolg hiervan is dat processen overvol raken. Je bent met zoveel dingen tegelijk bezig dat alles in doorlooptijd langer gaat duren. Je hebt het gevoel de regie over je eigen werk kwijt te raken en hebt het extreem druk terwijl concreet resultaat achter blijft.
De Kanban Methode gaat uit van een Pull model. Pull betekent dat je pas nieuw werk het proces in “trekt” als er capaciteit vrijkomt. Je stelt een limiet op de Work in Progress, een WIP-limiet.
Door minder dingen tegelijk op te pakken realiseer je een kortere levertijd en betere kwaliteit. Daarnaast vergroot het je wendbaarheid wanneer prioriteiten wisselen. Je bent namelijk niet met honderd dingen bezig die allemaal half af zijn.
3. Manage de flow van werk
Als je de Kanban Methode toepast en je hebt het werkproces en afspraken gevisualiseerd, je WIP-limieten vastgesteld, dan kun je de flow van werk gaan optimaliseren. Je hebt een goede flow als items op je kanban bord nauwelijks stil komen te staan. Je meet een goede flow af aan de doorlooptijd of levertijd. Hoe korter, hoe beter de flow is (“lead time” in bovenstaande afbeelding).
4. Maak afspraken expliciet
Heb jij binnen jouw team afspraken expliciet gemaakt over hoe je samenwerkt? Waarschijnlijk niet, en daar ben je niet uniek in. Maar je kunt de productiviteit en samenwerking een flinke boost geven als je verwachtingen met elkaar kortsluit.
Maak dus een paar (niet te veel) simpele afspraken die zichtbaar zijn, altijd toegepast worden, maar aangepast worden wanneer nodig.
Je kunt afspraken maken over de WIP limieten, aantal personen per processtap, elkaar helpen wanneer je tijd over hebt, de Definition of Done, of wanneer je nieuw werk oppakt.
5. Implementeer feedback loops
Binnen de Kanban methodiek wordt iteratief verbeteren als waardevol gezien. Dit krijgt gestalte door dagelijkse, wekelijkse, en maandelijkse feedback loops te introduceren. Deze feedback loops hebben de vorm van terugkerende meetings waarin op vaste momenten een vast onderwerp besproken wordt. Onderstaand voorbeeld geeft aan welke meetings op welke frequentie geïntroduceerd kunnen worden. Onder de afbeelding worden de meetings kort toegelicht. Je ziet de feedback loops in de vorm van de grijze pijltjes.
- Strategie review: om te kijken hoe de buitenwereld verandert in relatie tot jouw proces(sen). Op basis daarvan kunnen aangeboden diensten heroverwogen worden.
- Operations review: om balans tussen processen te bespreken (voornamelijk verdeling van beperkte resources).
- Risk review: bespreek wat jou als team blokkeert, of de productiviteit vermindert.
- Service delivery review: beoordeel en verbeter effectiviteit van dienst
- Replenishment meeting: items over commitment punt tillen. Het “commitment punt” is zichtbaar in de eerste afbeelding waarin het Kanban bord werd geïntroduceerd. Deze meeting lijkt een beetje op een Sprint Planning voor de Scrummers onder ons.
- Kanban meeting: voor de dagelijkse coördinatie, maakt zelf-organisatie mogelijk. Deze meeting lijkt op de Daily Scrum, maar stelt slechts de vraag of er iets is dat iemand blokkeert.
- Delivery planning: het monitoren en plannen van opleveringen.
Let op: Je hoeft niet al deze meetings apart plaats te laten vinden in de Kanban methode. Veel teams starten bijvoorbeeld alleen met de introductie van de Kanban meeting en replenishment meeting. De overige onderwerpen worden dan opgenomen in bestaande meetings.
6. Verbeter samen, evolueer experimenteel
Veel verandertrajecten starten met een duidelijk begrip van het eindpunt, en gaan dan doelgericht naar dat eindpunt toe werken. De Kanban Methode niet, die gaat uit van de huidige situatie (en de wijsheid die daar inzit en over de jaren is opgebouwd). Teams die de Kanban Methode adopteren zullen geleidelijk evolueren door kleine experimenten uit te voeren.
Lees ook: Agile management: 5 grote veranderingen
Hoe kan ik meer te weten komen over de Kanban Methodiek?
“Wat is Kanban?” Daar begon het artikel mee. We hopen dat je globaal antwoord heb op die vraag. Wil je nog veel meer weten over Kanban, of wil je Kanban introduceren binnen jouw team of organisatie? Neem dan contact met ons op over onze Kanban Training en Kanban Coaching.
Extra’s in de Kanban Training:
- Wat is een flow systeem?
- Wat zijn de onderliggende principes waaruit de Kanban Methode is ontstaan?
- Welke rollen onderscheidt de Kanban Methodiek?
- Herhaling en verdieping op bovenstaand artikel
- Forecasting en metrics binnen Kanban
- Kanban mindset/ waarden
- Introduceren van Kanban in jouw team of organisatie
- Opschalen van Kanban naar organisatieniveau
Ook interessant:
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
