samen
werken
Storyboards: topvergadering in een handomdraai (+ gratis format)
“When the outcome of a meeting is to have another meeting, it has been a Lousy meeting.”
Vergaderen, vergaderen en nog meer vergaderen…
Daar gaan we weer, op naar de volgende vergadering! Dagelijks komen mensen in het kantoor bij elkaar om te vergaderen, maar niet altijd is het doel van de vergadering bekend. Wordt het doel vooraf bepaald of wordt er pas tijdens de vergadering over nagedacht? De kans is groot dat jij en je collega’s een kantoorruimte in duiken om te praten over de voortgang, zonder goed te bedenken wat er echt besproken moet worden. Hierbij is het onderwerp van de vergadering duidelijk, maar niet het uiteindelijke doel. Deze onduidelijkheid zou kunnen ontstaan, doordat er dominante en verlegen mensen aan tafel zitten. In de meeste gevallen worden de verlegen mensen niet gehoord. Om effectiever te kunnen vergaderen moet iedereen aan bod komen. Als ieder vergaderlid zijn bijdrage kan leveren, komt het algemene doel van het gesprek steeds meer in zicht. Er is dus meer nodig dan alleen een kantoorruimte, een beamer en een onderwerp. Liberating Structures heeft hier een hulpmiddel voor bedacht: het ontwerpen van Storyboards!
Wat zijn Storyboards?
Storyboards zijn borden waarop alle elementen van de vergadering zijn uitgedacht. Het dwingt de ontwerp-deelnemers (mensen die de vergadering ontwerpen) na te denken over de specifieke invulling en doel van de vergadering. Hierbij kan gedacht worden aan de uitnodiging, de ruimte, de materialen, participatie, procesconfiguraties, facilitering en tijdsplanning. Storyboards voorkomen dat mensen een vergadering uitvoeren zonder een specifieke invulling en een specifiek doel voor ogen. Goede ontwerpen leveren beter resultaten, doordat stilzwijgende en latente bronnen van innovatie tijdens de vergadering worden besproken. Kortom, het Storyboard is een effectief middel om vergaderingen beter te laten verlopen en beter resultaat te boeken.
Het doel van Storyboards
- Het roept een doel op dat voor iedereen duidelijk is
- Maakt het werken met vergaderingen productief en plezierig voor iedereen
- Geeft iedereen een kans om een bijdrage te leveren
- Bevordert synergie tussen deelnemers
- Helpt iedereen zijn of haar rol te vinden door het ontwerpproces zichtbaar te maken
- Onthult de zwakke punten van de huidige situatie en stap ervan af
- Verkrijgt uit alle bronnen innovatie (expliciet, stilzwijgend, latent / opkomend)
Ontwerp jouw Storyboard!
De volgende 5 structurele elementen helpen je bij het ontwerpen van je eigen storyboard.
- Jullie ontwerpteam:
- Het eerste wat je nodig hebt, is een ontwerpteam (een representatieve subset van de groep). Nodig dit team uit bij elkaar te komen om een gedetailleerd plan te maken, inclusief visuele aanwijzingen, over hoe deelnemers met elkaar omgaan om hun doel te bereiken.
- De ruimte & de materialen die je nodig hebt:
- Een open muur met een groot vel papier of flip-over pagina’s
- 2-bij-4-inch post-its en / of bevrijdende structuren speelkaarten
- Een leeg Storyboard (zie voorbeeld template hier onder)
- Hoe deelname wordt verdeeld:
- Iedereen die betrokken is bij het ontwerp en de planning van de vergadering heeft een gelijke gelegenheid om bij te dragen.
- Hoe groepen zijn samengesteld:
- Gebruik bijvoorbeeld 1-2-All of 1-All in snelle cycli voor elke onderstaande stappen
- Welke stappen jullie moeten nemen:
- Verduidelijk het doel van jullie werk samen (gebruik indien nodig 9-Why’s) [2 tot 5 minuten]
- Beschrijf de standaardbenadering of structuur die normaal gesproken voor deze sessie zou worden gebruikt (inclusief wie aanwezig is) en beoordeel of het aangegeven doel is behaald of niet [5 tot 10 minuten]
- Bepaal of het doel in één stap kan worden bereikt. Zo niet, wat moet dan de eerste stap zijn? Werk alleen de eerste stap uit tot het doel van deze stap duidelijk is. [5 tot 10 minuten]
- Bepaal welke structuren het best geschikt zijn om het doel te bereiken; kies er één en een back-up [2 tot 10 minuten]
- Bepaal wie wordt uitgenodigd en wie de vergadering zal faciliteren. Voer al je beslissingen in op het lege storyboard [2 tot 10 minuten]
- Bepaal de vragen en het proces dat wordt gebruikt om het ontwerp te evalueren (bijv. Heeft het ontwerp de gewenste resultaten bereikt? Heeft de groep op een productieve manier samengewerkt? Is er nu iets nieuws mogelijk?
- Als er meerdere stappen nodig zijn, overleg dan met het ontwerpteam en maak een afspraak om aan een Geavanceerd Storyboard Ontwerp te werken (zie onderstaande beschrijving) [5 tot 10 minuten]
Tips & Valkuilen
- Moedig mensen aan en speel serieus met snelle iteraties; door korte herhalingen verdiep je je ontwerp
- Werk minimaal in tweetallen (een extra paar ogen en oren helpt echt!) of kleine groepen
- Gebruik pictogrammen en schetsen om snel bruikbare ideeën te ontwikkelen
- Bespaar niet de tijd die nodig is om een goed ontwerp te genereren. Een goed ontwerp zal de verspilde vergadertijd met veel meer verminderen
Enthousiast geworden om zelf aan de slag te gaan? Goed nieuws! Wij hebben een blanco Storyboard format voor jou beschikbaar gesteld, vraag hem hierboven aan!
Verder geïnteresseerd in andere Liberating Structures? Klink hier voor een overzicht!
Ook interessant:
- Fishbowl – Liberating Structure
- 1-2-4-All – Liberating Structure
- Generative Relationships Star – Liberating Structure
- Wise Crowds – Liberating Structure
- Open Space – Liberating Structure
Vind je dit artikel interessant?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
