Online samenwerken: hoe structureer je samenwerking online? [3 best-practices]

Tegenwoordig hebben we steeds meer te maken met online samenwerking: het is flexibel en mobieler, en soms is online samenwerken zelfs noodzakelijk. Toch is het voor veel teams lastiger om hetzelfde ‘gevoel van samenwerken’ in de digitale wereld te creëren. In deze blog wordt uitgelegd hoe je óók online een high-performing team kunt worden.

Wat is samenwerken?

Allereerst zullen we het concept ‘samenwerken’ wat meer duiding geven. Wat bedoelen mensen als zij het hebben over samenwerking? Om te beginnen doe je samen-werken niet alleen, maar met minimaal twee personen. Ten tweede probeer je samen een specifiek doel te behalen in de samenwerking.

De wereld waarin we leven is snel complexer geworden de afgelopen millennia. Een ouderwetse bakker of ijzersmid kon met alleen vakmanschap een volledig eindproduct realiseren, maar tegenwoordig zijn eindproducten te complex om door één persoon vervaardigd te worden.

Om als groep zo effectief mogelijk naar een gezamenlijk doel te werken kun je afspraken maken met elkaar over ieders rol, het proces, of de tools die je gebruikt. Werkafspraken geven structuur aan een samenwerking. Om werkafspraken te kunnen maken – en die na te komen – is vertrouwen binnen het team van essentieel belang.

Hoe werkt online samenwerken?

Grotendeels kun je op dezelfde manier blijven samenwerken. Zowel offline als online kunnen rollen, processen, en andere werkafspraken grotendeels ongewijzigd blijven. Echter, worden wel andere aandachtspunten belangrijk als je online samenwerkt, zoals:

• Het opbouwen van vertrouwen binnen een team is zoals gezegd een belangrijk fundament voor een vlotte samenwerking. Het opbouwen van vertrouwen gaat makkelijker als je face-to-face samenwerkt. Besteed hier dus expliciet aandacht aan.
• Voorheen zat je met elkaar op kantoor en nu zit je thuis. Zorg ervoor dat je elkaar geregeld blijft ‘zien’ via videogesprekken. Onderzoek wijst uit dat een videogesprek redelijk dicht bij de ervaring van face-to-face contact komt en meer oplevert dan een telefoongesprek.
• Wanneer je online samenwerkt worden ‘online-tools’ die je inzet voor de samenwerking belangrijker. Denk er dus goed over na hoe je wilt samenwerken en kies de tools die dit het best ondersteunen.
• Het gesprek bij de koffieautomaat en de vrijdagmiddag-borrel verdwijnen, terwijl dit belangrijke informele momentjes zijn. Zorg dat je met elkaar deze informele momentjes ook online hebt. Je kunt hier creatieve invullingen aan geven als een online borrel, een online pubquiz, of een LAN-party.

Als teams geen goede afspraken maken over de samenwerking dan kan dit pijnlijk duidelijk worden als het team overschakelt naar een online samenwerking. Als je in een kantoor zit kun je elkaar altijd even snel aanspreken en is er sociale controle. Onduidelijkheid over werk komt daardoor sneller naar boven, én lost zich automatisch makkelijker op.

Als je online werkt, is dit niet het geval dus is het van belang om werkzaamheden zoveel mogelijk te stroomlijnen. Hoe je dat doet?

Welke best-practices zijn er voor online samenwerking?

Er zijn verschillende vormen van samenwerken te bedenken, zoals Scrum, Kanban en Design Thinking. Ruwweg kun je zeggen dat de meeste teams projectwerkzaamheden en/of operationele lijnwerkzaamheden hebben. Voor beide vormen van werk zijn samenwerkingsvormen beschikbaar die de effectiviteit en het werkplezier ten goede komen.

1. Scrum voor projecten
Ten eerste kun je Scrum inzetten voor projectmatige werkzaamheden. Scrum is een projectmanagement raamwerk met een duidelijke rolverdeling en procesgang. Een Scrumteam is een zelforganiserend team dat effectief klantwaarde oplevert. Scrum heeft zich over de jaren heen bewezen als één van de beste methoden voor de huidige tijd. Onderstaande video geeft een korte uitleg van Scrum.

Volg een Scrum workshop met jouw team uit ons ‘slim online samenwerken curriculum‘.

2. Kanban voor processen
Een andere veelgebruikt handvat voor samenwerking is Kanban. Teams die met Kanban werken volgen een aantal handige gebruiken:

• Het team visualiseert het werkproces en het werk dat zich in het proces bevindt. Hier zijn goede online tools voor.
• Er wordt niet te veel werk tegelijkertijd opgepakt, waardoor men focus houdt en wendbaar blijft.  Dit zorgt voor effectiviteit en efficiëntie.
• Men besteedt aandacht aan de doorstroom van werk door het proces. Bottlenecks worden opgelost en zo de doorlooptijd teruggebracht waardoor je snel en goed kunt leveren naar klanten.
• Het team maakt heldere werkafspraken. Daarbij geldt: maak een paar (niet te veel) simpele afspraken die zichtbaar zijn, altijd toegepast worden, maar aangepast worden wanneer nodig.
• Er worden terugkerende meetings ingepland om een vaste cadans te geven aan werkzaamheden.
• Kanban teams besteden aandacht aan continue en stap voor stap verbetering.

Volg een Kanban workshop met jouw team uit ons ‘slim online samenwerken curriculum‘.

3. Design Thinking voor vernieuwing
Met Scrum en Kanban kunnen de meeste werkzaamheden van teams worden opgevangen, omdat je een werkwijze voor zowel projectmatig werk als voor operationeel procesmatig werk hebt. Maar zal dat niet alles omvatten, omdat tegenwoordig  innovatie een aanvullend speerpunt zal zijn. Om met innovatieve oplossingen te komen voor een complexe uitdaging is Design Thinking dé methode om te gebruiken als aanvulling op Scrum en Kanban.

Design Thinking gaat uit van intensief gebruikersonderzoek, gedegen aandacht voor creatieve brainstormprocessen, en snelle iteraties waarin je tot een prototype komt dat bij gebruikers gevalideerd kan worden. Design Thinking is in te zetten voor product- en dienstinnovatie.

Volg een Design Thinking workshop met jouw team uit ons ‘slim online samenwerken curriculum‘.

Blogreeks Slim Online Samenwerken – Curriculum

Deze blog is onderdeel van een 6-delige blogreeks, waarin verschillende vraagstukken rondom online samenwerken worden belicht. Om teams te ondersteunen in het slim online samenwerken, heeft Agile Scrum Group 10 korte workshops ontwikkeld die per stuk kunnen worden afgenomen. Lees meer over het Slim Online Samenwerken Curriculum of schrijf je hier onder in voor de 6-delige blogreeks over online samenwerken.

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Rik van der Wardt

Rik is Agile Coach met specialisatie op innovatie en zelforganisatie. Zijn expertise ligt op het ontwikkelen van teams die zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en tot waardevolle vernieuwing komen. Dit doet hij door het inzetten van elementen uit het Agile gedachtegoed, het aanspreken van intrinsieke drive, een dosis gezond verstand en aanstekelijk enthousiasme.