Een Kanban Kaart: wat is het? En hoe maak je het?

Je hebt ze vast weleens in één of andere vorm gezien; kaartjes op een kanban bord, fysiek of digitaal. Vaak zijn ze zichtbaar in de vorm van plakbriefjes, die geleidelijk aan naar rechts schuiven, op weg naar de meest rechter kolom van het bord. De kolom wordt vaak ‘Done’ genoemd. Wat is nu zo’n Kanban kaart en wat staat er allemaal op? Hoe maak je ze en waar moet je op letten? Deze blog vertelt het je.

Wat is een Kanban kaart?

Heel strikt genomen hangt het er fundamenteel al van af of je het hebt over het Kanban-systeem van Toyota, zoals ontwikkeld door Taiichi Ohno, of over de Kanban-methode die daarvan is afgeleid door David Anderson. In het eerste geval is een Kanban kaart een placeholder voor een kleine voorraad materialen in het two-bin-system van Ohno (bron: Taiichi Ohno – Toyota Production System, beyond large-scale production), in het tweede geval is het een kaart die een werk-item beschrijft. Wij gaan in deze blog verder in op het tweede geval, de Kanban kaart van de Kanban methode (bron: David J. Anderson – Kanban, Successful Evolutionary Change for your Technology Business).

Een Kanban kaart vertegenwoordigt een stuk werk, ook wel een werk-item genoemd. Zo’n werk-item is tegenwoordig vaak een stuk onzichtbaar kenniswerk. Als een meubelmaker bijvoorbeeld een tafel maakt dan zie je, zelfs als je daar niet zoveel verstand van hebt, in een oogopslag of het al bijna af is of niet. Maar als een programmeur een app maakt, is het met moeite en met specifieke kennis van programmeren zichtbaar hoe het ermee staat. De Kanban kaart maakt dit visueel door in het app-voorbeeld stukken programmatuur te beschrijven die gemaakt moeten worden. Door de plek op het bord zien we de status: moet het nog worden gemaakt, is het in uitvoering of is het al klaar?

Welk doel heeft de informatie op de kaart?

Het is dan ook nuttig dat een Kanban kaart bepaalde informatie bevat. Dit kan voor elk soort werk anders zijn en je mag het met je team zelf bepalen, maar er zijn een flink aantal gegevens die je in de meeste situaties wel op je kaart wilt hebben. Je kunt uitgaan van de vraag: wat is het doel van de informatie op de kaart? Dat is allereerst om duidelijk te maken wat het werk-item inhoudt en daarnaast om het team te helpen bij het uitvoeren en het prioriteren ervan.

Zet deze basisinformatie op de kaart

Allereerst moet je weten om wat voor werk het gaat, dus zet bovenaan een korte titel van het werk-item. Deze moet zo eenduidig mogelijk zijn en ook niet te lang. Een tip: zorg ervoor dat de titel een werkwoord bevat. Als je werk-item als titel heeft: “Tafelblad” is het niet duidelijk wat er moet gebeuren. “Tafelblad schuren” zegt al veel meer.

Als tweede kun je dan een uitgebreidere beschrijving opnemen waarin je details, opmerkingen, criteria, enzovoort opneemt. Dit is niet voor iedereen relevant; dat wordt het pas voor degene die het werk-item daadwerkelijk gaat uitvoeren.

In veel gevallen zul je werken met een digitaal bord, bijvoorbeeld in Jira. Het systeem genereert dan automatisch een uniek id. Als je op een fysiek bord werkt, kan het handig zijn om zelf je werk-items te nummeren om op die manier het item te identificeren en eventueel te koppelen aan een elektronisch trackingsysteem.

Het is nuttig om te weten wie er aan een item werkt. Dat kun je doen door de naam op de kaart te schrijven, maar als er beurtelings door anderen aan een werk-item wordt gewerkt, dan werkt dat niet. Dan kan een sticker of magneet met initialen, foto of avatar uitkomst bieden.

Prioriteren met behulp van serviceklasses

Het indelen van je werk in serviceklasses kan je helpen bij het prioriteren. Door duidelijk af te spreken welk werk in een bepaalde klasse valt en welke prioriteringsregels daarbij horen, kunnen teamleden hier zelfstandig makkelijk beslissingen over nemen en een bepaald werk-item pull-en. (Voor meer details over hoe dit werkt, zie de blog: Hoe gebruik je Classes of Service in Kanban om te prioriteren?) Het is dan van belang dat de serviceklasse van het werk-item wordt vermeld op de kaart. De verdere informatie op de kaart kan variëren per type werk-item of per serviceklasse.

Kanban kaarten voor bijhouden van de voortgang

Om voortgang te kunnen bijhouden moet de datum waarop het werk-item het systeem is binnengekomen worden vermeld. Dit faciliteert een FIFO-wachtrij voor de standaard serviceklasse, maar het geeft teamleden ook informatie over de verblijfsduur in het systeem t.o.v. een service level overeenkomst. Daarnaast kan het helpen bij de beslissing tot aanpassing van de prioritering, als bepaald werk deze overeenkomst dreigt te gaan schenden. Bijvoorbeeld als het te lang in het systeem is blijven steken. Als het werk door meerdere stappen gaat, zou je zelfs het binnenkomst moment per stap kunnen vastleggen, om zo informatie te verzamelen over doorlooptijden per stap.

Als er sprake is van een deadline of een vaste leverdatum, zet dan die datum ook op de kaart. Doe dit het liefst met een aanduiding erbij (bijvoorbeeld een gekleurde sticker), zodat het team er rekening mee kan houden.

Faciliteren van zelforganisatie

Het ontwerp van een ticket dat een individueel werk-item vertegenwoordigt, moet als vuistregel genoeg informatie bevatten om prioriteit beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld zoals welk item als volgende moet worden opgepakt, zonder dat daar de tussenkomst van een manager voor nodig is. Het doel is om teamleden in staat te stellen hun eigen keuzes te maken door transparantie te creëren in het proces, de doelstellingen en de risico-informatie. Naarmate je meer leert over serviceklassen en service level agreements, zul je zien dat Kanban op deze manier een krachtig, zelforganiserend risicomanagement-mechanisme biedt.

Conclusie

Een team bepaalt uiteindelijk zelf in gezamenlijk overleg wat er op een kaart komt, zodat ze er optimaal mee, en aan, kunnen werken. Ook de afspraken rondom serviceklassen worden door het team gemaakt. Belangrijke velden zijn daarbij ‘Omschrijving, behandelaar, startmoment, eventuele deadline en serviceklasse’.

Heb je nog vragen over Kanban, of wil je met iemand over doorpraten? Neem dan contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195 en we helpen je graag verder.

Ook interessant:

• Hoe en welke Kanban metrics kun je het beste gebruiken?
• Welke rollen zijn er in Kanban?
• Stakeholdermanagement modellen: Freeman en Salience uitgelegd en toegepast
• Story points in uren uitdrukken, mag dat?

Over de auteur: Bart Schrap

Bart is Agile coach en trainer bij Agile Scrum Group. Hij wordt er blij van om praktische dingen te maken, die echt van waarde zijn. En deze vervolgens continu te verbeteren. Vanuit een brede praktijkervaring traint en coacht hij mensen en teams om Agile te werken. Als Bart niet aan het werk is, rijdt hij op zijn motor of op zijn mountainbike. Hij houdt ervan om de natuur in te trekken.