samen
werken
Dot Voting (ook wel: Dotmocracy, Multi-Voting, Sticker Voting)
Het kan lastig zijn om met een team beslissingen te nemen over de prioritering van problemen en uitdagingen die zich kunnen voordoen tijdens een project. Hoewel het meestal niet mogelijk is om iedereen tevreden te stellen, is het wel zaak om in het team zoveel mogelijk draagvlak te creëren voor de genomen besluiten. Dit komt de voortgang van het project en de moraal in het team ten goede. Dot voting kan hierbij helpen.
Dot voting is een methode die wordt gebruikt om een team op een democratische wijze keuzes te laten maken uit verschillende opties. Bijvoorbeeld tijdens een brainstormsessie of projectworkshop waarin verschillende oplossingen voor een bepaald probleem worden geformuleerd. Simpel gezegd werkt het zo: elke oplossing wordt op een Post-It geschreven en op een whiteboard geplakt. Vervolgens stemmen alle deelnemers naar eigen inzicht, doormiddel van het plakken van een stickertje op de voorkeursoplossing. (markeringen met een kleurstift kan overigens ook.)
Vervolgens worden alle stemmen opgeteld en de optie met de meeste stemmen komt als winnaar uit de bus.
De voordelen van deze cumulatieve manier van stemmen zijn in principe:
- Het democratisch gehalte is hoog waardoor het draagvlak creëert, iedereen wordt ‘gehoord’
- Egalitair: iedere deelnemer heeft een gelijke stem
- Weinig mogelijkheid tot ‘lobbyen’ en collectieve vooringenomenheid
- De collectieve kennis en creativiteit van het hele team wordt benut
Klinkt eenvoudig, maar er zitten wat adders onder het gras. Dot voting is een heel krachtige en snelle tool, maar tal van factoren kunnen een vertroebelend effect hebben op het stemproces. Waardoor de winnaar niet noodzakelijkerwijs het beste idee vertegenwoordigt. Dot voting kan van grote waarde zijn, maar je moet het wel goed toepassen, óf beter achterwege laten. Ik geef hieronder een aantal ‘trucs’ om de meest voorkomende valkuilen te omzeilen.
Wanneer gebruik je Dot voting?
Dot voting is een krachtige tool die je kunt toepassen in de volgende situaties:
- Als je de discussie wil beperken tot specifieke onderdelen van een groter geheel.
- Als er een gebrek aan vertrouwen en veiligheid is in het team.
- Als het onderwerp beladen of politiek geladen is.
- Als je verschillende perspectieven nodig hebt, maar die niet boven tafel krijgt, (zie: 2).
- Als je snel beslissingen moet nemen in weinig tijd.
Dot voting kan helpen om snel collectieve beslissingen te nemen en consensus te bereiken met de volgende doeleinden:
- Kiezen tussen verschillende potentiële onderzoeksrichtingen.
- Nieuwe designvoorstellen.
- Een rangorde aanbrengen in onderwerpen om te bediscussiëren.
- Informatie verzamelen om te verwerken in een prioriteitsmatrix.
Hoe ziet een Dot voting Sessie eruit?
- Facilitator: Workshops werken beter met een goede facilitator, bij Dot voting is dat niet anders. De workshop facilitator zorgt ervoor dat de materialen voorhanden zijn, dat de opties op de muur komen en dat de stemronde ordelijk (en in stilzwijgen!) verloopt.
- Materialen: Over het algemeen wordt tijdens een Dot voting-sessie gebruik gemaakt van Post-It’s en Sticker dots. (Kleine ronde stickertjes met een bepaalde kleur). Zoals gezegd; gekleurde stiften zijn ook mogelijk, gekleurde magneten zijn een optie en ik heb ook wel eens gestemd met behulp van 10 roze spaarvarkens, maar dat was een uitzondering. Om maar aan te geven: de mogelijkheden zijn legio.
- De context duidelijk stellen: Het is raadzaam om vóór de stemming het doel en de context van de Dot voting-sessie nogmaals duidelijk te communiceren. “Waaróm stemmen wij, waaróp stemmen wij?” en zéér belangrijk en vaak vergeten: “hebben we het allemaal echt over hetzelfde!?” Ook is het handig de juiste verwachtingen te wekken omtrent de uitkomsten van de stemming en dan met name hoe deze zullen worden gebruikt.
- Het stemmen: Verdeel de stickers in de groep, conform het voorgeschreven aantal stemmen per deelnemer. Als vuistregel kan je een kwart van aantal beschikbare opties aanhouden. Dus: 12 opties = 3 stickers per deelnemer.
- Er wordt vlak vóór en tijdens het stemmen niet gesproken, gecommuniceerd of gelobbyd. De facilitator ziet hierop toe.
- Alle deelnemers nemen vóór het stemmen aandachtig alle opties nog eens door en maken voor zichzelf al een keuze.
- Vervolgens stemmen alle deelnemers tegelijk. (Nu plakt men dus de stickers).
- Het tellen van de stemmen: Nadat de stemmen zijn uitgebracht wordt alles opgeteld en komt er een bepaalde rangorde met een winnaar uit de bus. Het is vaak raadzaam deze rangorde niet meteen als absolute waarheid aan te nemen, maar meer als discussiestuk. Elke deelnemer kan nog toelichten waarom hij of zij zo gestemd heeft en het totaalbeeld en de rangorde kunnen nogmaals tegen het licht worden gehouden. Het is wel de bedoeling dat de sessie wordt afgesloten met een collectieve beslissing over de rangorde en winnaar.
Veel voorkomende problemen
- Vote splitting: Het split vote-probleem doet zich voor als er gekozen moet worden tussen overeenkomstige opties die een bepaalde overlap hebben. Hierdoor wordt de uitkomst mogelijk vertroebeld. Stel: je moet kiezen tussen 3 opties: Granny Smith-appels, Golden Delicious-appels en Hollandse peren. Omdat de appelstemmen verdeeld worden over twee opties en de peer niet hoeft te delen, is het met een dergelijke keuze mogelijk dat de Hollandse peer wint, zelfs als een meerderheid de voorkeur geeft aan appels.
- Groepsdenken en andersoortige wederzijdse beïnvloeding: Groepsdenken zal een rol gaan spelen als het stemmen zelf niet strak wordt gefaciliteerd. Het stemgedrag van deelnemers wordt dan beïnvloed door de wijze waarop andere deelnemers stemmen. Vaak spelen dan politieke overwegingen mee en het politieke belang kan haaks staan op het algemeen belang. Dit risico op groepsdenken en politieke onderstromen is groter naarmate er belangrijkere beslissingen moeten worden genomen
- Onduidelijke probleemstellingen of oplossingen: Het is cruciaal dat alle deelnemers heel goed snappen waarop ze stemmen, anders worden er keuzes gemaakt waar later minder draagvlak voor blijkt te bestaan. (Een goed voorbeeld, op macroniveau, is natuurlijk de Brexit). Zorg er daarom voor dat alle opties goed worden doorgesproken en onduidelijke taal wordt opgehelderd, vóórdat er gestemd wordt. Sommige zaken vereisen natuurlijk een bepaalde expertise om een onderbouwde keuze te kunnen maken en die heeft niet iedereen.
- Oorzaak en gevolg, kritieke paden, etc.: Stel je een situatie voor waarin er gekozen moet worden welk probleem het eerst opgepakt wordt. Er zijn zes problemen om uit te kiezen, maar eigenlijk is één van de problemen de veroorzaker van de overige vijf… en vervolgens wordt deze niet gekozen. Dat is geen duurzame manier van werken. Eérst moet de oorzaak worden weggenomen, dan pas de symptomen. Het is dus geen goed idee om oorzaak en gevolg, maar ook oorzaak en oplossing, als onderwerpen tegelijk in stemming te brengen.
- Grote, grensverleggende, onconventionele, nieuwe ideeën: Mensen zijn mensen en hebben nou eenmaal een voorkeur voor datgene wat vertrouwd en bekend is. Een gedurfd, onconventioneel idee dat een sprong in het diepe of een uitstap naar onverkend gebied impliceert, zal minder worden begrepen en waarschijnlijk minder stemmen krijgen. Laat dit soort onderwerpen beter achterwege.
Tips & Trucs die je zou kunnen toepassen
- Bereid de stemronde sowieso goed voor. Zorg dat er zo min mogelijk overlap is tussen verschillende opties, vermijd onderlinge afhankelijkheden en haal geen problemen en oplossingen door elkaar. Grote gewaagde ideeën en nieuwe strategieën zijn minder geschikt voor een dot voting-sessie. Beperk je tot een duidelijk omschreven probleem
- Geef de deelnemers voldoende tijd om zich te kunnen verdiepen in de materie. Deelnemers mogen niet blijven zitten met vragen die kunnen leiden tot ongefundeerde uitkomsten.
- Laat de deelnemers alleen stemmen op onderwerpen waar ze expertise van hebben of eigenaar van zijn. In dit geval zal de uitkomst van de stemronde zelden een ‘beslissing’ zijn, maar meestal een discussiestuk. Ook dat heeft waarde.
- Stem met verschillende gekleurde stickers en ken aan specifieke kleuren een specifieke expertise toe. Zo kan je achterhalen wie waarvoor heeft gestemd.
- Breng een rangorde aan in de stickers. Elke deelnemer heeft een sticker met een 1, een 2 en een 3. Hiermee hebben de deelnemers meer differentiatie qua gewicht om mee te geven aan specifieke stemmen.
- Stel als facilitator van tevoren een stemvolgorde vast. Deelnemers met de laagste rang stemmen eerst, die met de hoogste rang en meeste verantwoordelijkheid het laatst. Dit voorkomt het HIPPO-effect. (highest paid person’s opinion).
- Ken aan bepaalde kleuren (stickers) een specifieke betekenis toe, bijvoorbeeld: Rood voor innovatie, groen voor haalbaarheid, blauw voor klantbehoefte,
- Stem blind of digitaal als de teamdynamiek aanleiding geeft tot wederzijdse beïnvloeding. Laat de stickers achterwege en deel stemkaartjes uit waarop deelnemers hun keuze kunnen zetten. Vervolgens worden de resultaten met de groep gedeeld en besproken. Digitaal stemmen kan ook een oplossing zijn en er zijn ook behoorlijk wat digitale tools die dot-voting ondersteunen, denk aan MIRO of MURAL. Feedbackframes.com levert een overigens een bruikbare analoge oplossing waarmee je blind kunt stemmen.
Is je interesse gewekt in werken met Scrum? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of neem een kijkje op onze trainingspagina.
Ook interessant:
- Lencioni’s Uitdagingen in Scrumteams (+ Praktijkvoorbeeld)
- High Performance Teams, wie wil ze niet?
- Groepsinterventies voor de Scrum Master
Vind je dit artikel interessant?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
