samen
werken
Wat is een Epic in Agile werken?
Epic is een grotere User Story die te omvangrijk is om in één sprint af te ronden en een strategisch doel over meerdere sprints en teams omvat. Door epics op te splitsen ontstaan beheersbare user stories met samenhang richting het grotere doel.
Het komt je vast wel eens voor dat het doel van een project uit het oog verloren raakt, bijvoorbeeld doordat er zo veel taken zijn. Je ziet dan door de bomen het bos niet meer. Epics kunnen je hierbij helpen, ik ga je vertellen wat het is, wanneer je ze gebruikt en de verschillende manier om ze toe te passen.
Wat zijn Epics?
Een Epic is een grote User Story die je niet binnen één sprint kan afronden. Beide termen komen overigens in de Scrum Guide helemaal niet voor; Scrum spreekt van Product Backlog Items (PBI’s). PBI’s zijn in essentie de onderdelen waarmee (klant)waarde wordt toegevoegd. Dat kan bijvoorbeeld een nieuwe manier zijn om medewerkers te werven. Of een detailpagina op een productenwebsite. Of een follow-up voor een mailing in een marketingcampagne.
Een User Story is een korte uitleg van een behoefte die is geschreven vanuit het perspectief van de eindgebruiker. In een User Story wordt ook aangegeven waarom de gebruiker die behoefte heeft.
Waar een User Story klein genoeg en voldoende gedetailleerd is om in een sprint gerealiseerd te kunnen worden, is dat bij een Epic juist niet het geval. Een Epic strekt zich vaak uit over meerdere sprints, teams en zelfs over meerdere projecten. Een Epic vertegenwoordigt een strategisch doel met bijbehorende requirements op hoog niveau.
Epics geven samenhang aan User Stories
Je zult een Epic dus moeten refinen, voordat je er concreet mee aan de slag kunt. Refinen is het toevoegen van details, maar ook het opsplitsen van brokken werk die te groot zijn. Het resultaat is een aantal kleinere brokken, de User Stories. En misschien moet je die nog wel een keer splitsen. Doordat de User Stories telkens worden afgeleid van dezelfde Epic, zorgt de Epic voor de juiste focus op het doel. Op deze manier zorgen Epics ervoor dat teams over meerdere iteraties in de richting van het grotere doel blijven bewegen, terwijl ze telkens User Stories en dus waarde opleveren. Dit zorgt ervoor dat er elke sprint zichtbare voortgang is.
Hoelang duurt een Epic?
De vraag: “hoe lang duurt een Epic?”, is een leuke, maar ook verraderlijke vraag. Er is namelijk geen vaste lengte voor een Epic. Wat we vaak terugzien is dat een Epic zich uitstrekt over meerdere sprints, soms zelfs over meerdere maanden. Belangrijker dan de lengte is dat een Epic te groot is om in één sprint te voltooien, en dat hij richting geeft aan kleinere onderdelen: de User Stories. In sommige teams geldt de vuistregel dat een Epic minimaal drie en maximaal tien User Stories oplevert. Maar eerlijk is eerlijk: dat is een inschatting. Het hangt echt af van de context, het team en de mate van detail.
Wanneer gebruik je Epics?
Zoals we net zagen, bieden Epics een manier om User Stories te organiseren en om de voortgang richting het doel in de gaten te houden. Als een User Story te veel tijd kost of een te grote scope heeft, is het verstandig om het werk als Epic te beschouwen en dus op te splitsen. Epics gebruik je dus als je vanuit een groot doel gaandeweg steeds meer gedetailleerde onderdelen wilt uitwerken. Situaties waarin Epics van pas komen zijn bijvoorbeeld:
• Je kent het einddoel, maar de weg ernaartoe staat niet vast
• Je verwacht nieuwe input gedurende het ontwikkelproces waarop je wilt kunnen inspelen
• Je wilt iets nieuws creëren via een creatief proces
Hoe schrijf je een goede Epic?
Een goede Epic begint met een helder doel. Wat wil je met deze Epic bereiken en waarom is dat belangrijk? Hou de beschrijving beknopt maar betekenisvol. Je hoeft nog niet alle details te weten, maar het moet duidelijk zijn welke richting je op wilt. Vaak gebruik ik de volgende structuur: Als organisatie willen we [doel], zodat we [waarde of effect]. Vervolgens verzamel je samen met het team de eerste ideeën voor onderliggende User Stories. Wat helpt is om niet te lang te blijven hangen in formuleren, maar snel in gesprek te gaan. Epics worden sterker door samen te werken aan de uitwerking.
Verschillende manieren om Epics te gebruiken
Voor het gebruik van Epics is geen universele methode. Begin daarom met een gezonde dosis boerenverstand. Daarnaast gaan de hieronder genoemde toepassingen je helpen.
1. Het ontwikkelen van een groot (deel)product.
Als je een product of dienst aan het ontwikkelen bent zal dat hoogstwaarschijnlijk bestaan uit meerdere delen. Zo zal het ontwikkelen van een nieuwe Agile Scrum Group training bestaan uit het maken van slides, serious games, promotiemateriaal etc. Dit is een prima manier om je Epic onder te verdelen in kleinere stukken. Een product vereist mogelijk meerdere, tijdsintensieve stappen. Je Epic zal alles moeten bevatten om dat uiteindelijk samen te brengen om tot het eindresultaat te komen.
2. Projectfasering.
Met behulp van Epics kun je een project onderverdelen in duidelijke fases. Elke fase krijgt dan zijn eigen Epic. Neem het organiseren van een bruiloft als voorbeeld. Je hebt grote blokken werk zoals de voorbereiding, de trouwdag zelf en de volgende morgen. Elke stap binnen een fase vereist input en stappen van verschillende teamleden en zal bijdragen aan het overkoepelende doel van die fase. Dat worden dus de User Stories. Zo geef je stakeholders een helder overzicht van de voortgang van het project.
3. Inzicht in workflow of proces dat uit meerdere stappen bestaat.
Je kunt Epics maken voor de processen in je organisatie. De stappen binnen die processen, die na elkaar plaatsvinden, worden dan de User Stories. Zo kan bijvoorbeeld een marketingcampagne voor een nieuw product worden onderverdeeld in het lanceren van teasers, de online productpresentatie, blogs, mailings en opvolging.
4. Benaderen van een te ontwikkelen product of dienst vanuit meerdere eindgebruikers.
Een te ontwikkelen product kan beschreven worden vanuit de wensen en waarde van verschillende eindgebruikers. Dit geeft een goede focus op de productkenmerken die vanuit die gebruikers van belang zijn. Om een goed beeld te krijgen van hetgeen er van belang is voor die gebruikers, kan het nuttig zijn om te werken met persona’s. Dit zijn fictieve personen die in detail worden beschreven en representatief zijn voor de doelgroep.
We hebben nader kennisgemaakt met de grote broer van de User Story, de Epic. De Epic vertegenwoordigt het gemeenschappelijke doel waar de samenstellende User Stories naartoe werken. Ook hebben we gekeken naar wanneer en hoe je Epics kunt toepassen. Dit gaat je helpen om ze zelf te gebruiken. En ook hier geldt, zoals zoveel dingen in Agile: gewoon aan de slag! Succes met je Epics.
Wat is een voorbeeld van een Epic?
Stel je ontwikkelt een nieuwe klantomgeving op een website, waarin klanten hun facturen kunnen bekijken, gegevens kunnen aanpassen en contact kunnen opnemen. Die hele klantomgeving is dan de Epic. De losse functionaliteiten zoals ‘factuur downloaden’ of ‘wijziging doorgeven’ zijn de User Stories. Wat wij in de praktijk vaak doen, is samen met het team die Epic visualiseren en dan kijken welke verhalen daar logisch onder vallen. Zo kun je gericht plannen, zonder het overzicht te verliezen. Een goed gekozen Epic helpt echt om de rode draad van het werk zichtbaar te houden voor iedereen.
Wat is de betekenis en rol van de Epic Owner?
In sommige organisaties zie je dat naast de Product Owner ook een Epic Owner wordt benoemd. We merken dat hier vaak verwarring over ontstaat. De Epic Owner is meestal iemand die het overzicht bewaakt op grotere initiatieven die meerdere teams raken. Denk aan een strategisch project waarbij verschillende Scrum Teams User Stories opleveren onder dezelfde Epic. De Epic Owner zorgt dan dat alles op elkaar aansluit, maar beslist niet over de inhoud van elke backlog. Dat blijft bij de Product Owner. Zie het als iemand die het grotere plaatje vasthoudt en helpt om afstemming te organiseren. Zeker bij schaalgrotere Agile setups kan dit nuttig zijn.
Waar staat Epic voor?
We krijgen deze vraag opvallend vaak tijdens trainingen, en dat is niet zo gek. Het woord ‘Epic’ klinkt alsof het ergens voor moet staan, maar dat is dus niet zo. Het is geen afkorting. In Agile context verwijst het simpelweg naar een groter werkitem dat te complex is om in één keer op te leveren. De term is overgenomen uit de wereld van storytelling, waarin een ‘episch verhaal’ een lang en meeslepend verhaal is. In Agile gebruiken we het dus als aanduiding voor iets dat nog verder verfijnd moet worden voordat het uitvoerbaar is. Soms denk ik: de naam is wat dramatischer dan de praktijk, maar het helpt wel om overzicht te houden.
Benieuwd hoe de Agile Scrum Group jouw organisatie kan helpen nog beter Agile te werken? Bekijk onze trainingen. Heb je vragen? Neem contact op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl. We helpen je graag verder.
