Scrum Tools: welke kies je bij Agile projectmanagement? (vergelijking van aanbieders)

De afgelopen jaren is er een enorme hoeveelheid SaaS -Software as a Service- producten op de markt gekomen die inspelen op de behoefte aan goede Scrum tools om projecten Agile te kunnen uitvoeren. Het maken van een juiste keuze voor jouw Scrum tool is er daarmee niet eenvoudiger op geworden.

Voor een team dat niet “co-located” werkt en/of niet fulltime bezig is met Scrum, zijn de voordelen van een digitale oplossing glashelder. De status van het project is immers altijd en overal (ook mobiel) inzichtelijk en handige integraties met andere digitale platforms voegen extra functionaliteit en waarde toe. Vooropgesteld: een fysiek projectbord werkt qua interactie nog steeds het best, bijvoorbeeld tijdens de Daily Scrums. En bij het creëren van transparantie en inzicht in de projectstatus is zo’n white board vol met kleurige Post-Its moeilijk te verslaan. Zeker als het bord strategisch naast de koffiemachine is geplaatst, maar dat laten we nu even voor wat het is.

Het aanbod in digitale scrum tools is functioneel gezien ruwweg onder te verdelen in:

• Collaboration & documentation tools: Portals waar “kennis” kan worden opgeslagen en gedeeld;
• Workflow managers: Om werkstromen te managen d.m.v. digitale projectborden;
• Messaging tools: Om teamcommunicatie mogelijk te maken en te stroomlijnen;
• Een combinatie van twee of meer van de bovenstaande componenten.

Sommige aanbieders specialiseren zich in één aspect, anderen combineren functionaliteit in een “One Stop Shop” voor (Agile) projectmanagement. Het voordeel van een integrale oplossing is dat alles “naadloos” in elkaar haakt, een nadeel van een integrale oplossing is dat het soms een onderdeel bevat dat minder goed uit de verf is gekomen. In het laatste geval was een combinatie van losse digitale scrum tools wellicht een betere  oplossing geweest.
De prominente aanbieders van integrale oplossingen beconcurreren elkaar op functionaliteit en prijs. De meeste staffels en prijsmodellen liggen niet ver uit elkaar. Vaak begint het met een gratis versie met uitgeklede functionaliteit en/of beperkt aantal gebruikers. De eerste daaropvolgende “Tier” (prijsniveau) ligt dan vanaf ±15 gebruikers rond de $10 per maand, per gebruiker.

Functioneel gezien is er meer diversiteit en dat is wat de doorslag zou moeten geven bij de uiteindelijke keuze.
Het aanbod digitale Scrum en Agile tools is dermate groot dat het voor de beginnende “Agilist” lastig is om een keuze te maken, laat staan de juíste keuze. Daarom geven wij hier een kleine voorzet. Dit is natuurlijk geen uitputtend overzicht, daarvoor is het aanbod van letterlijk honderden applicaties simpelweg te groot.

1. We beginnen met een instapmodel dat geheel gratis is en dat bestaat uit TRELLO en SLACK.
2. Spelen gebruiksgemak en voortgangsrapportage vanaf het begin een belangrijke rol, dan is ASANA voor de wat kleinere organisaties en teams een goede keuze.
3. Een “robuustere” oplossing is raadzaam voor wat grotere organisaties die Agile breed willen implementeren. De Atlassian-combinatie van JIRA CORE, CONFLUENCE en STRIDE biedt hier uitkomst.

• Houd rekening met het feit dat het overstappen van je huidige applicatie naar een nieuwe applicatie altijd gepaard gaat met pijn en weerstand.

 

1) Om mee te beginnen. Gratis scrum tools, populair en eenvoudig in het gebruik: TRELLO + SLACK:  

• TRELLO is een workflow manager gebaseerd op het Kanban-bord en heeft een gratis versie met onbeperkte borden, lijsten, kaarten, leden, checklists en bijlagen. De mobiele App biedt ook een goede functionaliteit.
• TRELLO is zeer eenvoudig in het gebruik en heeft nauwelijks een leercurve. Het instructiemateriaal zit goed in elkaar en geeft al snel voldoende kennis om het platform in gebruik te kunnen nemen. Voor beginnende Scrum Teams is de gratis TRELLO versie aan te bevelen.
• De gratis versie van TRELLO ziet er wat saai uit en beperkt zich echt tot het visueel managen van projecttaken. Een gevorderd team dat complexe en grote projecten draait zal met de gratis versie al gauw tegen de functionele grenzen aanlopen. De Business Class-versie kost $9,99 per gebruiker, per maand.
• TRELLO is uit te breiden tot een meer complete projectmanagement tool doormiddel van Power Ups. De gratis versie beperkt tot één enkele Power Up.
• TRELLO is rond januari 2017 aangekocht door Atlassian. Wat dat betekent voor de verdere ontwikkeling van TRELLO zal de toekomst moeten uitwijzen, maar een verdere integratie met de andere Atlassian-applicaties ligt voor de hand.
• SLACK is een Messaging tool en heeft een gratis versie met een onbeperkte duur, maar een beperkte opslag van 5GB en 10.000 berichten. Dit is echter ruim voldoende voor kleine teams die SLACK willen uitproberen. Het Standard Plan van Slack kost €6,25 per gebruiker, per maand.
• SLACK is zeer eenvoudig in het gebruik en heeft een goede mobiele App. Door de eenvoud, en een goede marketing,  is SLACK één van de meest gebruikte “Team Chat Tools”.  SLACK kan worden geïntegreerd met alle andere digitale managementplatforms die momenteel op de markt zijn.
• Voor realtime communicatie binnen teams is SLACK toegankelijker dan email. Natuurlijk blijft email belangrijk voor persoonlijke correspondentie; denk bijv: aan authenticatie en password resets. SLACK en email zijn complementair en sluiten elkaar niet uit.
• SLACK werkt uitstekend bij snelle, decentrale projecten en is minder geschikt voor individueel en centraal-geleide projecten die een hoge mate van concentratie en diepgang vereisen.
• Een nadeel kan zijn dat SLACK een web based social networking platform is en als zodanig populair bij hackers. Eenmaal ingelogd geeft het toegang tot de correspondentie van een hele groep gebruikers. Een goede password-discipline is dus vereist!  Maar waar en wanneer geldt dat niet, tegenwoordig?
• NB!: TRELLO en SLACK  kunnen via een “Power Up” aan elkaar worden gekoppeld, waardoor conversaties omtrent TRELLO tasks gevoerd kunnen worden in SLACK. Een aanrader!

Lees ook: met Deze Power-Ups breng je jouw Scrumteam én Trello-bord naar een volgend niveau

2) Een uitstekende scrum tool om met meerdere teams aan diverse projecten te werken: ASANA

• ASANA is een veelgebruikte scrum tool en combineert een workflow- en projectmanager met een uitstekende team messaging- en collaboration-functionaliteit. Deze combinatie is ook meteen het sterkste punt van ASANA;
• ASANA is echt bedoeld voor projectomgevingen waarin meerdere, kleine tot middelgrote teams aan diverse projecten werken.
• ASANA is met veel aandacht vormgegeven. Alles wat een optimale teamsamenwerking en rapportage in de weg staat is weggelaten.
• Hoewel ASANA een korte leercurve heeft, is het altijd raadzaam nieuwe gebruikers niet onvoorbereid los te laten op de portal;
• ASANA is een goede projectmanagementtool en niet specifiek gebouwd vanuit een Agile mindset. ASANA zet momenteel groot in op het ontwikkelen van AI-toepassingen voor het vergroten van de individuele- en teamproductiviteit. Hier wordt veel van verwacht in de nabije toekomst.
• ASANA heeft een goede rapportagefunctionaliteit waarmee de voortgang van de verschillende projecten met één muisklik inzichtelijk is gemaakt;
• Een vrij nieuwe Premium-functionaliteit is Timeline. Timeline werkt als een Gantt-chart en is bedoeld voor deadline gedreven projecten. Interessant hier is dat onderlinge afhankelijkheden tussen taken , (binnen één project!), meteen inzichtelijk worden; dat is niet mogelijk met een gewoon takenbord.
• De prijs van ASANA is gratis tot en met 15 gebruikers. ASANA Premium kost $9,99,- per gebruiker, per maand;

3) One Stop Shop, als je gaat voor enterprise-kwaliteit, gebruiksgemak en support voor de lange termijn: ATLASSIAN

Een combinatie van de volgende ATLASSIAN-producten:
– STRIDE: een zeer uitgebreide Messaging Tool,
– CONFLUENCE: een documentation -en collaboration portal, (lees: intranet, maar dan makkelijk)
– JIRA WORK MANAGEMENT of JIRA SOFTWARE: een workflow en projectmanagment-applicatie.

• Atlassian is al jaren één van de meest prominente leveranciers van Agile collaboration- en projectmanagement-software;
• Oorspronkelijk gespecialiseerd in Agile software development tooling en bug tracking, maar continue doorontwikkeld en de laatste jaren met succes actief in andere markten. Denk aan HR, Marketing en Finance en Creative;
• Een sterk punt van Atlassian is de vergaande integratie tussen de verschillende applicaties onderling en met extensies die via de ATLASSIAN Marketplace kunnen worden toegevoegd. Zo is er een naadloze overloop van CONFLUENCE (kennis en projectdocumentatie) naar JIRA WORK MANAGEMENT (Agile taken- en werkstroommanagement). Dit is echt een heel krachtige combinatie;
• De ATLASSIAN suite heeft geen lange leercurve, maar een succesvolle en snelle implementatie van ATLASSIAN vereist toch wel enige planning, gebruikstraining, centraal management en de hulp van een getrainde “administrator”. Voor bedrijfsbrede implementaties raden we echt de hulp aan van een ATLASSIAN-partner.  Sommige wederverkopers kunnen bepaalde ATLASSIAN-producten ook met korting doorleveren;
• Als je een bedrijfsbrede integrale oplossing zoekt voor solide documentatie, intranet, samenwerkende teams, Agile projectmanagement en interne messaging / social networking, dan ligt Atlassian voor de hand;
• De prijs van een ATLASSIAN-suite is als enterprise-product iets hoger. Vanaf 20 gebruikers kost een combinatie van de drie bovengenoemde cloud-applicaties  €15 per gebruiker, per maand; maar dan heb je ook alles wat je nodig hebt;
• Migratie van TRELLO naar JIRA WORK MANAGEMENT is mogelijk. Wij bieden dit ook aan. Kijk voor meer informatie naar onze Jira implementatie pagina.

4) Lucid: digitale tools om processen visueel te maken, te brainstormen, en realtime samen te werken

Lucid heeft verschillende tools ontwikkeld die handig kunnen zijn voor scrumteams. Zo biedt Lucid Lucidchart, waarmee Scrumteams hun processen en workflows kunnen visualiseren en delen in overzichtelijke diagrammen. Voor brainstorming en ideation is er Lucidspark. Deze tool helpt teams om samen ideeën te genereren, wat vooral handig kan zijn in sprint planning en retrospectives. Met Lucidscale kunnen teams hun cloudinfrastructuur visualiseren en beter begrijpen, wat eventueel handig kan zijn voor DevOps teams. Alle tools zijn geschikt voor real-time samenwerking en ondersteunen de communicatiestromen binnen scrumteams.

Wil je nog veel meer weten over de taken die horen bij de Scrum Master rol? Wellicht is een training tot gecertificeerd Scrum Master dan iets voor jou?

(Alle bovengenoemde prijzen waren als zodanig vermeld op de vendor websites d.d. 30-4-2018.  Deze tekst is onafhankelijk van de genoemde vendors tot stand gekomen. Aan deze tekst kunnen geen rechten worden ontleend.)

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)