slim
samen
werken

Holacracy constitution: beginnen met Holacracy in 5 stappen

In deze blog zetten we de stappen uiteen die je moet nemen wanneer je start met Holcracy. Onder aan de pagina kun je een uitgebreide Whitepaper over Holacracy downloaden.

1. Onderteken de Holacracy constitution

Wil je Holacracy toepassen? Bedenk je eerst waarom je Holacracy wilt toepassen; wat wil je ermee bereiken, waarvoor is het een oplossing of hoe kan het je purpose ondersteunen? Hoe denken medewerkers erover?

Holacracy geeft aan dat je je moet houden aan de consititution (grondwet). De Holacracy constitution is een document waarin de regels, structuur en processen staan beschreven. Je kunt het zien als een document dat de ‘spelregels beschrijft’. De eerste stap is het ondertekenen van de Holacracy Constitution door de CEO. Hiermee verdeelt hij de macht.

Het Holacratische besturingssysteem is flexibel genoeg om toegepast te worden in verschillende sectoren. Inmiddels kent Nederland zeker 25 holacractische organisaties, zoals Springest, delen van Alliander en ook al gemeenten.

wat is holacracy als je het simpel uitlegt

2. Nieuwe organisatiestructuur: Definiëren van rollen en cirkels

Elke medewerker begint met het bijhouden van alle taken die worden verricht, wat de voorgang is en welke prioriteiten hij of zij stelt. Dat doet iedereen gedurende een aantal weken. Dit maak je visueel en taken die logischerwijs bij elkaar horen groepeer je tot een rol. Je brengt dus de initiële rollen en verantwoordelijkheden in kaart op basis van de huidige realiteit. Medewerkers kunnen meerdere rollen uitoefenen. Bij een procesorganisatie is het raadzaam rollen te organiseren rondom de waardeketen van de organisatie. Vervolgens creëer je van rollen die nauw met elkaar moeten samenwerken cirkels. De ideale grootte van een cirkel is zes tot acht mensen hoewel het met drie tot negen ook prima werkt. Het overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden leg je vast in een toegankelijk systeem. Een van de veel gebruikte software om Holacracy te ondersteunen is Glass Frog.

gestructureerd overleggen binnen cirkel

3. Start met effectieve meetings

Start met het houden van effectieve meetings. In de Whitepaper die je kunt downloaden op deze pagina vind je de structuur van de Holacracy meetings: roloverleg en werkoverleg. Kies een Facilitator en een Secretaris voor het eerste overleg. De Secretaris plant een vast ritme van de overleggen. Definieer in het eerste werkoverleg terugkerende taken en indicatoren.
Iedere cirkel houdt eens per week een tactical meeting (werkoverleg) en eens in de twee of vier weken een governance meeting (roloverleg). Het doel hiervan is om dynamisch te sturen door snelle, wendbare besluiten te nemen die je toets aan de praktijk en continu bijstuurt op basis van voortschrijdend inzicht.

Tips:

    • Zorg dat zoveel mogelijk transparant is en maak gebruik van ‘metrics’ (indicatoren die de rollen en cirkels informatie geven over hoe ze het doen). Zo komen alle processen boven water en kan er snel worden bijgesprongen als deze processen niet goed lopen.
    • Focus op eerstvolgende acties om een spanning te verminderen of een gewenste uitkomst te bereiken. Probeer niet alles overmatig te analyseren omdat daarin vaak veel tijd verloren gaat. Dat gaat ten koste van je productiviteit en wendbaarheid als organisatie.
    • Geef iedereen een stem.
    • Houd bij alles wat je beslist het ‘hogere doel’ in gedachten. Vaak vind je hierin vernieuwde energie en creativiteit.
4. Maak alles transparant en bouw een projectenbord

Zorg dat alle informatie beschikbaar is voor iedereen tenzij en gegronde redenen zijn om dit niet te doen. Tevens is het raadzaam een projectenbord of projectportfolio op te hangen waarop alle lopende projecten per cirkellid inzichtelijk zijn.

5. Begeleid medewerkers bij hun ontwikkeling

De nieuwe gebruiken van Holacracy kunnen soms een gat slaan met de culturele gebruiken van de organisatie. Het was eerder misschien niet zo vanzelfsprekend om te benoemen welke kans of bedreiging je zag. Dat was niet je taak, daar ging de manager over of dit werd niet beloond. In Holacratische organisaties is initiatief en ondernemerschap van belang. Een (externe) coach kan helpen om mensen in dit veranderingsproces te begeleiden maar ook om medewerkers te helpen met de zoektocht naar ‘wat wil ik en wat kan ik?’ en welke kansen en mogelijkheden zie ik voor deze organisatie. In Holacratische organisaties is namelijk veel mogelijk!

Vraag je je af hoe je met jouw team of organisatie slimmer kunt samenwerken a.d.h.v. Holacracy? Neem eens contact met ons op om vrijblijvend kennis te maken met een van onze ervaren Holacracy coaches. Je kunt ons bereiken via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Christiaan Kleczewski

Christiaan is Agile Coach en trainer. Zijn expertise ligt op het implementeren en begeleiden van Agile in organisaties en Scrum en andere raamwerken in teams. Dit doet hij op een pragmatische manier met aandacht voor de specifieke omstandigheden in de organisatie en de teams. Immers, organisaties en teams bestaan uit mensen en mensen zijn allemaal anders. Christiaan deelt zijn kennis en ervaring in blogs die regelmatig te lezen zijn op deze website.