Design Sprint 2.0 Maandag: van doel- en probleemstelling naar conceptschets

In deze blogreeks worden alle dagen van de Design Sprint 2.0 en de bijbehorende teamactiviteiten nader toegelicht.  Nota bene: Afhankelijk van hoeveelheid voorwerk dat er is gedaan, kunnen sommige activiteiten (langetermijndoel en klantreis) op dag 1 komen te vervallen, of in volgorde worden aangepast.

1.  Het Expertinterview en ‘How Might We’-vragen (HMW-vragen)

Bij het oplossen van een complex probleem heb je te maken met veel verschillende belanghebbenden, expertises en invalshoeken. Niemand kan alles weten en daarom moet het team, zeker aan het begin van een Design Sprint, vragen kunnen stellen om van te leren. Experts en klantgesprekken zijn hierbij onmisbaar. Tijdens het expertinterview raadpleegt het team experts en/of klanten om een duidelijk beeld te krijgen van de casuïstiek. Hier komen diverse uitdagingen en problemen aan het licht die nog tijdens het interview worden geherformuleerd tot kansen. Hier gebruik je HMW-vragen voor.

Na afloop van het interview categoriseer je de HMW-vragen in thema’s. Hierdoor krijg je een overzicht van de potentiële onderwerpen en focusgebieden voor de Sprint. Vervolgens hou je een stemronde om een geprioriteerde selectie te kunnen maken van de HMW-vragen. Deze prioritering geeft je ook zicht op een mogelijk langetermijndoel

2.   Het langetermijndoel

Om het team de gehele Sprint op één lijn te krijgen is het noodzakelijk om een duidelijk langetermijndoel (twee jaar) te stellen. Dit doel is de stip aan de horizon dat het team richting geeft bij het vormen van ideeën. Met een duidelijk doel snapt het team ook beter waarom en waarvoor ze deze Design Sprint doen. Om te motiveren en stimuleren is het noodzakelijk om te weten waar en waarom je ergens aan begint. Met een ambitieuze doelstelling kan het team dromen en enthousiast worden over het mogelijke eindresultaat. Dit zorgt voor de nodige energie en positiviteit aan het begin van de Sprint. Daarnaast kan het team terugvallen op het langetermijndoel om zich moed in te spreken bij tegenslagen.

3.  De Sprintvragen

Met het formuleren van Sprintvragen inventariseer je welke obstakels het project kunnen laten mislukken en wat er gedaan moet worden om het langetermijndoel te behalen. Heel belangrijk: de antwoorden op deze vragen zijn het voornaamste product van de Design Sprint, namelijk: gevalideerde kennis. Door het stellen van vragen wordt het denkproces in gang gezet en wordt het team voorbereid op de volgende opdracht: het in kaart brengen van de klantreis.

4. De klantreis in kaart brengen

Na het formuleren van HMW-vragen, het langetermijndoel en de sprintvragen breng je de klantreis in kaart. Om welk product of dienst het ook gaat, er is altijd sprake van een bepaalde interactie met klant of gebruiker (voor het gemak stellen we dat een klantreis en een gebruikersreis hetzelfde zijn). Een opeenvolging van actie en reactie, die moeten leiden naar een beoogd einddoel. Dit noemen we de klantreis. Vaak zijn er binnen die klantreis sprake van meerdere rollen met elk eigen doelen. Onderscheid de stappen en de rollen in de klantreis en werk die uit in een zo simpel mogeijk stroomdiagram op het witbord.

5.  Focus aanbrengen in de klantreis

Aan de hand van de expert-interviews en de HMW-vragen is duidelijk geworden wie de belangrijkste klant is, waar het grootste probleem zich voordoet en welk moment in de klantreis de meeste aandacht nodig heeft. Het langetermijndoel geeft hierbij ook de nodige richting. Op basis van deze deze informatie omcirkel je in de klantreis het gebied waar het team zich deze Design Sprint op gaat focussen. Dit is het sprintdoel. Het werk op de rest van de sprintdagen volgt uit dit sprintdoel, wees daarom zo concreet mogelijk.

De rest van de Design Sprint Maandag draait om het genereren van ideeën die kunnen bijdragen aan het sprintdoel. Er wordt voornamelijk individueel gewerkt, maar de resultaten worden op cruciale momenten gedeeld met de groep. Uiteindelijk gaat het om het groepsresultaat.

6.  De bliksemdemo’s

Nu de kaders en het focusgebied duidelijk zijn sluit je de maandagochtend af met het zoeken naar inspiratie. Je registreert en combineert bestaande en nieuwe ideeën die je later op de dag gebruikt in de conceptschets. Deze methode voor het verzamelen van inspirerende ideeën worden ‘Bliksemdemo’s’ genoemd, het werkt als volgt:

• Je start met het maken van een lijst van producten of diensten die als waardevolle inspiratie kunnen dienen
• De inspiratie werk je uit in kernachtige Post-Its. Elke Post-It bestaat uit niet meer dan een titel, ‘Het Idee’ samengevat in een paar woorden en een tekeningetje ter illustratie
• Het eindresultaat van deze oefening is een witbord vol met ideeën en inspiratie
• Als het team klaar is presenteert ieder teamlid kort zijn of haar inbreng vanaf het witbord en legt daarbij uit waarom het goede ideeën zijn.

7. In vier stappen naar de conceptschets

Maandagmiddag gaan alle teamleden afzonderlijk aan de slag met schetsen van mogelijke oplossingen. Schetsen gaat het beste op papier en het maakt niet uit als je niet goed kunt tekenen. Het gaat er alleen om dat je jouw ideeën en oplossingen, je concept, kunt overbrengen aan de rest van het team. De kwaliteit van het concept staat hierbij centraal, niet wie het beste kan tekenen.

Schetsen is de snelste en makkelijkste manier om abstracte ideeën te concretiseren in oplossingen. Bij schetsen is het van belang dat je dit individueel doet, zodat je de gelegenheid hebt om onderzoek te doen, inspiratie te zoeken en na te denken over het probleem. Dit is zeker niet makkelijk en vaak moet men wennen aan deze manier van werken. Het proces bestaat uit vier opeenvolgende stappen:

1. Loop rond in de ruimte, bekijk alle ideeën op het witbord en maak aantekeningen om je geheugen op te frissen. Begin met het overnemen van het langetermijndoel, noteer de belangrijkste HMW-vragen en de meest aansprekende Bliksemdemo’s. Neem voor deze stap maximaal twintig minuten. Gebruik deze tijd ook om waar nodig zaken op internet op te zoeken. Aan het eind van stap één sluit iedereen de laptops en telefoons en neem je nog drie minuten tijd om te bestuderen wat je hebt opgeschreven. Omcirkel datgene wat eruit springt.
2. Nu is het tijd om over te schakelen naar het genereren van ideeën. Werk alles wat in je opkomt uit op één pagina, van diagrammen tot stokfiguurtjes en andere krabbels. Neem voor deze stap ook twintig minuten de tijd en besteed na afloop drie minuten om het resultaat te bekijken en jouw favoriete idee te omcirkelen.
3. De derde stap gaat in een hogere versnelling met de ‘Crazy 8’s’. Op basis van de voorgaande twee stappen werkt elk teamlid in 8 minuten 8 variaties uit van het sterkste idee uit stap twee. Gebruik hiervoor één A4’tje en vouw deze drie keer dubbel tot 8 vensters. Voor elk venster heb je één minuut. Wees vooral snel en slordig, niemand krijgt deze Crazy 8’s namelijk te zien. Vraag je bij elke ideeschets af “wat zou een andere goede insteek kunnen zijn van dit idee?”. Ga door tot je geen variaties meer kunt bedenken. Heb je tijd over, ga dan door met het volgende ander idee dat je op de plank hebt liggen.
4. De laatste stap draait om het schetsen van het uiteindelijke concept. Elk teamlid werkt daarbij het beste eigen idee uit op papier: duidelijk, eenvoudig om te begrijpen en met genoeg details. Een compleet conceptschets bestaat uit drie A4’tjes die een samen het complete verhaal vertellen. Een aantal belangrijke regels bij stap vier zijn:

• Laat de conceptschets voor zichzelf spreken
• Houd de conceptschets anoniem, zet je naam er dus niet op
• Lelijk is oké, zolang het idee maar duidelijk is
• Woorden doen ertoe, geef tekstuele uitleg waar nodig
• Geef je concept een pakkende titel mee

Als de conceptschetsen klaar zijn worden ze verzameld. De volgende dag worden ze allemaal (anoniem) naast elkaar tentoongesteld

Blogreeks Design Sprints 2.0

Deze blog is onderdeel van een blogreeks, waarin de Design Sprint 2.0 per dag wordt uitgelicht. Om teams te ondersteunen in Design Thinking en Design Sprints biedt Agile Scrum Group een Design Thinking Training aan. Het is ook mogelijk om een Design Sprint te laten begeleiden door één van onze Design Sprint facilitators. Informeer je verder over Design Sprints en schrijf je hieronder in om de 5-delige blogreeks te ontvangen.

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Frank Verhelst

Frank is Agile Coach en Scrum trainer. Hij helpt teams met het aanleren van de routines rond Scrum en Kanban. Vanuit ‘Voordoen, na- doen, zelf doen’ is het de bedoeling de teams zo snel mogelijk op eigen kracht op gang te brengen. Frank is een gepassioneerd trainer; energie, inspireren en doen! kenmerken zijn stijl. Naast de Scrum methode heeft hij ook ervaring met Design Thinking en Design Sprints en besteedt hij veel aandacht aan het schrijven van goede User Stories.