samen
werken
Kanban en de Theory of Constraints: hoe wordt het toegepast?
Heb jij wel eens gehoord van de Theory of Constraints? Kanban is erop gebasseerd, maar wat is de Theory of Constraints en hoe past Kanban dit toe? Wij leggen het uit in deze blog.
Kanban: Visualiseer je (onzichtbare) werk
Kanban is een systeem om het werk te beheren dat oorspronkelijk is ontwikkeld door Toyota, als onderdeel van het Toyota Production System (TPS). De methode is door onder meer David J. Anderson aangepast voor het toepassen op kenniswerk. Ze richt zich op het visualiseren van werkstromen met behulp van een fysiek of digitaal bord, dat kolommen en kaarten bevat die de taken en hun status vertegenwoordigen. Kanban draait daarnaast om het beperken van Work In Progress (WIP) en het bevorderen van een continue, gestage stroom (Flow) van werk.
Hoe Kanban de principes van de Theory of Constraints toepast
De Kanban-methode past meerdere principes toe om de productiviteit te verbeteren. Een aantal van die principes ontleend kanban aan de Theory of Constraints (Eliyahu Goldratt, 1984).
De Theory of Constraints (TOC) is een managementfilosofie die zich richt op het identificeren en aanpakken van de beperkingen (constraints) die de prestaties van een systeem beperken. Het benadrukt het belang van het identificeren van de zwakste schakel in een proces en het verbeteren ervan om de algehele systeemprestaties te optimaliseren.
De Theory of Constraints gaat ervan uit dat elk systeem, of het nu een productieproces, een project of een organisatie is, wordt beperkt door ten minste één beperking. Door de beperkingen te identificeren en te begrijpen, kunnen gerichte acties worden ondernomen om ze te verminderen of te elimineren. De TOC stelt dat het aanpakken van de beperkingen leidt tot een betere doorvoer, efficiëntie en resultaten van het systeem als geheel.
Neem als voorbeeld een productielijn voor een fabriek waar verschillende machines betrokken zijn bij het produceren van een product. Laten we aannemen dat de verpakkingsmachine de bottleneck vormt, aangezien deze de langste doorlooptijd heeft en de doorvoer van het hele productieproces beperkt.
Identificeren van bottlenecks
In de fabriek zal vrij makkelijk duidelijk worden dat het werk (in de vorm van tussenvoorraad) zich ophoopt voor de verpakkingsmachine en dat dat vertragingen veroorzaakt. Dit identificeert de verpakkingsmachine als de bottleneck voor de doorvoer.
Als je echter te maken hebt met (onzichtbaar) kenniswerk, zal dat niet zo duidelijk zijn.
Kanban visualiseert de workflow en het werk daarin met behulp van verschillende kolommen en kaarten op het Kanban-bord. Hiermee kunnen we snel bottlenecks identificeren. Het wordt duidelijk welke processtappen langzamer verlopen of waar het werk zich ophoopt. Dit stelt ons in staat om ons specifiek hierop te richten.
Benutten van de bottleneck
De principe uit de Theory of Constraints zegt vervolgens dat bij de verpakkingsmachine ervoor gezrogd moet worden dat we de capaciteit volledig benutten: Er worden altijd producten verpakt en de machine staat niet onnodig stil. Dit kan door te zorgen dat de machine ’s nachts, maar ook tijdens pauzes of bij de ploegenwisseling doordraait.
Vertalen we dit naar kenniswerk, dan geldt ook dat we de resources van het bottleneckproces maximaal willen gebruiken. Door de focus te leggen op het benutten van de capaciteit van de bottleneck, maximaliseert we in het bestaande systeem de productiviteit en verhogen we de doorvoer. Dit kan bijvoorbeeld door te zorgen dat er altijd iemand bezig is met het werk in de bottleneck.
Aanpassen van de andere stappen aan de bottleneck
Vervolgens passen we het productieproces aan om rekening te houden met de capaciteit van de verpakkingsmachine. We zorgen ervoor dat de voorgaande machines niet sneller werken dan het tempo waarmee de verpakkingsmachine kan verwerken, om te voorkomen dat er zich onafgewerkte producten opstapelen. Dit zorgt voor een betere afstemming in de workflow en voorkomt overbelasting van de bottleneck.
Met kenniswerk zoals vaak het geval is met Kanban, gebruiken we dit principe uit de Theory of Constraints door het tempo van het werk in de gehele workflow aan aan de capaciteit van de bottleneck aan te passen. Ook hier heeft het geen zin om werk te laten opstapelen. Zo voorkomen we overbelasting en minimaliseren we verspilling van middelen en tijd.
Verhoging van de capaciteit van de bottleneck
Om verdere winst te boeken heeft het geen zin om andere processtappen te verbeteren; dat zou alleen maar leiden tot een grotere tussenvoorraad. De enige oplossing voor het verhogen van de algehele doorstroom is het vergroten van de capaciteit van de bottleneck.
In de fabriek komt dat erop neer dat we de capaciteit van de verpakkingsmachine willen vergroten. Door verbeteringen in het verpakkingsproces aan te brengen, zoals het elimineren van niet-waardetoevoegende stappen, het inzetten van een extra machine en/of extra personeel of het automatiseren van taken, wordt de capaciteit van de verpakkingsstap vergroot en wordt de algehele productiviteit van het productieproces verbeterd.
Bij kenniswerk is de oplossing soortgelijk: Optimaliseer de kritieke processtap door de stappen die geen waarde toevoegen eruit te halen, zet er meer mensen op in of automatiseer gedeeltes van die stap.
Conclusie
Kanban past de principes van de Theory of Constraints toe, ongeacht het domein. Door bottlenecks te identificeren, ze volledig te benutten, alle werkzaamheden af te stemmen op de bottleneck en de capaciteit van de bottleneck te vergroten, optimaliseert Kanban de productiviteit en doorvoer van het systeem. Het voorbeeld van de productielijn illustreert hoe het verbeteren van de verpakkingsfase de algehele efficiëntie van het productieproces vergroot. Door het toepassen van deze benaderingen kunnen organisaties hun werkstromen optimaliseren en hun doelen efficiënter bereiken, ongeacht de aard van hun bedrijfsactiviteiten.
Heb je vragen over Kanban of een andere Agile werkvorm? Aarzel niet en neem contact op via info@agilescrumgroup.nl of 020 2614 195 en één van onze experts helpen je verder.
Ook interessant:
- Kanban en Kaizen: verbeter samen, ontwikkel experimenteel
- 3 tips voor effectief stakeholdermanagement
- Agile Beoordelen: hoe pas je het toe? (+3 toepassingsvormen)
- Kanban planning, wat is het en hoe werkt het?
