020 2614 195
slim
samen
werken

9 tips voor Jira administrators

De Jira administrator is de beheerder van de Jira Software voor het hele bedrijf. Om deze administrators een handje te helpen hebben wij negen tips voor Jira administrators op een rij gezet.

In deze blog:

1. Back-ups

Bij gebruik van Jira is het verstandig om back-ups te maken. Dit lijkt logisch, maar het gebeurt lang niet altijd. Het verschilt per bedrijf hoe frequent een back-up gemaakt zou moeten worden. In principe is één keer per dag een goede norm om aan te houden, maar als er in je bedrijf veel met kritieke informatie gewerkt wordt, is het slimmer om dit vaker te doen. Daarnaast is het belangrijk om als administrator te weten hoe je een back-up moet herstellen, mocht dit nodig zijn.

2. Testomgeving

Een iets minder voor de hand liggende tip is het creëren van een testomgeving. De Jira omgeving kan soms best ingewikkeld in elkaar zitten door verschillende automatische acties die zijn ingesteld. Het is slim om dan bij het installeren van nieuwe apps of onderdelen eerst in de testomgeving uit te testen of dit goed gaat. Zo loopt niet meteen de hele omgeving vast als er iets niet klopt.

3. Updates

Over het algemeen is men gewend om altijd de laatste softwareversies te downloaden, omdat deze verbeteringen en beveiligingsupdates bevatten. In Jira is dit anders, sommige apps zijn nog niet aangepast aan nieuwe softwareversies en zullen niet meer werken als de updates geïnstalleerd zijn. Ook supporten nieuwe softwareversies oude databases niet meer. Het is dus slim om ook software-updates eerst in de test omgeving uit te testen.

Check hier of je apps aan de nieuwe updates zijn aangepast.

4. Toegang verlenen

In eerste instantie lijkt het handig om iedereen in een team veel rechten te geven, zodat ze alles zelf kunnen regelen. Op lange termijn is dit echter niet het geval. De Jira administrator die alles regelt, weet zo namelijk niet veel van de verschillende onderdelen binnen Jira en kan dus veel problemen niet gemakkelijk verhelpen. Ook kan het verlenen van te veel rechten ertoe leiden dat teamleden zelf rechten van anderen aanpassen en instellingen veranderen waardoor grote chaos kan ontstaan. Het is dus het handigst om alles aan de Jira administrator over te laten.

5. Grote workflows

Als je een grote workflow voor een groot project maakt, werkt dit meestal niet zo goed. Het zorgt er namelijk vaak voor dat het onoverzichtelijk wordt. Daarom is het handiger om de workflow op te delen in meerdere kleine workflows.

6. Benaming

Jira heeft veel verschillende onderdelen met specifieke namen. Probeer deze namen zoveel mogelijk binnen je team te gebruiken. Zo weet iedereen waar je het over hebt als je over workflows of issues praat. Dit maakt de samenwerking makkelijker. Bovendien is het handig om bij het aanmaken van nieuwe borden, workflows of andere onderdelen deze op een standaard manier een naam te geven. Zo kunnen anderen deze makkelijker terugvinden.

7. Teamleden updaten

Het is aan te raden om je teamleden op de hoogte te houden van de veranderingen die in jullie Jira omgeving plaatsvinden. Vaak brengen aanpassingen, zoals het toevoegen van nieuwe apps, grote veranderingen mee voor de gebruikers.  Ook kan het zijn dat gebruikers lang hebben gewacht op bepaalde updates, dus dan is het fijn als ze meteen op de hoogte zijn als de update er is.

8. Documentatie

Met documentatie worden bijvoorbeeld handleidingen voor het werken met Jira bedoeld. Op het eerste gezicht kan het constant documenteren onnodig en tijdrovend lijken. Dit is echter niet het geval. Het is erg raadzaam om je documentatie op orde te hebben en je zult merken dat je er op lange termijn veel profijt van hebt. Zo is het handig om een standaard handleiding te maken met alle basics die nodig zijn om aan de slag te gaan. Als Jira administrator kan je namelijk vaak dezelfde vragen krijgen. Als je een standaard handleiding hebt, kun je medewerkers daarnaar doorverwijzen. Ook een lijst van apps, met een uitleg hoe ze werken, is handig. Een handige tool om dit in te doen is Confluence.

9. Atlassian support

Last, but not least: maak gebruik van Atlassian support. Atlassian heeft een hele omgeving ingericht met uitleg, antwoorden op veelgestelde vragen en oplossingen voor problemen. Deze is er natuurlijk niet voor niks, dus maak er gebruik van. Er zijn verschillende pagina’s voor verschillende problemen:

Ook interessant:

Over de auteur: Sjoerd Rienks

Sjoerd is gecertificeerd Atlassian consultant bij Agile Scrum Group. Hij helpt organisaties hun online werkomgeving in te richten. Met een achtergrond in de IT vindt hij het leuk om organisaties niet alleen kennis over te brengen, maar ook praktisch te helpen.