samen
werken
Essentiële werkafspraken voor online teams [7 belangrijkste]
Bij de één verschijnt er een glimlach op het gezicht en bij de ander is de blik wat gefrustreerder van aard, als de zin “horen jullie mij?” weer wordt uitgesproken tijdens de dagelijkse online teammeeting. Het online Agile werken is nu realiteit geworden voor ons allemaal en dat vraagt om nieuwe essentiële werkafspraken.
Hoe vergader je online op een slimme en efficiënte manier? En hoe kun je het Agile werken vertalen van de fysieke wereld naar de digitale wereld? In deze blog worden tips en handvaten gegeven om óók online optimaal samen te kunnen werken.
Online werkafspraken
Goede afspraken rondom communicatie zijn de sleutel tot succes als er op afstand van elkaar wordt samengewerkt. Veel bedrijven zetten de regulier geplande offline meetings, aan de hand van conference calls, door als online meetings. Maar hoe zorg je ervoor dat de meetings waarde blijven leveren voor het team en dat iedereen er ook met zijn aandacht bij is? Digitale tools die online meetings mogelijk maken, hebben zo hun voor- en nadelen.
Veel gebruikte voorbeelden zijn Teams, Slack, Skype, ZOOM, Google Meet, FaceTime of gewoon telefonisch. Als je gaat voor een tool die het team al gebruikt, dan is de kennis al aanwezig. Dit is zeer gunstig om tijd te winnen in het ontwikkelen van vaardigheden en om te voorkomen dat de reguliere communicatiestroom vastloopt. Het gebruik van deze tools hoeft nog geen probleem te zijn, maar wanneer de face-to-face contactmomenten op kantoor niet meer gebeuren wordt het tijd om goede afspraken te maken met elkaar.
In de workshop ‘Startpunt vaststellen met een Teamcanvas’ uit ons Slim Online Samenwerken Curriculum definiëren we belangrijke werkafspraken voor jouw team.
- Iedereen bereidt de online meetings voldoende voor
Spreek van te voren af wie de rol van gespreksleider heeft en bekijk zorgvuldig per meeting wie dit als beste kan zijn of rouleer deze rol indien mogelijk. De gespreksleider zorgt ervoor dat de meeting gestructureerd verloopt en houdt bovendien de tijd in de gaten. Daarnaast let de gespreksleider op de zogenaamde off-topic onderwerpen, die worden in het geval van getimeboxte meetings geparkeerd en apart besproken. Dit alles zorgt voor structuur en voorkomt langdurige discussies tijdens de meeting. Bekijk hieronder ter inspiratie onze korte video’s over de verschillende Scrum meetings.
Tip: Stuur presentaties vooraf rond of werk het online Scrum/Kanban bord bij en gebruik de mogelijkheid om je scherm te delen bij presenteren tijdens een meeting. Persoonlijke voorbereiding: Houd kinderen en huisdieren buiten de werkruimte.
2. Maak een agenda en volg deze
Bekijk als gespreksleider voor de meeting de Scrum Checklist om je te helpen het gewenste doel en resultaat van de meeting scherp te krijgen. Deze checklist helpt je om belangrijke agendapunten niet te missen en zorgt voor een duidelijke structuur in de overleggen.
3. Vergroot betrokkenheid en participatie met Liberating Structures
Door gebruik te maken van Liberating Structures vergroot je als gespreksleider de betrokkenheid, innovatie en participatie bij het online samenwerken. Daarnaast is een groot voordeel van deze werkvorm dat er een veilige omgeving wordt gecreëerd waardoor alle deelnemers voldoende ruimte krijgen. Een groot aantal van deze werkvormen kunnen online worden uitgevoerd en zijn eenvoudig en snel toe te passen.
4. Alle deelnemers zijn bij de start van de meeting al online
Vaak wordt er “taart!” geroepen als er iemand in een offline meeting te laat binnenkomt en wordt er als een boer met kiespijn gelachen, maar wordt het geaccepteerd dan ontstaat er een bedrijfscultuur van te-laat-komen-is-niet-erg. Veel online meetings beginnen met 10 minuten “kan iedereen mij zien en horen?”. Dit zorgt voor veel frustratie en is bovendien ook zonde van de vaak beperkte agendatijd. Aanwezig zijn voor de start van de meeting voorkomt deze verstoring en geeft je bovendien de tijd om even kort wat bij te praten over koetjes en kalfjes, wat je normaal gesproken zou doen bij de koffieautomaat.
In de workshop ‘Startpunt vaststellen met een Teamcanvas’ uit ons Slim Online Samenwerken Curriculum definiëren we belangrijke werkafspraken voor jouw team.
5. Zet je microfoon op mute tenzij je aan het woord bent
Als je online met elkaar samenwerkt vanuit huis kan het hele team meegenieten van ieder kuchje, huisgenoot of passerende auto’s en vaak is het geluid daarbij luider dan het teamlid dat op dat moment iets van belang deelt. Maak daarom de afspraak met elkaar dat je standaard jouw microfoon op mute zet tenzij je aan het woord bent. Dit zorgt voor een rustig gesprek en stimuleert bovendien volledige aandacht voor het teamlid dat op dat moment aan het woord is.
Tip: Door een koptelefoon met microfoon te gebruiken is het gesproken geluid duidelijker te verstaan en zonder echo of achtergrondgeluid.
6. Zet je camera aan en steek je hand op als je wat wilt zeggen
Waar wij normaal gesproken tijdens onze offline meetings elkaar zien en elkaars lichaamstaal en non-verbale communicatie kunnen oppikken, worden wij nu gedwongen om dit online te doen. Spreek daarom met elkaar af dat je bij iedere online meeting allemaal de camera aan zet. Zeker bij de Retrospective of wanneer je met elkaar in discussie bent is dit erg belangrijk.
Als Scrum Master let je vooral ook op wat niet gezegd wordt en kijk je naar de reacties van andere teamleden op wat er wordt gezegd. Bijkomende voordelen van elkaar kunnen zien tijdens een online meeting is toch even dat persoonlijke contactmoment hebt vanuit huis, wat bijdraagt aan het behouden van het teamgevoel.
Tip: Een lamp of een raam met zonlicht achter je zorgt ervoor dat jouw gezicht onderbelicht raakt. Ga daarom met je gezicht naar een raam toe zitten, of zet een lamp hoog achter je scherm neer, dan ben je het best zichtbaar en kan het team je gezichtsuitdrukkingen goed lezen.
In de workshop ‘Startpunt vaststellen met een Teamcanvas’ uit ons Slim Online Samenwerken Curriculum definiëren we belangrijke werkafspraken voor jouw team.
7. Gebruik chat voor 1-op-1 gesprekken en onderbreek elkaar niet
Net als bij offline meetings is het vervelend als je wordt onderbroken op het moment dat je net iets aan het vertellen bent. Timing is daarbij belangrijk en hoewel dit enigszins aan te voelen is bij een face-to-face meeting, wil je dit eigenlijk voorkomen als je online met elkaar in gesprek bent.
Spreek daarom met elkaar af dat je 1-op-1 gesprekken na het teamoverleg voert, of gebruik tijdens het overleg de chatfunctie als het overleg dit toelaat. Stel verder de regel in dat je elkaar niet onderbreekt en dat als je wat wilt zeggen je een (hand)gebaar inzet, zoals bijvoorbeeld het opsteken van je hand. Dit laatste kan bij de applicatie ZOOM overigens ook digitaal door “raise hand” te selecteren tijdens de meeting
Blogreeks Slim Online Samenwerken
Deze blog is onderdeel van een 6-delige blogreeks, waarin verschillende vraagstukken rondom online samenwerken worden belicht. Om teams te ondersteunen in het slim online samenwerken, heeft Agile Scrum Group 10 korte workshops ontwikkeld die per stuk kunnen worden afgenomen. Lees meer over het Slim Online Samenwerken Curriculum of schrijf je hier onder in voor de 6-delige blogreeks over online samenwerken.
Vind je dit artikel interessant?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
