Agile werken op afstand, hoe doe je dat? [7 tips]

Agile werken op afstand is nu de realiteit, maar hoe doe je dat? Agile werken gaat namelijk het best als het hele team op één locatie werkt. Dan is het mogelijk met een fysiek (Scrum)bord te werken. Stand-ups zijn op een vaste plek bij het bord en kennisoverdracht is dan optimaal. Dit is alleen niet altijd mogelijk en toch wil je wel de huidige werkstyle voortzetten.

Dan is het tijd om nieuwe vragen te stellen: hoe zorg je voor goede communicatie met het team als je op afstand werkt? Hoe werk je als team op een effectieve manier op afstand? En hoe kun je Agile werken vertalen van de fysieke wereld naar de digitale wereld? In deze blog worden tips en handvaten gegeven om óók online optimaal samen te kunnen werken.

Communicatie

In vele gevallen is communicatie key en zeker als er op afstand van elkaar wordt gewerkt. Offline meetings kunnen makkelijk online meetings worden met conference calls. Maar hoe zorg je ervoor dat de meetings waarde blijven leveren voor het team? Digitale tools die online meetings mogelijk maken, hebben zo hun voor- en nadelen. Veel gebruikte voorbeelden zijn Teams, Slack, Skype, Zoom, Whatsapp of gewoon telefonisch. Als je gaat voor een tool die het team al gebruikt, dan is de kennis al aanwezig. Dit is zeer gunstig om tijd te winnen in het ontwikkelen van competence en om te voorkomen dat de communicatie stroom vastloopt.  Het gebruik van deze tools hoeft nog geen probleem te zijn, maar wanneer de face-to-face check-ups op kantoor niet meer gebeuren, moeten er goede afspraken worden gemaakt, zoals:

1. De meetings moeten door iedereen voldoende voorbereid zijn.

Tip: Stuur presentaties vooraf rond en gebruik de mogelijkheid om je scherm te delen bij presenteren tijdens een meeting. Persoonlijke voorbereiding: Houd kinderen buiten de werkruimte.

Spreek van te voren af wie het gesprek leidt. De host/facilitator zorgt dat de meeting gestructureerd verloopt. Dit zorgt voor structuur en voorkomt discussies tijdens de meeting. Bekijk onze video’s om, indien nodig, het geheugen op te frissen.

2. We hebben een agenda voor de meeting en volgen deze.

Maak gebruik van de Scrum Checklisten om belangrijke agendapunten niet te missen.

3. Maak gebruik van liberating structures

Hiermee is het mogelijk tijdens de meeting de agenda snel af te handelen. Veel van deze werkvormen kunnen online worden uitgevoerd.

4. Bij de start van de meeting zijn alle deelnemers al online.

Veel online meetings beginnen met 10 minuten “kan iedereen me zien/horen?”. Aanwezig zijn voor de start van de meeting voorkomt deze verstoring.

5. Microfoon op mute tenzij je aan het woord bent

Elk kuchje, huisgenoot, passerende brommer etc. is hoorbaar voor het hele team en vaak luider dan het teamlid dat iets van belang deelt. Dit kan bijzonder verstorend werken.

Tip: Door een koptelefoon met microfoon te gebruiken is het gesproken geluid duidelijker te verstaan en zonder echo of achtergrondgeluid.

6. Camera aan.

Lichaamstaal of non-verbale communicatie is, zeker bij een Retrospective of een discussie erg belangrijk. Als Scrum Master let je ook goed op wat niet wordt gezegd en de reacties van anderen op wat wel wordt gezegd.

Tip: Een lamp of raam achter je zorgt ervoor dat jouw gezicht onderbelicht raakt. Ga daarom met je gezicht naar een raam toe zitten, of zet een lamp hoog achter je scherm neer, dan ben je het best zichtbaar.

7. Gebruik chat voor 1 op 1 gesprekken en onderbreek een teamlid niet tijdens de call.

Scrum of Kanban bord

Bij Agile werken staat visueel management centraal. Door alle werkzaamheden van het team zichtbaar te maken krijg je focus en is de voortgang zichtbaar. Om deze informatie zo transparant en toegankelijk mogelijk te maken is een fysiek bord ideaal. Bij werken op afstand wordt dit erg lastig en kiezen we toch voor een digitale variant.

Er zijn veel digitale Agile borden te vinden. Sommige zijn gratis, eenvoudig in te richten en te delen, maar bieden beperkte mogelijkheden en integraties. Andere zijn onderdeel van een suite, ontwikkelplatform of Office pakket. De keuze voor een digitaal bord is afhankelijk van de behoefte van het team, de aard van de werkzaamheden en wat er al binnen de organisatie wordt gebruikt.

Mocht je tijdelijk thuiswerken en je hebt nog geen bord, dan kun je voor een van de vele gratis opties kiezen. Een aantal voorbeelden van (online) digitale scrumboards zijn;

Naast digitale borden, kun je ook onze templates uitprinten en fysiek gebruiken, ter illustratie om bij meetings met behulp van video’s te communiceren met je team.

Tip: Let bij online borden goed op veiligheid en gegevensbescherming. Zet nooit persoonsgegeven is een openbare of buiten de EU gehoste applicatie!

Meer lezen over Agile op afstand?

• Remote Retrospective faciliteren

Vind je dit artikel interessant?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Klaas van de Gevel

Klaas is Agile Coach afkomstig uit een IT omgeving. Zijn expertise ligt op het coachen van teams in Agile werken. Als Scrum Master of Agile Coach heeft Klaas een pragmatische, resultaatgerichte aanpak.