Wat is STATIK binnen Kanban? Begin met Kanban in 8 stappen

Ben je op zoek naar een gedegen manier om met Kanban te starten? Zoek vooral niet verder. Om teams een vliegende start te geven heeft Kanban STATIK ontwikkeld, een stappenplan om Kanban te implementeren binnen de organisatie.

Wat betekent STATIK?

STATIK is een acroniem dat staat voor Systems Thinking Approach to Implementing Kanban. Ieder Kanban bord of systeem is uniek en kan daarom niet zomaar één op één worden overgenomen. STATIK helpt een team in 8 herhaalbare stappen tot een systeem komen dat aansluit op hun specifieke flow en behoeften.

Voor wie is STATIK?

STATIK biedt stappen voor iedereen die met Kanban wil starten of het bestaande Kanbansysteem wil optimaliseren. Het is enorm belangrijk dat de STATIK stappen worden uitgevoerd door het team dat het werk ook daadwerkelijk uitvoert. Alleen zij weten hoe de flow van werk kan worden opgebroken en zelfs binnen het team zal daar in de meeste gevallen nog discussie over zijn. Dit zijn de meest waardevolle meningen om in het proces mee te nemen.

De 8 STATIK stappen

Volgens de officiële Kanban guide zijn er 6 STATIK stappen. Echter komen we op veel plekken 2 aanvullende stappen tegen, eentje aan het begin en eentje aan het einde. We bespreken ze alle 8 hier.

Stap 1: Fit for purpose

In deze eerste stap willen we onze dienst van voor tot achter doorgronden. We gaan hierbij uit van de huidige situatie en zijn dus niet bezig met veranderen.
Hieronder wat voorbeelden van vragen die kunnen helpen tot de “purpose” van de dienst te komen:

• Wat leveren we?
• Wat is de visie voor onze dienst?
• Wie consumeert onze dienst?
• Waarom is onze dienst waardevol?
• Hoe bedienen we onze klant?
• Hoe weten we of onze dienst waardevol is?

Vervolgens kun je de “fit for purpose” criteria opstellen met het team. Dit zijn criteria waar de dienst aan moet voldoen om de klanttevredenheid hoog te houden zoals kwaliteit, snelheid van levering, veiligheid etc.

Stap 2: Ontevredenheid

In stap twee zoekt het team naar bronnen van ontevredenheid, want als we weten waar we ontevreden mee zijn dan weten we wat we later in het proces moeten aanpakken.
Deze ontevredenheid kan binnen het team liggen, in de bredere organisatie, maar ook bij de klant. Je kunt hierbij denken aan hoge werkdruk, deadlines die niet worden gehaald, kwaliteit die niet op orde is of een gebrek aan betrokkenheid in het team.
Visualiseer de uitkomsten in een overzicht van interne en externe ontevredenheden. Uiteraard is het enorm nuttig om allerhande stakeholders bij deze stap te betrekken, zo blijf je niet in aannames hangen.

Stap 3: De vraag analyseren

Tijd voor stap 3, het analyseren van de vraag. Hierin gaat het niet zozeer om een vraag/aanbod analyse maar stellen we onszelf vragen als:

• Hoe veel aanvragen voor werk krijgen we gemiddeld?
• Hoe vaak komen aanvragen binnen?
• Waar komen deze aanvragen vandaan?
• Welke verwachtingen hebben de aanvragers?
• Wat voor typen aanvragen krijgen we?

Deze laatste vraag is belangrijk in het categoriseren van werk, bijvoorbeeld: lopende, interne projecten, ad hoc aanvragen, urgente problemen. Hiermee krijgen we alweer meer inzicht in de werkstromen.

Stap 4: De capaciteit analyseren

Nu we weten wat de vraag is, willen we kijken naar de capaciteit om aan deze vraag te voldoen. Hoe veel kan het systeem aan? Hoe snel kan het systeem leveren? Maatstaven als kwaliteit, doorlooptijd en voorspelbaarheid kunnen hierin helpen.
Zodra we inzicht hebben in de capaciteit, kunnen we deze naast de vraag leggen om de twee te vergelijken. Goede kans dat het team wordt geconfronteerd met een behoorlijke disbalans. Tijd om deze aan te pakken.

Stap 5: Workflow model

Als iedereen is bekomen van uitkomsten van stap 4, kun je aan de slag met het modelleren van de workflow. We willen een globaal stappenplan ontwerpen waar al het werk per categorie doorheen geloodst kan worden. Maak voor elke stap ook duidelijk welke waarde er toegevoegd wordt.

Je kunt hierbij denken aan stappen als: analyse, design, uitvoering, test, publicatie etc. Dit is geheel afhankelijk van het type werk dat er gedaan moet worden en kan ook alleen bepaald worden door de uitvoerders van het werk zelf.

Stap 6: Classes of service

Classes of service zijn vergelijkbaar aan level van prioriteit. Binnen Kanban zijn de volgenden gedefinieerd:

• Expedite kritieke items waarbij uitstel grote negatieve consequenties heeft
• Fixed Date items met een vaste deadline die gehaald moet worden
• Standard dagelijkse items met, bij uitstel, beperkte negatieve consequenties
• Intangible werk met vooralsnog weinig tot geen consequenties bij uitstel, maar later mogelijk wel

Stel met het team vast welk type werk in welke class valt. Dit gaat uiteindelijk helpen in het prioriteren van het werk.

Stap 7: Ontwerp het Kanban systeem

Het is zover, we gaan het systeem voor deze specifieke dienst ontwerpen. Het belangrijkste en meest zichtbare is het bord. We willen kolommen (de workflow stappen uit stap 5) en swimlanes (classes of service uit de vorige stap) aanbrengen. Per kolom bepalen we een Work In Progress (WIP) limiet en kunnen we een Definition of Done opstellen. In deze stap maken we ook een plan voor het implementeren van feedback loops zodat we geregeld het proces en het werk kunnen inspecteren en aanpassen, deze noemen we cadences in Kanban.

Stap 8: Implementatie

Je hebt nu een prachtig systeem waar, als het goed is, het hele team achter staat.
Echter, de organisatie is hoogstwaarschijnlijk groter dan het team alleen. In stap 8 gaat het dan ook om het betrekken van belangrijke stakeholders bij de nieuwe werkwijze. Vraag feedback en neem ze mee in het experiment. Want hoe meer draagvlak er is, hoe groter de kans van slagen.

STATIK is een sterk uitgangspunt om met Kanban te starten maar met deze stappen eenmalig doorlopen ben je er nog niet. Kanban streeft naar continue verbetering en optimalisatie en de STATIK-stappen iteratief inzetten kunnen hier een goede houvast in zijn. Check dus regelmatig waar ontevredenheid ligt, hoe vraag en capaciteit gebalanceerd zijn en of de workflow nog wel lekker flowt. Zo doen we het iedere keer weer een beetje beter.

Wil je meer weten over Kanban in het algemeen en brainstormen over de mogelijkheden ervan? Kom dan een dag Kanban training volgen. Vlieg je liever wat hulp in om Kanban en STATIK binnen jouw organisatie uit te rollen? Neem dan contact met ons op via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl en we helpen je graag verder.

Ook interessant:

• Welke soft skills zijn belangrijk voor Scrum Masters?
• De 12 Product Owner Stances; wat is het en welke heb je?
• Hoe split je User stories? Zo ga je te werk
• Stappenplan Agile werken: 5 stappen voor actie in de taxi!

Over de auteur: Bodei Brouwer

Al tijdens haar studie werd Bodei her en der ingehuurd als presentatie en storytelling trainer. Na een paar jaar kwam ze in de IT sector terecht waar ze voor het eerst met agile in aanraking kwam. Ze werkte eerst als software developer en uiteindelijk als Product Owner. De stap naar Agile trainer was zo snel gezet. Buiten haar werk bij Agile Scrum Group besteedt ze haar tijd aan improvisatietheater. Zowel op het podium als in (zakelijke) trainingen.