User Story Mapping: een Gids naar Transparante Product Backlogs

User Story Mapping is een methode om de Product Backlog transparant te maken. Een User Story Map geeft de context van de klantreis weer. Dat is een eigenschap die de klassieke Product Backlog mist en dat kan ten koste gaan van de transparantie.

Wat is een Product Backlog

In een Agile Team ligt het eigenaarschap van de Product Backlog bij de Product Owner. De Product Owner-rol wordt bij voorkeur ingevuld door één persoon, die het mandaat heeft om vanuit een duidelijke visie een strategie te bepalen en deze te vertalen naar een Product Backlog. De Product Backlog is een visuele werkvoorraad van een project. Zo’n Product Backlog ontstaat niet zomaar. Dat is een proces waarbij eerst de grote items, Epics, worden opgeknipt in steeds kleinere items. Dit ‘refinement’-proces gaat door totdat de items een grootte hebben die ‘werkbaar’ is, waardoor ze ook onderling geprioriteerd kunnen worden. In een goede Product Backlog liggen de visie en de strategie dus besloten in de geprioriteerde werkvoorraad. Wat bovenaan de lijst staat, heeft de hoogste prioriteit. Wat lager staat komt later aan de beurt.

Het probleem met deze verticaal geprioriteerde werkvoorraad is dat die er van een afstand uitziet als: …..een verticaal geprioriteerde werkvoorraad. Voor een (relatieve) buitenstaander, iemand die niet dagelijks is betrokken bij het project, is de context, de visie en het bredere plaatje, zo op het eerste gezicht vaak lastig te achterhalen.

En dat is natuurlijk zonde. Een Product Backlog die de werkvoorraad, de status van dat werk én het bredere plaatje inzichtelijk maakt, is een mooie aanwinst in de gereedschapskist van de Product Owner. Gereedschap dat de Product Owner nodig heeft bij het plannen en managen van het project, bij het creëren van draagvlak en bij het managen van de verwachtingen bij de stakeholders.

De User Story Map

De User Story Map biedt een oplossing als een transparante structuur voor de werkvoorraad. User Story Mapping is een populaire techniek, ontwikkeld door Jeff Patton, waarmee je een extra dimensie toevoegt aan je – anderszins platte – Backlog. De techniek is bij uitstek toepasbaar op digitale applicaties, maar ook op bedrijfsprocessen zoals: het aannemen en inwerken van nieuw personeel, of het ontwikkelen en managen van een langlopende marketingcampagne. We noemen een aantal voordelen van de User Story Map:

• • Het maakt de bredere context en planning in de werkvoorraad overzichtelijk
  • Het is een goed hulpmiddel bij het prioriteren van de werkvoorraad
  • Het helpt bij het genereren van interne draagvlak rond het project of product
  • Het ondersteunt een iteratieve ontwikkeling, waarbij snel gevalideerd kan worden
  • Het is een visueel alternatief voor traditionele projectplannen
  • Het is een handig model voor het bespreken en beheren van de scope

Het verhaal van de klantreis

Een User Story Map ‘vertelt’ de verhalen van de users tijdens hun ‘user journey’ . Users kunnen eindgebruikers van een product zijn, maar ook ‘de nieuwe medewerker’ en zelfs ‘de Organisatie’. In dit voorbeeld houden we het overigens bij ‘klant’ en spreken we van ‘klantreis’. Met een User Story Map breng je de klantreis in kaart als een horizontale opéénvolging van stappen die de klant moet zetten om de bepaalde doelen te kunnen bereiken. Vervolgens ‘map’ je verticaal onder elke  stap wat de klant nodig heeft om die stap te kunnen zetten.

Hoe maak je een User Story Map

Wat heb je nodig: een lange en lege muur, een berg Post-Its in verschillende kleuren, plakband en wat schrijfstiften.

• Vertel het ‘verhaal’ van de klant, door de klantreis heen, noteer alle stappen in de klantreis en zet ze chronologisch op een rij.
• Categoriseer of thematiseer de stappen en vat ze samen in ‘doelen’ die de klant bereikt met het zetten van de stappen. NB! Verlies de chronologie van het totale verhaal zo min mogelijk uit het oog.

• Noteer onder elke stap wat de acties zijn die de klant op detailniveau uitvoert. Dit zijn de functionaliteiten, tools, of ‘features’ die de klant nodig heeft om die stap met succes te kunnen zetten. Deze items moet je gaan opleveren, dit is dus je werkvoorraad. NB! Op dit niveau kun je ook differentiëren tussen verschillende soorten klanten! Niet elke klantbehoefte is immers hetzelfde.

• Trek een lijn, waarmee je een onderscheidt aanbrengt tussen de items met een hogere en lagere prioriteit.

• Organiseer en orden alle items opnieuw en trek een rechte streep onder de hoog geprioriteerde items. Je werkvoorraad is nu geprioriteerd. De items boven de streep vormen samen het Minimum Viable Product. De items onder de streep zijn voor latere iteraties. Natuurlijk hoef je het niet te laten bij één streep, je kunt net zoveel iteraties aan brengen als nodig is.

Resultaat

De resulterende structuur is een User Story Map.  Een visuele representatie van een klantreis, horizontaal opgedeeld in doelen die de klant bereikt door het zetten van opéénvolgende stappen. Verticaal zien we de items die we nog moeten opleveren, waar op dit moment aan gewerkt wordt, maar ook die we al hebben opgeleverd. Deze items vertegenwoordigen de functionaliteit die de klant in staat stelt stappen te zetten en doelen te bereiken.  Deze items vormen samen dus een verticaal geprioriteerde werkvoorraad.  Vaak worden deze items geschreven als User Stories,  korte verhaaltjes die het Wie, Wat en Waarom beschrijven.

Het doel

Natuurlijk kan je het gehele project managen vanaf een User Story Map, maar dit heeft meestal niet de voorkeur. Handiger is om vanuit de User Story Map een ‘gewone’ traditionele Product Backlog te voeden, en die te gebruiken voor de dagelijkse operatie. De User Story Map blijft echter altijd dienen als het fundament. Als het grote overzicht dat gesynchroniseerd is met de Product Backlog en altijd up to date met de status van de werkvoorraad in het project.

Story Mapping, het proces hoog over

1. Ontwikkel een duidelijke visie
2. Identificeer de klant. (Of: doelgroepen, gebruikers(segmenten),rollen, persona’s)
3. Stel een multidisciplinair team samen van 7 experts en organiseer een User Story Mapping Workshop voor dat team
4. Tijdens de workshop
   • Identificeer de stappen van een specifieke klant of verschillende soorten klanten: ‘de dingen die de mensen doen’ en zet dit uit op een lijn. (Zo chronologisch mogelijk)
   • Groepeer die stappen in hoofdactiviteiten, doelen, of milestones
   • Vertel ‘het verhaal’ voor de klant nog een aantal maal en vul de hiaten in
   • Voeg de verticale details toe. NB! Op dit niveau kun je ook differentiëren tussen verschillende soorten klanten
   • Prioriteer en organiseer
5. Zet de User Story Map over naar een (Digitale) Product Backlog
6. Pas indien nodig Scrum of Kanban toe om het project op een iteratieve manier te managen
7. Zorg dat de User Story Map altijd up to date blijft met de Product Backlog

Wil je meer leren over User Stories? Volg dan één van onze trainingen, of neem vrijblijvend contact met ons op om eens met één van onze consultants te praten.

Ook interessant:

• Wat is een User Story?
• Prioriteiten stellen in Scrum projecten
• Minimal Viable Product en Scrum
• Product Owner Template aanvragen

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Over de auteur: Frank Verhelst

Frank is Agile Coach en Scrum trainer. Hij helpt teams met het aanleren van de routines rond Scrum en Kanban. Vanuit ‘Voordoen, na- doen, zelf doen’ is het de bedoeling de teams zo snel mogelijk op eigen kracht op gang te brengen. Frank is een gepassioneerd trainer; energie, inspireren en doen! kenmerken zijn stijl. Naast de Scrum methode heeft hij ook ervaring met Design Thinking en Design Sprints en besteedt hij veel aandacht aan het schrijven van goede User Stories.