samen
werken
Product Owner: Rol, Taken en Praktische Tips ( inclusief animatie en template)
Ga je binnenkort Product Owner worden? Heb je al jarenlange ervaring? Of vraag jij je af wat jouw collega Product Owner elke dag doet (of zou moeten doen)? Dit artikel geeft helderheid over de rol van Product Owner met behorende verantwoordelijkheden. Daarnaast geven we diverse templates en checklists die je vandaag nog kan toepassen.
Ben je meer visueel ingesteld? Bekijk dan deze video (minder dan 2 minuten).
Bij Scrum zijn er drie duidelijke hoofdrollen te onderscheiden: de Scrum Master, de Product Owner en de Developers. De Product Owner is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van het werk dat het Scrum Team levert.
Maar wat doet een Product Owner dan precies? Wat zijn belangrijke eigenschappen en verantwoordelijkheden van een Product Owner? Hieronder zetten we de vier belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de Product Owner op een rij.
1. Vertegenwoordigen van het klantbelang
De Product Owner is altijd één persoon. Hij of zij moet ervoor zorgen dat de belangen van de eindgebruiker goed zijn vertegenwoordigd. Samenwerking met verschillende Stakeholders is daarom erg belangrijk. Het is de verantwoordelijkheid van de Product Owner om in de juiste frequentie contact te onderhouden met elke Stakeholder. Zo zorgt de Product Owner dat hij of zij aan het Scrum Team kan vertellen wat de waarde is van elk Product Backlog Item.
Een Stakeholder Map kan helpen om een communicatiestrategie te vormen voor je Stakeholders. We gaan hiermee samen aan de slag tijdens onze Product Owner Training.
2. Creëren van een visie (Product Goal) op het eindproduct
De Product Owner houdt zich ook bezig met het creëren van een visie op het eindproduct. Deze visie ligt besloten in het Product Goal. Daarvoor moeten alle ontwikkelingen binnen de markt worden gevolgd. Het leren over en het observeren en analyseren van de markt is dus een belangrijk onderdeel van zijn/haar taak.
Het is van belang dat de Product Owner weet wat er speelt, omdat er verschillende belangen tegen elkaar moeten worden afgewogen. Het is ook aan de Product Owner om significante inzichten met betrekking tot het product te delen met de rest van het Scrum Team. Dit doet de Product Owner in ieder geval tijdens de Sprint Planning.
Gratis handig template downloaden?
Speciaal voor Product Owners hebben wij een handig Product Visie Template ontwikkeld. Zo weet je zeker dat je niks vergeet als je aan de slag gaat met je nieuwe Productvisie.
3. Beheren en communiceren van de Product Backlog
De Product Owner prioriteert de Product Backlog en bepaalt de volgorde waarin de Product Backlog Items moeten worden opgepakt. De belangrijkste wensen staan bovenaan, omdat deze de grootste waarde opleveren voor de uiteindelijke gebruikers van het eindproduct. Je Productvisie kan helpen bij het afwegen van de prioritering.
Het beheer van de Product Backlog bestaat niet alleen uit het rangschikken naar prioriteit, ook het duidelijk omschrijven van de werkitems is een belangrijke taak. Een goede omschrijving van de items op de Product Backlog zorgt ervoor dat het Scrum Team ze begrijpt en kan oppakken. Product Backlog Items worden vaak geschreven in het “User Story” formaat. Uiteindelijk komt het werk dat op de Product Backlog staat op de Sprint Backlog tijdens de Sprint Planning.
4. Waarde maximaliseren
Doordat we geen Stakeholders uit het oog zijn verloren, een Productvisie hebben en de meest waardevolle Product Backlog Items op de Product Backlog hebben gezet, zou je verwachten dat we maximale waarde hebben opgeleverd. Toch willen we dit zeker weten en het toetsen.
De ‘Sprint Review’ meeting aan het einde van een Sprint is daarom erg belangrijk voor de Product Owner, omdat daar wordt getoond wat er is gemaakt. De Product Owner is verantwoordelijk voor het uitnodigen van de relevante Stakeholders.
Wie presenteert vervolgens het opgeleverde werk? Dat zijn de Developers, omdat zij hebben gebouwd aan de oplossingen en op deze manier uit eerste hand feedback kunnen ontvangen.
Maar wat doe je dan nog als Product Owner tijdens de Sprint Review? Naast het aan elkaar praten en het inleiden wat het Sprintdoel voor deze Sprint was ben je vooral aan het observeren.
- Wat is de feedback van de Stakeholders?
- Was dat ook al duidelijk tijdens de Sprint Planning?
- Is er iets misgegaan in de communicatie tussen jou en de Developers?
- Hebben we wel waarde opgeleverd tijdens deze Sprint?
Verder schrijf je mogelijk nieuwe Product Backlog Items al in potlood die je mogelijk op de Product Backlog zal zetten. Oftewel de Sprint Review vormt de feedbackloop voor de Product Backlog Items.
Product Owner competenties
Niet iedereen is in staat om alle taken van de Product Owner uit te voeren. Bij de ene persoon zal de rol van Product Owner beter passen dan bij de ander. Om erachter te komen of deze rol bij jou past kun je kijken naar deze eigenschappen en competenties. Het acronym CRACK kan je daarbij helpen: Committed, Responsible, Authorized, Collaborative en Knowledgeable (Boehm en Turner 2004).
Committed
Als Product Owner ben je onderdeel van het Scrum Team en daarmee wordt ook verwacht dat je bij alle Events (met uitzondering van de Daily Scrum) aanwezig bent. Jij doet het voorbereidende werk, zodat de Developers in de Sprint aan de slag kunnen. Doe je dit niet, dan is het voor de Developers gissen wat ze moeten doen en waarom het werk belangrijk is.
Responsible
Uiteindelijk is het gehele Scrum Team eindverantwoordelijk voor het resultaat dat je laat zien in de Sprint Review. Als Product Owner wil je jouw bijdrage hieraan geven door je verantwoordelijkheden en taken na te komen die we eerder hebben genoemd.
Authorized
Het mandaat van de Product Backlog ligt bij de Product Owner. Hij of zij bepaalt wat er op de Product Backlog komt. Dat mandaat moet je wel van je Stakeholders en de organisatie krijgen om je rol goed uit te voeren.
Collaborative
Goede samenwerking met anderen is essentieel. Je moet overweg kunnen met je Scrum Master en Developers. Maar ook de Stakeholders verwachten heldere communicatie. De technieken die je leert bij een Stakeholder Management training kunnen daarbij helpen.
Knowledgeable
Als Product Owner hoef je niet zelf het werk te verzetten of te programmeren, maar er wordt wel verwacht dat je goed in de materie zit en marktkennis hebt over het product. Alles wat op de Product Backlog komt moet je immers begrijpen, want anders kun je onmogelijk prioriteren. Vandaar dat je een Product Owner ook niet van de een op de andere dag kan vervangen.
Ben jij een CRACK-Product Owner (leest misschien toch gek zo 😁)? Dan is de kans groot dat je zal slagen. Andere competenties en eigenschappen die cruciaal zijn om als Product Owner succesvol te zijn:
- De Agile Mindset en Scrum Waarden begrijpen en naleven
- Intellectuele en emotionele intelligentie
- Empathie
- Passie voor het product
- Productvisie
- Goed kunnen luisteren
- “Nee” kunnen zeggen
- Resultaatgericht
Samenwerking tussen van Product Owner met Developers, Scrum Masters en Stakeholders
Het kan zo zijn dat je Product Owner bent van één of meerdere teams. Het ligt er maar net aan hoe groot de teams zijn, hoe complex het vraagstuk is en hoeveel Product Owner ervaring je hebt.
Hele kleine Scrum Teams
Een andere mogelijkheid is dat je maar een heel klein team hebt. Laten we zeggen één Product Owner, één Scrum Master en één Developer. In dat geval zal je op een gegeven moment als Product Owner weinig te doen hebben.
Je kunt dan kijken of je Product Owner kan zijn van meerdere teams of een dubbelrol van bijvoorbeeld Product Owner + Developer. Product Owner van meerdere teams is de meest zuivere vorm, omdat je dan focus behoudt op jouw rol en geen mogelijke belangenverstrengeling krijgt.
Dubbelrol Product Owner + Developer
Een dubbelrol van Product Owner + Developer als één persoon, is zowel lastig voor het Scrum Team als jezelf. Voor het team kan het lastig zijn: “Praat ik nu met de Product Owner of tegen mijn mede-Developer?” Voor jezelf kan het ook gek voelen: “Moet ik mij nu focussen op de Stakeholders of het uitwerken van een Product Backlog Item?”
Daarom wordt het afgeraden om als Product Owner óók de rol van Developer op je te nemen. Dit is voor veel Product Owners erg wennen, zeker als deze vroeger zelf projectleider zijn geweest. Een projectleider bepaalt meestal namelijk naast “wat” er moet gebeuren ook “hoe” het gebeurt én “wie” het werk doet. Verderop in het artikel lees je meer verschillen tussen een Product Owner en een projectmanager/leider.
Dubbelrol Product Owner + Scrum Master
Hetzelfde geldt als je zowel Product Owner als Scrum Master bent. Stel je hebt beide rollen en je voelt druk vanuit de Stakeholders, omdat ze niet tevreden zijn. Dan kun je geneigd zijn om tijdens de huidige Sprint extra werk op de Sprint Backlog te zetten. Of bepaalde Scrum Events over te slaan omdat je denkt dat het werk dan eerder afkomt.
De dubbelrol van Product Owner + Scrum Master mag daarom nooit gemaakt worden, omdat je dan niet meer aan het scrummen bent. Scrum gaat juist uit van deze twee rollen om belangen gescheiden te houden.
Mocht de rol van Scrum Master niet volledig ingevuld kunnen worden, dan is het slimmer om een dubbelrol van Scrum Master + Developer te introduceren of natuurlijk Scrum Master van meerdere teams.
Kortom het liefst willen we geen dubbelrollen binnen Scrum. Maar als het niet anders kan waak er dan voor dat je nooit een dubbelrol van een Product Owner en een Scrum Master hebt.
Samenwerking tussen Product Owner en Developers
Het samenwerken en communiceren met de Developers is van groot belang. Als je de Product Owner rol op je neemt, bepaal je namelijk “WAT” er gedaan moet worden (Product Backlog), maar laat je de Developers volledig vrij in “HOE” dit wordt gerealiseerd (Sprint Backlog).
Als Product Owner is het verder jouw taak om de Productvisie duidelijk te maken aan de Developers. Dit doen we zodat iedereen een gedeeld begrip krijgt van het werk dat gedaan moet worden. Daarbij is het goed om te realiseren dat tijdens de Sprints er allemaal minuscule keuzes gemaakt dienen te worden door de Developers.
Voorbeeld: stel dat het product is om met het hele bedrijf naar het buitenland te gaan voor een week lang. Een User Story staat als volgt omschreven: “Als medewerker wil ik graag een locatie hebben inclusief ontbijt, zodat ik ’s ochtends niet moeilijk hoef te doen om een lokale bakker te zoeken.”
Kortom er zal een locatie geboekt moeten worden. Maar wat is er belangrijk aan een locatie? Daar kan de visie bij helpen.
- Gaat het om een bedrijfsreis naar het buitenland vanwege een educatief karakter?
- Moet het budget op en willen we vooral ontspannen?
- Of willen we werken aan teambuilding en elkaar beter leren kennen?
Als de visie niet duidelijk is zal het lastig zijn om invulling te geven aan de User Story.
Daarnaast wil je als Product Owner tijdens Refinement of een Sprint Planning de Product Backlog Items toelichten en vragen van de Developers beantwoorden. Hoe duidelijker het is, des te makkelijker zal het werk verlopen tijdens de Sprint. Natuurlijk kan het desondanks de juiste afstemming toch plaatsvinden dat er vragen opkomen tijdens de Sprint. In dat geval wil je als Product Owner ook paraat staan om deze vragen tijdens de Sprint te beantwoorden.
Samenwerking tussen Product Owner en Scrum Master
Het komt geregeld voor dat je als Product Owner bij je bedrijf Scrum werkt, maar dat de Stakeholders op een traditionele wijze gewend zijn te werken. Jij hebt natuurlijk veel contact met de Stakeholders, maar je kan de Scrum Master vragen voor uitleg aan de Stakeholders over het Scrum Framework, de Agile Mindset en het empirisch denken.
Verder kun je de Scrum Master vragen door het proces op te zetten dat de Stakeholders inzicht geeft in de planning. Vraag bijvoorbeeld of de Scrum Master het werk visueel kan maken via een Burn Up of Burn Down grafiek. En vraag of die de inrichting van de software implementatie zoals bijvoorbeeld Jira kan verzorgen.
Verder kun je samen met de Scrum Master sparren over de Productvisie, Productdoelen en verwoording van Product Backlog Items. Of laat hem of haar een meeting met de Stakeholders faciliteren op het gebied van User Story Mapping om aan het begin van een project een MVP vast te stellen.
Samenwerking tussen Product Owner en Stakeholders
‘Stakeholder’ is een verwarrend begrip, omdat het zowel om interne als externe belanghebbenden kan gaan. Als Product Owner ben je verantwoordelijk voor Stakeholder Management. Hoe kun je ervoor zorgen dat Stakeholders met jouw idee meegaan? Hoe krijg je mandaat? En hoe kun je de communicatie het beste regelen?
Scrum geeft geen 1-op-1 oplossingen op dit soort vragen vanwege het feit dat elke situatie uniek is en het te simpel zou zijn om met een kant-en-klare oplossing altijd uit de voeten te kunnen. Als je naar Scrum kijkt is er wel minimaal één Scrum Event verplicht waar de Stakeholders aan kunnen sluiten: de Sprint Review.
Verder kun je de Stakeholders optioneel uitnodigen voor de refinement of de Sprint Planning. Dit zal niet altijd nodig zijn, maar kan af en toe handig zijn om wederom uit eerste hand te ervaren wat de Stakeholders precies bedoelen met een PBI (Product Backlog Item) en dat hierop door de Developers gelijk doorgevraagd kan worden.
Het is van belang dat zowel de organisatie als de externe Stakeholders respecteren dat de Product Owner beslissingen neemt. Door de keuzes bij één persoon te leggen, is er meer focus en zorg je ervoor dat “de trein dóór blijft rijden”. Je verzandt niet in eindeloze discussies over wie wat belangrijk vindt en wat de uiteindelijke vervolgkeuzes zijn.
Product Owner VS Scrum Master VS projectmanager/leider
Product Owner VS Scrum Master
Het grote verschil tussen een Product Owner en een Scrum Master is de focus die ze hebben. Product Owners focussen zich voornamelijk op de WAT. Wat komt er op de Product Backlog? Wat is de prioriteit? Wat zijn de acceptatiecriteria van de Product Backlog Items?
Als Scrum Master heb je de focus op het PROCES. Hoe kan het team efficiënter en effectiever werken? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we als team beter samenwerken? Hoe kunnen we het Scrum proces slimmer inrichten?
Product Owner VS projectmanager/projectleider
Vaak wordt gedacht dat een goede projectmanager/leider ook een uitstekende Product Owner zal zijn. Dat is onjuist, omdat ze op een andere manier denken, werken en problemen benaderen. Ze verschillen op het gebied van focus, verantwoordelijkheden, benadering en de relatie met het team.
Focus
Een projectmanager focust zich op het halen van deadlines binnen het budget, tijd en scope. Daarnaast komt er veel planning bij het werk kijken.
Een Product Owner focust zich op het leveren van waarde voor de eindgebruiker en besteedt daarom veel aandacht aan productfunctionaliteiten en het achterhalen van de grondoorzaken van problemen en behoeftes.
Verantwoordelijkheden
Een projectmanager is verantwoordelijk voor het eindproduct en de uitvoering in detail. Verder wijst hij of zij taken toe aan teamleden en vertelt hun hoe ze moeten werken.
Een Product Owner neemt verantwoordelijkheid over de WAT (Productvisie en Product Backlog). De Developers bepalen HOE ze het werk doen (Sprint Backlog). Binnen Scrum is het gehele Scrum Team eindverantwoordelijk voor het eindproduct wat maakt dat mensen meer eigenaarschap nemen in plaats van dat al die verantwoordelijkheid bij één persoon terechtkomt.
Benadering
Een projectmanager voert z’n werk uit met traditionele projectmanagementmethodes zoals Prince2 en waterval. Je maakt aan het begin van je project een groot gedetailleerd plan en vervolgens voer je het werk volgens het plan uit. Dit kan perfect werken voor simpele of ingewikkelde situaties, maar niet voor complexe vraagstukken, zie ook Stacey Matrix.
Een Product Owner werkt Agile waarbij je verandering omarmt om snel tot waardevolle resultaten te komen en hiervan te leren. Oftewel na elke Sprint wil je iets laten zien aan de Stakeholders waarbij je feedback kan vragen. Je focust op het begrijpen van de klantbehoefte.
Relatie met het team
Een projectmanager staat hiërarchisch gezien boven het team en kan daardoor bij beslissingen snel een knoop doorhakken. De vraag is natuurlijk of dat die snelle beslissing ook de juiste beslissing is.
Een Product Owner maakt deel uit van het Scrum Team en is veel meer betrokken doordat hij of zij bij de Scrum Events aanwezig is. De Product Owner heeft beslisbevoegdheid met betrekking tot het Productdoel en de Product Backlog, maar anderen hebben de bevoegdheid tot andere aspecten binnen Scrum. Soms is er een grijs gebied en zal je het gesprek met elkaar moeten aangaan.
Samengevat
Een conventionele projectmanager is een soort dubbelrol tussen een Scrum Master en Product Owner. Binnen Scrum zijn die twee rollen juist bewust gescheiden. Dit komt doordat het heel uitdagend kan zijn om zowel op het proces te letten (Scrum Master) als op de inhoud te focussen (Product Owner).
Doorgroeimogelijkheden en certificeringen
Als je vacatures bekijkt, zal je opmerken dat een Product Owner certificaat bijna altijd een verplichting is om te solliciteren. Vaak vragen bedrijven een PSPO1 certificaat (via Scrum.org) of het Agile Business Advanced – Maximizing Value certificaat (via IIABC). Beide certificaten worden internationaal erkend. Het verschil tussen de twee is dat je het PSPO1 examen alleen in het Engels kunt maken en zich focust op IT. Bij IIABC kun je de toets zowel in het Nederlands als Engels doen en ligt de nadruk op non-IT.
Zie hier een video van een deelnemer van de Product Owner Training
Wil je je verder ontwikkelen? Kijk dan naar vervolgopleidingen zoals de Product Owner Advanced training waarbij je focust op onderwerpen als: communicatiemethoden, Product Backlog management en omgaan met verschillende belangen, prioriteiten en weerstand.
Verder gaat de Advanced training dieper in op de verschillende rollen die je als Product Owner in kan nemen, manieren hoe je waarde bepaalt, en hoe je beter kan doorvragen naar de grondoorzaken van problemen of behoeftes.
Daarnaast kun je overwegen om de Stakeholder Management, User Story & Story Mapping of de Design Thinking training te volgen.
Vacatures en Salaris
Gefeliciteerd!!! Je hebt je certificering binnen en de walm van de zelfgemaakte cake ruik je door je hele huis! Hoeveel ga je verdienen? Wat zijn gebruikelijke arbeidsvoorwaarden? En wat heeft de rol van Product Owner voor toekomstperspectief?
Goed nieuws! Op het moment van schrijven is er een schreeuwend tekort aan Product Owners. Van vacatures bij grote banken, non-profits en gemeentes, tot startups. Werkgevers strijden om experts die het Product Ownerschap beheersen.
Uit ons eigen salarisonderzoek waarbij 83 Product Owners deelnamen kwam van naar voren dat het gemiddelde brutosalaris van een Product Owner €62.133 per jaar is. Natuurlijk spelen allerlei factoren een rol zoals: leeftijd, werkervaring en de branche. Daarnaast zijn 83 salarisstroken niet representatief voor heel Nederland. Toch kan het salarisonderzoek inzicht geven in wat je voor jouw volgende arbeidsvoorwaardengesprek kan vragen.
Het salarisonderzoek laat ook zien dat participanten die vijf of meer Agile trainingen hebben gevolgd meer dan €20.000 extra verdienen dan participanten zonder trainingen. Een causaal verband is niet vastgesteld, maar het kan geen kwaad om een paar certificeringen op zak te hebben. Tenslotte is een certificaat de voornaamste manier die een werkgever heeft om Product Owner kennis van een sollicitant te toetsen. Het volledige rapport over het salaris van Product Owners en ook de salarissen van andere rollen binnen het Agile werken kun je hier lezen.
Enthousiast geworden over de Product Owner rol?
Agile Scrum Group biedt ook een Product Owner training aan! Ga voor een overzicht van diverse data naar de pagina ‘inschrijven Product Owner training‘. Ben je er nog niet helemaal over uit welke rol binnen Scrum het beste past bij jouw wensen en doelen? Neem dan contact met ons op, want we helpen je graag.
Ook interessant
- Een volledig overzicht van de Product Backlog
- Agile Management: 5 grote veranderingen
- De Scrum Master: de taken begrijpelijk uitgelegd
- Het Scrumteam: uitleg bij de rol
- Product Owner training volgen?
Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)
