Een meeting voorbereiden, hoe doe ik dat? +Checklist

Je agenda staat vol meetings, maar hoe vaak levert een vergadering ook echt iets op? Een goede voorbereiding is de belangrijkste voorwaarde voor een vergadering die werkt. In dit artikel lees je hoe je een meeting stap voor stap voorbereidt en faciliteert, van doel stellen tot afsluiten.

Waarom de meeste vergaderingen mislukken

Patrick Lencioni beschreef het in Death by Meeting (2004) al helder: de meeste vergaderingen mislukken om twee redenen. Ze zijn saai, en ze zijn doelloos. Het probleem is hierbij dat ze niet goed worden voorbereid.  Want meetings kunnen juist enorm waardevol zijn. Hiervoor moet je ze wel serieus nemen en ontwerpen met een doel in gedachten.

Begin bij het doel, niet bij de agenda

Goede voorbereiding begint met een paar basisvragen, maar wat zijn die basisvragen?

Stel jezelf eerst de vraag wat het doel is. Niet het onderwerp, maar wat er aan het einde anders moet zijn dan aan het begin.  Toch zien we dit vaak fout gaan. Het doel: “We bespreken de voortgang van het ontwikkelproces van product X” is eigenlijk helemaal geen doel. Wat is dan wel een doel? Bijvoorbeeld: “We besluiten of stap 1 en 2 van het gestandaardiseerde ontwikkelproces van toepassing is op product X, en zo ja, wie eigenaar wordt”. Het eerste doel leidt vooral tot een update-rondje. Het tweede doel tot daadwerkelijke beslissingen.

Niet elk type meeting vraagt hetzelfde van deelnemers. Zo kom je bij besluitvorming samen om een knoop door te hakken. Bij een informatieve bijeenkomst ontvang je iets en stel je vragen. Bij een probleemoplossende meeting breng je kennis mee die de groep nodig heeft. Het type meeting bepaalt dus mede wat het doel is. Dit type staat al vast voordat de agenda wordt gemaakt.

Stel jezelf van tevoren deze vraag: wat moet er besloten, gecreëerd of opgelost zijn voordat iedereen de deur uitloopt? Als je dat niet kunt beantwoorden, dan heeft het ook nog geen nut om een meeting in te plannen.

De 5 P’s als hulpmiddel voor je voorbereiding

Als het doel helder is, geeft het werken met de 5 P’s je een compleet kader voor de voorbereiding. Het is een checklist die je dwingt verder te denken dan de agenda alleen. De 5 P’s staan voor:

• Purpose vraagt naar de gewenste uitkomst, niet het onderwerp
• People dwingt je na te denken over wie er echt bij moet zijn en waarom
• Process stuurt de structuur van het gesprek
• Practical gaat over de logistiek
• Preparation bepaalt de huiswerktaak voor deelnemers

Als je één van de vijf niet kunt invullen, is de meeting nog niet rijp voor planning. Het loont ook om je terugkerende vergaderingen te toetsen aan de hand van deze check. Een verrassend aantal meetings doorstaat die toets niet.

Let op: de 5 P’s komen ook voor als Voorbereiding, Proces, Pauze, Participatie en Post-vergadering. Dat is een andere invulling, gericht op de uitvoering.

Wie moet er eigenlijk bij zijn? De regel van 7

Als het doel helder is, wordt ook duidelijk wie je nodig hebt.  Zo onderscheidt je wie er echt bij moet zijn, van wie het leuk vindt om erbij te zijn. Of voorkom je dat de hele afdeling voor de zekerheid wordt uitgenodigd. Alleen de mensen die iets te beslissen, te brengen of te ontvangen hebben moeten erbij zijn.

Er is een vuistregel die hierbij kan helpen: met elke persoon die je na de zevende uitnodigt, neemt de kans op een goede en snelle beslissing met tien procent af. Zeven mensen is al een volle zaal voor besluitvorming. Vijftien mensen is een presentatie. Iemand die niets kan bijdragen aan het doel hoeft er niet bij te zijn.

Bij twijfel helpt een simpele drievragentest. Heeft deze persoon een stem in de beslissing? Heeft hij informatie die we nodig hebben? Of heeft hij de uitkomst nodig om zijn werk te kunnen doen? Drie keer nee, dan hoeft diegene er niet bij.

De agenda als instrument, geen formaliteit

Stel je voor: Bas is Product Owner. Een uur voor de meeting stuurt hij nog snel een uitnodiging met als onderwerp “voortgang Product X”. Zijn teamleden komen binnen zonder te weten wat ze kunnen bijdragen. Het resultaat? De eerste twintig minuten gaan op aan context die iedereen al had kunnen lezen, waardoor er geen tijd is om een beslissing te maken en er volgende week weer een meeting moet komen.

Een agenda die werkt is geen lijst met onderwerpen, maar een plan voor het gesprek. Elk agendapunt heeft een doel, een tijdsindicatie en een eigenaar. Wees concreet over de vorm, gaat het om een beslispunt, een discussie of puur een informatief moment? Dat vorm bepaalt hoe deelnemers zich voorbereiden en hoe jij het gesprek leidt.

Bepaal in dezelfde stap of de meeting fysiek, online of hybride plaatsvindt. Dat heeft direct gevolgen voor hoe je de agenda opbouwt en welke tools je klaarzet.

Stuur de agenda minimaal 24 uur van tevoren, en zet de toelichting beknopt bij de uitnodiging zelf. Zet er ook bij wat van hen verwacht wordt. Zo kan iemand iets moeten voorbereiden,  iets afstemmen met iemand, een beslissing meenemen of een document van tevoren lezen. Voeg alleen de stukken toe die mensen echt nodig hebben.

Nog een bonus tip is om je meeting in te plannen op 50 minuten in plaats van een uur. Mensen krijgen ruimte om bij te komen voor de volgende afspraak en komen geconcentreerder binnen.

De 40-20-40-regel

Graham Allcott en Hayley Watts laten in How to Fix Meetings (2021) zien dat 80% van het werk dat een vergadering succesvol maakt buiten de vergaderzaal gebeurt. Dat is de kern van de 40-20-40-regel.

De eerste 40% zit in de voorbereiding, dit zijn de dingen we besproken hebben zoals:

• Een helder doel
• De juiste mensen uitgenodigd
• Agenda verzonden
• Deelnemers weten wat ze moeten weten.

De middelste 20% is de meeting zelf, gefocust en strak geleid.

De laatste 40% zit in de opvolging, ook deze is belangrijk. Hierbij gaat het om een terugkoppeling over de beslissingen die zijn vastgelegd en de actiepunten die zijn verdeeld. Zorg dat je deze opvolging diezelfde dag verstuurt als beknopte lijst met naam en deadline per actie.

Veel facilitators stoppen doen al hun aandacht in die middelste 20% en laten de rest vallen. Het gevolg hiervan zijn doelloze gesprekken en besluiten die verdampen zodra iedereen de zaal verlaat.

Jouw rol als facilitator in 4 punten

Stel je voor je hebt de agenda helemaal voorbereid, je weet dat je de terugkoppeling moet gaan doen. Hoe kan het dan alsnog fout gaan? Vaak is de agenda voorbereid, maar de facilitator zelf niet. Een goede facilitator ontwerpt het gesprek voordat het begint. Wie op zoek is naar concrete werkvormen om dat gesprek vorm te geven, vindt in Liberating Structures een bruikbare verzameling.

Liberating Structures uitgelegd

1. Het gesprek ontwerpen

Kies de openingsvraag bewust:

• Bij een besluitvormingsmeeting werkt “Wat is voor jou de grootste onzekerheid die we vandaag moeten wegnemen?” direct
• Bij een teammeeting na een drukke Sprint is “Wat heb je nodig om de komende weken goed te kunnen werken?” genoeg om de echte gespreksstof boven tafel te krijgen.

2. Ken de groep

Een tweede manier om je als facilitator voor te bereiden is weten wie er in de groep de neiging hebben te domineren en wie stil blijven. Gebruik round-robin om iedereen systematisch aan het woord te laten. Een introvert teamlid dat niets zegt, heeft vaak het scherpste inzicht.

3. Behoud je neutraliteit

Wanneer je sommige mensen bewust meer aan het woord wil laten, schuilt hier een valkuil. Het kan ervoor zorgen dat jij als begeleider indirect een mening gaat doorduwen. Blijf daarom neutraal op de inhoud, jouw taak is het bewaken van het proces niet het doordrukken van jouw mening.

Als het gesprek afdwaalt, helpt een simpele zin als: “Dat is een interessant punt, zullen we dat parkeren en na de meeting oppakken?”

4. Geef ruimte voor stilte

Stilte hoeft niet te betekenen dat er niets te zeggen is. Het betekent vaak dat mensen nadenken, geef die ruimte. Onderschat de locatie niet: een externe ruimte zorgt voor andere sfeer en minder afleiding, zeker als je wil dat mensen creatief nadenken of moeilijke besluiten nemen. Vergader je online of hybride, controleer dan de techniek de dag ervoor.

Afsluiten doe je van tevoren

De afsluiting is het gedeelte dat het vaakst wordt ingekort als de tijd opraakt. En dat is precies het gedeelte dat bepaalt of de meeting iets oplevert.

Een goede afsluiting bevat drie dingen:

• Welke beslissingen er zijn genomen
• Wie wat oppakt
• Wat de deadlines zijn voor de op te pakken taken.

Plan hier bewust tijd voor in. Wie dat niet doet, plant dezelfde vergadering de week erna opnieuw.

Checklist voor de volgende vergadering

• Doel helder geformuleerd: besluit, informatie of probleemoplossing?
• 5 P’s doorlopen: Purpose, People, Process, Practical, Preparation
• Juiste mensen uitgenodigd (max. 7, drievragentest gedaan)
• Format gekozen: fysiek, online of hybride
• Agenda klaar: doel, tijd en eigenaar per punt
• Uitnodiging verstuurd met agenda als tekst, minstens 24 uur van tevoren
• Openingsvraag of check-in bedacht, passend bij het type meeting
• Facilitatorrol voorbereid: wie domineert, wie zwijgt, hoe bewaar je de rode draad?
• Tijd voor afsluiting ingepland: beslissingen, actiepunten, eigenaar, deadline
• Opvolging: diezelfde dag verstuurd

Bronnen

• Lencioni, P. (2004). Death by Meeting.
• Allcott, G. & Watts, H. (2021). How to Fix Meetings.

Heb je vragen over het voorbereiden of faciliteren van meetings? Onze consultants denken graag met je mee via 020 2614 195 of info@agilescrumgroup.nl.

Ook interessant:

• AI als Product Owner: wat kun je ermee en hoe begin je?
• De 9 belangrijke competenties voor projectmanagement
• Agile Team Facilitator: uitleg rol en verantwoordelijkheden